Introducción
En el artículo anterior desarrollamos cómo elegir la modalidad ideal de licenciamiento para implementar Qflow en los procesos de negocio de tu organización, detallando las características de On-Premise y Cloud.
Pero, una vez elegido el licenciamiento, ¿cuánto tiempo demanda potenciar un proceso con Qflow? Veamos los requisitos, pasos y costos estimados de implementación de Qflow Cloud en un proceso modelo.
Requisitos para la implementación
Para implementar efectivamente Qflow Cloud en los procesos de tu organización, es necesario evaluar previamente si ésta cumple con los requisitos necesarios.
Nivel de madurez de la organización
El camino hacia la madurez en la gestión por procesos está determinado por la madurez de la organización que busca implementar la herramienta BPM.
Para que un proceso pueda ser diseñado y automatizado con Qflow, debe poder replicarse o repetirse y documentarse, de lo contrario su gestión no será óptima.
Seleccionar la herramienta adecuada
Si la organización cuenta con el nivel de madurez necesario para implementar un sistema de BPM en su gestión de procesos de negocio, es preciso realizar la adecuada diligencia para seleccionar la herramienta idónea.
El área de organización y métodos o calidad de la empresa será la encargada de estudiar las distintas opciones disponibles en el mercado y una vez elegida la herramienta, conocer a fondo cómo ésta automatiza procesos.
Licencia
Una vez seleccionada la herramienta, es preciso asegurar el licenciamiento necesario para incorporarla a los procesos de tu organización. En este caso, la valoración del plan de licenciamiento Qflow Cloud idóneo y su posterior contratación constituye el tercer requisito.
Equipo
Tan importantes como los procesos son los colaboradores que interactúan con ellos. Para optimizar tus procesos con Qflowes indispensable contar con un equipo de personas que pueda implementar el proceso en Qflow, con el debido conocimiento de la herramienta.
Para ello, es preciso prever la capacitación de los usuarios involucrados. Qflow ofrece un curso que abarca los tópicos requeridos para comenzar a utilizarlo, con una duración de 24hs más un mínimo de tiempo equivalente en prácticas.
Modelado, configuración e iteraciones.
La implementación exitosa de Qflow en un proceso de negocio precisa de un cuidadoso modelado, minuciosa configuración y rigurosas pruebas con los usuarios que van a utilizarlo.
Los colaboradores formados en la herramienta deberán dedicar el tiempo necesario a cumplir con las tres etapas. En caso de no contar con personal disponible para implementar el proceso, tenemos consultores especializados en relevamiento e implementación de procesos a disposición de nuestros clientes.
Pasos para la implementación
Una vez garantizados los requisitos necesarios para la implementación de Qflow en los procesos de negocio de tu organización, puedes comenzar a incorporar la herramienta siguiendo los pasos prudentes para su éxito.
Diseño y configuración del proceso
En primer lugar, los usuarios capacitados en la herramienta deben realizar el modelado del proceso elegido en Qflow design, configurando los datos, roles y condiciones necesarias para su correcto funcionamiento.
Iteración
Los usuarios que participarán en la gestión del proceso deberán realizar una primera iteración para asegurar que el proceso implementado se corresponda con el proceso definido.
A continuación, comienza una etapa de refinamiento iterativo, con pruebas y correcciones periódicas hasta alcanzar el resultado esperado.
Puesta en producción
Con el proceso listo para utilizar, llega la puesta en producción. Allí se configuran los usuarios y permisos indispensables y se capacita a la organización en el uso del sistema.
Soporte
Luego de ponerlo en producción, se configura un sistema de soporte a los usuarios que utilicen el proceso, en donde los colaboradores capacitados puedan auxiliarlos en dudas y ajustes que puedan surgir en su uso.
Ejemplo
Tomemos como caso modelo la implementación de un proceso de reclutamiento de personal, como el descripto en este artículo.
Una vez identificada la necesidad de un proceso que automatice la selección de nuevos colaboradores en la organización y garantizados los requisitos para implementarlo con Qflow, estimemos las horas de trabajo necesarias para optimizarlo de manera exitosa, suponiendo que el desarrollo se realice en forma in-house.
Destinando 2 usuarios implementadores al modelado y configuración del proceso. Identificando 5 usuarios clave para su gestión y 30 colaboradores que trabajen con el proceso una vez implementado, las instancias de implementación y sus respectivas horas de trabajo serían las ilustradas en la siguiente tabla.
| Instancia | Horas destinadas por colaborador | Total de horas |
| Capacitación en la herramienta | 24 horas de curso Qflow | 48 horas |
| Horas de práctica con Qflow | 30 horas adicionales de práctica | 60 horas |
| Modelado y configuración inicial del proceso | 40 horas de diseño y configuración del proceso | 80 horas |
| Refinamiento iterativo | 5 instancias de 2 horas en conjunto con los usuarios que participarán en la gestión del proceso | 70 horas |
| Ajustes luego de cada instancia de refinamiento | 8 horas de ajustes luego de cada reunión | 80 horas |
| Ajustes para puesta en producción | 4 horas de ajustes finales | 8 horas |
| Capacitación a los usuarios del proceso | Taller de una hora con todos los colaboradores que van a interactuar con el proceso | 30 horas |
| 376 horas |
Conclusión
Antes de comenzar a implementar Qflow Cloud para el diseño, automatización y gestión de tus procesos de negocio, es preciso asegurar los requisitos necesarios para garantizar un uso óptimo de la herramienta, seguir los pasos aconsejados para su implementación y estimar los recursos implicados; tanto en personal como en tiempo disponible para configurar los procesos.
Nuestros consultores especializados están a disposición para asesorar a tu organización en la implementación de Qflow Cloud en tus procesos. ¡No dudes en contactarnos para potenciar tu empresa con Qflow!
