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1.
Mejores Prácticas en BPMN
- 1.1. Práctica 1. Comprender los Objetivos/Alcance del Proceso
- 1.2. Práctica 2. Diseño del Diagrama – Simple pero Efectivo
- 1.3. Práctica 3. Usar Estándares
- 1.4. Práctica 4. Usar Etiquetas
- 1.5. Práctica 5. Estructura y Detalles del Proceso
- 1.6. Práctica 6. Documentación y Comentarios
- 1.7. Práctica 7. Validación y Pruebas
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2.
Enfoque en la Secuencia y Lógica del Proceso
- 2.1. Paso 1. Definir Claramente el Inicio y el Fin del Proceso
- 2.2. Paso 2. Desglosar el Proceso en Actividades Gestionables
- 2.3. Paso 3. Establecer Límites Claros entre los Participantes
- 2.4. Paso 4. Usar Puertas de Decisión Adecuadamente
- 2.5. Paso 5. Identificar y Representar Flujos Alternativos y Principales
- 2.6. Paso 6. Considerar la Escalabilidad y Reutilización
- 3. Conclusión
El Business Process Model and Notation (BPMN) es una excelente manera de representar gráficamente varios procesos, como flujos de trabajo, eventos, roles, actividades y más. Muchas organizaciones utilizan BPMN para mejorar la claridad de los procesos y tener una mejor comunicación con los interesados. Sin embargo, las prácticas de BPMN aún no están maduras. Por lo tanto, no es raro ver a equipos cometer errores al modelar procesos de negocio, lo que puede hacer que los modelos sean difíciles de entender o ineficaces.
Por ello, hemos diseñado esta guía para explorar las mejores prácticas de BPMN y ayudar a modelar procesos de negocio claros, efectivos y útiles.
Mejores Prácticas en BPMN
El mejor modelo de BPMN es aquel que comunica efectivamente el proceso de negocio a todo tipo de interesados. Es claro, preciso y fácil de entender.
Veamos ahora algunas de las mejores prácticas efectivas de BPMN:
Práctica 1. Comprender los Objetivos/Alcance del Proceso
Antes de comenzar con la modelación de BPMN, es importante comprender los objetivos/alcance del proceso. Debes tener claro el «por qué», «quién», «dónde», «cuándo» y «qué» del proceso. Debes comprender bien qué refleja cada instancia del proceso y cómo se alinea con los objetivos más amplios del negocio.
Por ejemplo, considera que estás creando un modelo BPMN para un proceso de servicio al cliente. El objetivo/alcance de este proceso puede ser mejorar los tiempos de respuesta y la satisfacción del cliente. Puedes definir sus elementos como:
- Por qué – Para mejorar la satisfacción del cliente al mejorar el tiempo de respuesta.
- Quién – Lista de todos los interesados relevantes, como clientes, equipo de soporte, gerentes, etc.
- Dónde – Lista de todas las plataformas o canales que manejan el soporte al cliente, como centro de llamadas, correo electrónico, chat en vivo, etc.
- Cuándo – Lista de la secuencia y el tiempo de las tareas involucradas en el proceso, como el contacto inicial con el cliente, la resolución del problema y el seguimiento.
- Qué – Lista de las actividades involucradas en el proceso, como registrar una consulta del cliente, asignar un representante, resolver el problema y cerrar el caso.
Una vez que tengas claro los objetivos/alcance del proceso, estarás en una mejor posición para crear un modelo BPMN que represente con precisión el proceso y se alinee con las necesidades de la organización.
Práctica 2. Diseño del Diagrama – Simple pero Efectivo
Idealmente, un diagrama BPMN es un diagrama de una sola página que es simple pero efectivo. El enfoque recomendado es crear un diagrama de nivel superior que presente todo el proceso. Por otro lado, puedes usar niveles de diagramas anidados para presentar los detalles de los subprocesos. De esta manera, puedes hacer zoom dentro/fuera del diagrama para presentar diferentes detalles a diferentes interesados.
No importa qué enfoque utilices para diseñar el diagrama BPMN, asegúrate de que el diseño sea simple y fácil de leer. Evita confundir a los lectores con cruces de líneas y mantén el flujo consistente.
De manera similar, si hay múltiples actividades consecutivas en un solo carril, trata de ver si se pueden integrar. De esta manera, el diagrama puede volverse más simple.
Práctica 3. Usar Estándares
Algunos mapas de procesos se construyen sin seguir el estándar. Aunque pueden incluir cuadrados, triángulos, paralelogramos, círculos y otros elementos, el creador puede ni siquiera saber qué significan esas formas. En segundo lugar, se vuelve difícil para los interesados/usuarios comprender el mapa de procesos.
Por lo tanto, otra práctica crucial de BPMN es usar estándares de notación de BPMN y convenciones establecidas para facilitar la comprensión y la colaboración. Los mejores son el Business Process Model and Notation (BPMN) mantenidos por el Object Management Group.
Cuando utilizas símbolos y elementos de BPMN, tu diagrama se vuelve claro y legible para todos los interesados. Para saber más sobre los elementos de notación, consulta nuestro artículo: ¿Qué es BPMN?
Práctica 4. Usar Etiquetas
El etiquetado es importante para mejorar la comprensión del diagrama. Cuando las formas no tienen etiquetas, se vuelve confuso entender qué significan. Por lo tanto, asegúrate de que tus diagramas BPMN incluyan etiquetas. Al etiquetar, mantén el texto de la etiqueta simple y corto y evita usar abreviaturas.
Práctica 5. Estructura y Detalles del Proceso
De las mejores prácticas de BPMN mencionadas, hemos aprendido que el diagrama debe ser simple para que el modelo de proceso sea fácil de comprender. Sin embargo, algunos procesos tienen muchas etapas que cubrir. En tales casos, el mejor enfoque es involucrar múltiples capas de detalles. Debe haber un «Proceso» principal y luego un conjunto de «Subprocesos» que dividen el proceso principal en capas.
Para comprender mejor esto, considera el proceso de cumplimiento de pedidos en una empresa de comercio electrónico. El proceso principal implica varias etapas: recibir el pedido, procesar el pago, preparar el pedido para el envío, enviar el pedido y manejar las devoluciones. Dentro de estas etapas, hay subprocesos, como:
Subproceso: Recepción de Pedidos
- Evento de Inicio: Pedido Realizado
- Tarea: Validar Pedido
- Tarea: Confirmar Pedido con el Cliente
- Evento Final: Pedido Confirmado
Subproceso: Procesamiento de Pago
- Evento de Inicio: Pedido Confirmado
- Tarea: Validar Información de Pago
- Tarea: Procesar Pago
- Tarea: Confirmar Pago
- Evento Final: Pago Procesado
Por lo tanto, primero puedes presentar claramente el Proceso principal y sus etapas en el modelo BPMN. Luego, puedes presentar los subprocesos. Esto hace que todo el proceso sea más manejable y fácil de entender.
Práctica 6. Documentación y Comentarios
Si el proceso de negocio es complejo, entonces también debes proporcionar documentación adicional y comentarios claros en el diagrama. Puedes incluir descripciones de actividades, reglas de negocio relevantes o cualquier otra información que pueda ayudar a los usuarios a comprender y ejecutar el proceso correctamente.
Para comprender mejor, considera un proceso de gestión de incidentes de TI. Este proceso involucra múltiples pasos, decisiones y departamentos. Por lo tanto, si el proceso proporciona documentación detallada y comentarios, puede mejorar la claridad y la ejecución.
Práctica 7. Validación y Pruebas
Antes de finalizar un modelo BPMN, asegúrate de realizar pruebas y validaciones exhaustivas para garantizar que el proceso funcione como se describe. Debes verificar los flujos de proceso, secuencias y condiciones. Además, verifica su integración con otras actividades/sistemas. De esta manera, puedes asegurarte de que los usuarios puedan ejecutar el proceso sin enfrentar ningún problema.
Enfoque en la Secuencia y Lógica del Proceso
La secuencia y lógica del proceso son elementos cruciales en BPMN. Es esencial estructurarlos bien para hacer que el proceso de negocio sea fácil de entender y eficiente. En esta perspectiva, a continuación se presentan algunas de las principales prácticas de BPMN a considerar:
Paso 1. Definir Claramente el Inicio y el Fin del Proceso
Es importante establecer con precisión los puntos de inicio y fin del proceso en el diagrama BPMN. Si no hay un evento de inicio y fin claro, los espectadores pueden confundirse sobre cuándo comienza o termina el proceso.
Marca claramente el inicio con un evento de «Inicio» y el fin con un evento de «Fin». Esto ayuda a comprender el alcance y los límites del proceso e identificar las entradas y salidas relevantes.
Paso 2. Desglosar el Proceso en Actividades Gestionables
Una de las prácticas de BPMN más efectivas para la secuencia y lógica del proceso es desglosar el proceso en actividades pequeñas y gestionables. Esto facilita la comprensión y el análisis detallado del proceso. Por ejemplo, si creas una sola tarea compleja etiquetada como «Procesar Pedido» sin proporcionar las subtareas, se vuelve poco claro cómo procede esta tarea. Por lo tanto, trata de usar tareas y subtareas para desglosar las actividades en pasos simples y comprensibles.
Paso 3. Establecer Límites Claros entre los Participantes
Cuando varios participantes o actores están involucrados en el proceso, es esencial definir límites claros entre ellos. Puedes usar las piscinas y carriles para indicar la responsabilidad y las interacciones de cada participante. Sin embargo, si no usas carriles, los roles y responsabilidades de los diferentes departamentos permanecen poco claros.
Paso 4. Usar Puertas de Decisión Adecuadamente
Las puertas de decisión (puertas exclusivas, inclusivas y paralelas) te permiten representar la lógica de toma de decisiones dentro del proceso. Sin puertas de decisión, el flujo del proceso se vuelve poco claro. En segundo lugar, es difícil representar diferentes caminos o condiciones que dependen de criterios específicos. Por lo tanto, usa puertas apropiadas según el tipo de decisión y define claramente las condiciones para evitar ambigüedades.
Paso 5. Identificar y Representar Flujos Alternativos y Principales
En muchos procesos, pueden existir flujos alternativos o excepcionales. Si los ignoras, pueden llevar a una representación incompleta del proceso. Por lo tanto, identifica y representa estos flujos junto con el flujo principal del proceso. Puedes usar eventos específicos para indicar el inicio y el fin de los flujos alternativos. Además, también debes usar puertas de decisión para presentar las condiciones que determinan los diferentes flujos.
Paso 6. Considerar la Escalabilidad y Reutilización
Al diseñar el proceso en BPMN, considera la escalabilidad y reutilización. Identifica las partes del proceso que pueden reutilizarse en otros contextos o que podrían requerir cambios futuros debido a la evolución del negocio. Si no lo haces, requerirá más esfuerzo más adelante cuando surja la necesidad de modificar o reutilizar esas partes del proceso. Por lo tanto, debes asegurarte de tener un proceso flexible y adaptable a medida que cambian las necesidades con el tiempo.
Al seguir estas mejores prácticas, puedes crear diagramas BPMN que sean claros, lógicos y eficientes, facilitando a todos los interesados comprender y ejecutar los procesos correctamente.
Conclusión
Las prácticas efectivas de implementación de BPMN son esenciales para aprovechar al máximo esta herramienta de modelado de procesos. Al seguir las mejores prácticas de BPMN discutidas anteriormente, puedes crear diagramas BPMN que sean claros, lógicos y eficientes. Eventualmente, esto hará que sea más fácil para todos los interesados/usuarios comprender y ejecutar los procesos correctamente.
Es importante tener en cuenta que una implementación exitosa de BPMN no se trata solo de crear gráficos, sino también de su aplicación práctica. Por lo tanto, se recomienda que las organizaciones proporcionen una capacitación adecuada a su personal sobre BPMN y promuevan una cultura de mejora continua en la gestión de procesos. Descubre las posibilidades de Qflow ahora.
