- 1. Introducción
- 2. ¿Qué es BPM?
- 3. ¿Qué es un proceso de negocio?
- 4. ¿Cuáles son los tipos de BPM?
- 5. ¿Qué beneficios trae el uso de una herramienta BPM?
- 6. ¿Qué requisitos debe cumplir mi organización para implementar una herramienta BPM?
- 7. ¿Cómo elijo la herramienta BPM ideal para mi organización?
- 8. Conclusión
Introducción
En la vorágine del mundo empresarial actual, la Gestión de Procesos de Negocio aparece como una solución óptima para garantizar la eficiencia de tus operaciones. Pero ¿qué es y cómo se implementa el software BPM? En este artículo, exploraremos el significado de BPM y los diferentes tipos de procesos de negocio, brindando respuesta a las preguntas más frecuentes sobre BPM.
¿Qué es BPM?
Gestión de procesos empresariales, o BPM por su sigla en inglés (Business Process Management) es una metodología que diseña, automatiza, monitorea y analiza los procesos de negocio de una organización en forma sistemática.
El objetivo del BPM es modelar y mejorar los procesos empresariales, optimizando su rendimiento para potenciar el éxito de la empresa.
¿Qué es un proceso de negocio?
Una de las principales preguntas sobre BPM es cómo identificar un proceso de negocio. Un proceso de negocio es cualquier conjunto de actividades que una organización realiza con el fin establecido de atender un problema o demanda específica de sus operaciones.
El funcionamiento de toda empresa recae en la eficiencia de sus procesos, tanto para la satisfacción de sus clientes como para el rendimiento de sus colaboradores.
Existen distintos tipos de procesos, clasificados en base a su importancia y los usuarios que interactúan con ellos:
- Los procesos esenciales son los que condicionan la principal actividad de una empresa. Por ejemplo: el proceso de venta de productos en una empresa dedicada a la comercialización de mercancía.
- Los procesos de apoyo son aquellos que respaldan el funcionamiento, garantizando los recursos e infraestructura necesarios para las operaciones de la organización. SI bien cada empresa determina sus propios procesos de apoyo, existe una cierta estandarización en las actividades que los conforman, destacando los procesos de gestión de Recursos Humanos, soporte técnico y contabilidad.
- Los procesos administrativos son aquellos que monitorean y controlan los demás procesos, miden el rendimiento de la organización y velan por potenciar sus operaciones. Estos procesos pueden ejecutarse de forma previa, simultánea o posterior a los procesos esenciales y de apoyo. Por ejemplo: la definición de objetivos anuales de una organización o la realización de evaluaciones de desempeño de los colaboradores.
¿Cuáles son los tipos de BPM?
De igual forma, los tipos de BPM se categorizan de acuerdo con su función, resultando en tres categorías principales:
- BPM centrado en documentos, la herramienta para optimizar la gestión documental dentro de una organización. Su objetivo es centralizar los documentos en un mismo lugar, reemplazando el intercambio de material vía correo electrónico y ordenando su creación, revisión, firma y almacenamiento de manera sistemática.
- El BPM centrado en el humano gira en torno a la intervención de uno o más colaboradores, generalmente requiriendo su aprobación para ejecutarse. En estos casos, funcionalidades como la definición de roles, asignaciones automáticas y alertas cobran especial protagonismo.
- El BPM centrado en la integración conecta la solución BPM elegida con otras herramientas utilizadas por la empresa. A diferencia del BPM centrado en el humano, las integraciones requieren de poca o nula intervención de los colaboradores; aumentando la productividad al automatizar el intercambio y almacenamiento de datos entre los software en uso.
¿Qué beneficios trae el uso de una herramienta BPM?
Existen incontables ventajas en la gestión de procesos con software BPM. Con el objetivo de impulsar la eficiencia y el rendimiento de una organización, la implementación de una herramienta BPM puede también:
- Reducir los tiempos de ejecución de los procesos
- Aumentar la satisfacción de clientes y colaboradores
- Facilitar la realización de auditorías dentro de la organización
- Simplificar la adhesión a regulaciones y normas internacionales
- Mejorar la toma de decisiones mediante un acceso ordenado y equitativo a la información
- Impulsar el cumplimiento de objetivos a través de planificaciones más eficientes
- Reducir costos relacionados con errores y demoras en las operaciones
- Fomentar la innovación a través del monitoreo e iteración de los procesos
¿Qué requisitos debe cumplir mi organización para implementar una herramienta BPM?
Como abordamos en el artículo Innovación en gestión de procesos: implementando Qflow Cloud en tu organización, existen ciertos requisitos que una organización debe garantizar previo a incorporar una herramienta de BPM.
El principal factor decisivo es el nivel de madurez de la organización, es decir, el grado de desarrollo de la gestión de procesos dentro de la empresa. Para modelar, automatizar y optimizar un proceso de negocio, este debe poder replicarse, repetirse y documentarse. Una vez que la organización alcanza un nivel de madurez óptimo, la implementación exitosa de una herramienta BPM está garantizada.
Otros requisitos incluyen contar con el personal y tiempo necesario para capacitarse en la herramienta y trabajar con ella, seleccionar la modalidad de licenciamiento idónea de la herramienta y adquirirla y por supuesto, seleccionar la herramienta adecuada.
¿Cómo elijo la herramienta BPM ideal para mi organización?
Una vez que hayas respondido todas tus preguntas sobre BPM y sus usos, puedes comenzar a investigar herramientas para encontrar la mejor opción para tu empresa. Las herramientas BPM abundan en el mercado actual, ofreciendo un abanico de opciones para que cada organización encuentre la solución ideal para sus procesos. Para ello, la empresa debe disponer del tiempo para ejecutar un relevamiento de las opciones disponibles, testeando las herramientas mediante pruebas gratuitas y sopesando las funcionalidades disponibles en pase a los requisitos de la organización.
Si tu organización requiere una herramienta flexible y altamente personalizable, Qflow ofrece la versatilidad necesaria para adaptarse a la forma de operar de cada empresa. Además, nuestras constantes actualizaciones reafirman nuestro compromiso con la innovación, adaptándonos a tus necesidades a medida que surgen. Aprovecha nuestra capacitación integral y soporte técnico, preparando a tu equipo de colaboradores para llevar la organización al siguiente nivel con Qflow.
Conclusión
La Gestión de Procesos de Negocio o BPM es una herramienta poderosa para impulsar las operaciones de tu organización. Al modelar, automatizar y optimizar tus procesos con BPM, tus clientes y colaboradores disfrutan de operaciones sin sobresaltos, la organización encuentra la flexibilidad necesaria para apostar por la innovación y posicionarse frente a la competencia.
Ahora que encontraste respuestas a las preguntas principales sobre BPM, explora Qflow y descubre las ventajas de potenciar tus procesos de negocio con nuestra herramienta BPM.
