Introducción
El éxito de una empresa yace en sus estrategias comerciales, así como en las alianzas sólidas que logra forjar: para impulsar la competitividad de tu organización, es indispensable contar con clientes, colaboradores y proveedores seguros y comprometidos. Es allí donde una gestión de contractos efectiva cobra especial protagonismo, garantizando el cumplimiento de las condiciones, los tiempos y las obligaciones acordadas con la compañía.
Adéntrate en el universo de la gestión de contratos mediante software BPM y encuentra en Qflow tu mejor aliado para alcanzar los objetivos de tu organización.
Tipos de contratos
Una organización gestiona diversos tipos de contratos, en materia de los servicios o bienes que ofrezca. Principalmente, las empresas afrontan la elaboración y control de los siguientes contratos:
Colaboradores
A la hora de incorporar nuevos colaboradores a tu organización, existe una serie de detalles que debe incluir para asegurarte que la relación empleado-empleador se desarrolle sin incidentes. Por ejemplo:
- Fecha de inicio de tareas
- Nombre del rol y descripción
- Duración del contrato
- Compensación y beneficios
- Carga horaria
- Reglas y políticas de la empresa
El contrato deberá ser leído con detenimiento y firmado por el nuevo colaborador, debiendo archivarse copias del documento en formato físico y/o digital para su posterior consulta, en caso de ser necesaria.
Proveedores
Gestionar de manera efectiva los contractos con proveedores evita que faltantes o demoras en materiales o servicios interrumpan el normal funcionamiento de tu organización, generando pérdidas económicas en forma de gastos imprevistos o pérdida de clientes.
Es por esto que a la hora de incorporar un nuevo proveedor a tu organización, deben acordarse las obligaciones contractuales, el tiempo y el costo de su relación comercial. Una vez discutidos los términos del contrato, debes asegurarte que todas las partes conozcan en detalle sus implicancias antes de firmarlo y que puedan acceder rápidamente al documento una vez cerrado el acuerdo, de presentarse dudas.
Una elaboración, firma y almacenamiento correcto del contrato con proveedores disminuirá el riesgo de disputas y conflictos, optimizando tus recursos
Clientes
Cada vez que dos empresas deciden hacer negocios entre sí, un contrato es firmado.
En consecuencia, la rentabilidad de un negocio se ve afectada por la forma en que se gestionan y controlan los contratos vigentes, teniendo un gran impacto en los ingresos y gastos de una organización.
Un contrato redactado de forma deficiente puede causar pérdidas significativas en las finanzas de la organización, de igual forma que la falta de control adecuada del cumplimiento del contrato celebrado con un cliente, atenta con la rentabilidad del negocio y dificulta la instauración de relaciones comerciales sólidas y de confianza.
Cláusulas y acuerdos
En ocasiones, la organización puede solicitar que el colaborador o proveedor firme otro tipo de documentos, como pueden ser:
- Acuerdos de no-divulgación
- Cláusulas de no-competencia
La misma situación puede producirse a la inversa, con acuerdos o cláusulas solicitadas por los clientes y firmadas por tu organización. Estos documentos también deben ser contemplados en la gestión de contratos
El problema de los documentos
Ya sea en un acuerdo con colaboradores, clientes o proveedores, todas las relaciones comerciales generan documentos. Frente al éxito de la compañía, los documentos se multiplican, transformando su gestión en un desafío.
Documentos duplicados
Desde la elaboración del contrato hasta su firma, la discusión de detalles y edición del documento en un procesador de texto puede generar versiones duplicadas de un mismo acuerdo, generando confusiones a la hora de compartir la versión final. Esto puede incrementarse al utilizar herramientas de redacción compartidas, en donde más de un usuario puede editar un mismo documento. Si las versiones no se identifican de manera adecuada, cambios importantes pueden quedar afuera del documento a firmar.
Mala comunicación entre las partes
Una comunicación efectiva es el arma no-tan-secreta para cualquier aspecto de un negocio exitoso. En el caso de la elaboración de contratos, es importante centralizar las discusiones en un único canal de comunicación y asegurar el acceso a cada comentario por parte de todos los involucrados. Se recomienda también minimizar la cantidad de mensajes intercambiados; es preferible unificar en un mismo correo todos los comentarios pertinentes a prolongar la conversación en largas listas de mensajes sin leer.
Falta de estandarización de contratos
La inconsistencia en el formato de los contratos puede generar errores en su cumplimiento. Para optimizar el control de la ejecución contractual, es importante unificar el vocabulario utilizado para detallar los términos y condiciones del acuerdo, evitando diferencias en la interpretación de los puntos incluidos. Para contratos de la misma índole, es recomendable recurrir a un mismo modelo, modificando los detalles particulares a cada caso, pero manteniendo una estructura común efectiva.
Digitalización de contratos físicos
Si bien muchas organizaciones optan por administrar toda su documentación de manera digital, haciendo uso de recursos como la firma electrónica; aún abundan los contratos en formato papel.
Para asegurar un adecuado acceso a los contratos una vez firmados, es importante digitalizar la documentación, disponibilizando copias virtuales para todas las partes involucradas. De esta manera, los documentos físicos pueden archivarse de manera segura para evitar pérdidas o extravíos y las partes pueden acceder a los contratos digitales de manera autónoma y ágil.
La solución de Qflow
La automatización de flujos de trabajo mediante software BPM es tu mejor aliado para una gestión de contratos efectiva y libre de inconvenientes.
Un sistema bien diseñado automatizará todo el proceso contractual, desde la elaboración del documento, su edición, firma, almacenamiento y control de ejecución. Descubre cómo hacerlo realidad con las funcionalidades de Qflow:
Definición de términos y condiciones
Qflow permite centralizar la información y los comentarios en una misma plataforma. Compartiendo los detalles de un contrato en un mismo flujo de trabajo, las distintas partes implicadas en la elaboración de un contrato pueden analizarlos, realizar preguntas y comentarios en un único lugar.
De esta forma, se evitan errores generados por la creación de múltiples versiones de un mismo documento y el intercambio de mails para editar los puntos desarrollados en el contrato. A la vez, Qflow permite la aprobación de la versión final del contrato por más de un usuario, asegurando que todas las partes estén en sintonía con la documentación antes de emitir el archivo para su firma por parte del colaborador, proveedor o cliente.
Reducción de tiempos
Qflow ofrece la agilización de los procesos de gestión de contratos, controlando los tiempos de respuesta a las tareas que lo conforman, estableciendo recordatorios y alertas para optimizar la compleción de las tareas y automatizando tareas como agendar un seguimiento del control de los términos estipulados en el contrato. Esto permite acortar los tiempos de elaboración de los contratos y optimizar su monitoreo.
Almacenamiento de contratos
Una vez firmado el contrato, Qflow te ayudará a almacenarlo para garantizar un fácil acceso a la documentación por parte de las partes involucradas.
La plantilla pre-diseñada de Aprobación de Documentos contempla su almacenamiento en un repositorio documental y la notificación a los usuarios partícipes del proceso.
En caso de que tu organización no cuente con un repositorio documental, los contratos pueden alojarse únicamente en Qflow, configurando vistas que permitan localizar la documentación a partir de metadatos que la indentifiquen. A la vez, este paso puede cambiarse por una tarea de servicio, integrando Qflow con una plataforma como SharePoint en donde los documentos serán subidos de forma automática una vez aprobados.
Conclusión
Una gestión de contratos óptima influye directamente en el resultado de los acuerdos celebrados con colaboradores, proveedores y clientes de tu organización. Automatizando el proceso con Qflow, obtendrás una gestión de contratos a prueba de errores, garantizando su elaboración, almacenamiento y control óptimo. ¡Inicia tu prueba gratuita hoy y deja atrás las preocupaciones en torno a los contratos de tu organización!
