- 1. ¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?
- 2. Beneficios de la automatización del flujo de trabajo
-
3.
¿Cómo automatizar el flujo de trabajo?
- 3.1. 1. Identificar procesos a automatizar
- 3.2. 2. Mapear los procesos
- 3.3. 3. Definir los objetivos empresariales detrás de la automatización
- 3.4. 4. Elegir e implementar el software de automatización adecuado
- 3.5. 5. Capacitar a los empleados
- 3.6. 6. Establecer métricas de KPI
- 3.7. 7. Mejora continua
- 4. Casos de uso de la automatización del flujo de trabajo
- 5. Automatización del flujo de trabajo vs. automatización robótica de procesos (RPA)
- 6. Implementa la automatización del flujo de trabajo con Qflow
¿Sabías que el 94% de los trabajadores afirman que realizan tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo en sus roles? Sin embargo, la era actual avanza rápidamente y exige la automatización en todos los aspectos empresariales para agilizar las operaciones y mantenerse competitivo.
Según McKinsey, la automatización tiene el potencial de aumentar el crecimiento de la productividad global en un 0.8-1.4% anual. Por eso, es más importante que nunca enfatizar la automatización del flujo de trabajo.
Esta guía descubrirá la automatización del flujo de trabajo en detalle, cubriendo sus conceptos básicos, beneficios, implementación y más. ¡Vamos directo al grano!
¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?
La automatización del flujo de trabajo es el enfoque de automatizar procesos comerciales, tareas y flujos de trabajo repetitivos. Utiliza software que ejecuta los pasos involucrados en un proceso de manera autónoma. Esto hace que las actividades empresariales sean más rápidas, automatizadas y consistentes, sin necesidad de intervención humana.
Un flujo de trabajo es un conjunto de actividades necesarias para completar un proceso. Sin embargo, no confundas proceso con flujo de trabajo. Piensa en el proceso como «qué» debes hacer y en el flujo de trabajo como «cómo» lo harás.
Considera el proceso de contratación de una empresa como ejemplo. El proceso implica múltiples pasos, como publicar un trabajo, revisar solicitudes, realizar entrevistas y dar la bienvenida a nuevos empleados. Cada uno de estos pasos se puede desglosar en flujos de trabajo. Por ejemplo, un flujo de trabajo para la incorporación de nuevos empleados podría incluir tareas como preparar un espacio de trabajo, crear cuentas y programar la orientación.
Al implementar la automatización del flujo de trabajo, una empresa puede reducir el trabajo manual y repetitivo en los departamentos, como RRHH, marketing, ventas y operaciones. Los procesos se vuelven más eficientes y consistentes, y los trabajadores pueden dedicar su tiempo a actividades que agregan más valor.
Beneficios de la automatización del flujo de trabajo
La automatización del flujo de trabajo no es una elección, sino una necesidad en la era competitiva emergente. El 66% de las pequeñas y medianas empresas dicen que la automatización es crucial para operar sus negocios. De manera similar, la estimación de McKinsey refleja que la automatización del flujo de trabajo tiene el potencial de automatizar el 30% de las tareas en el 60% de las ocupaciones.
La automatización del flujo de trabajo ofrece muchos beneficios a las empresas. Algunos de los principales son los siguientes:
- Mejora de la productividad
Cuando una organización automatiza tareas repetitivas, ahorra un tiempo significativo a los empleados. Este ahorro de tiempo anima a los empleados a centrarse en la estrategia, la resolución de problemas y otras actividades de mayor valor que pueden ayudar a que la empresa crezca. Según un informe de Zapier, el 66% de los empleados dicen que la automatización les ayuda a centrarse en tareas/proyectos más creativos.
2. Reducción de errores
Cuando los humanos están involucrados en tareas repetitivas, hay mayores posibilidades de errores. Considera la incorporación de empleados como ejemplo. Si los miembros del equipo de RRHH ingresan manualmente los datos de los empleados y asignan módulos de formación, pueden cometer errores involuntarios. Sin embargo, una vez que el flujo de trabajo está automatizado, todos los pasos se realizan de manera precisa y consistente. De hecho, el 32% de las empresas experimentaron una reducción de errores humanos después de incorporar la automatización del flujo de trabajo.
3. Aumento de la eficiencia
La automatización del flujo de trabajo está directamente vinculada con el aumento de la eficiencia. La automatización ayuda a completar tareas más rápido con un esfuerzo mínimo. Hay consistencia y precisión en todos los procesos automatizados, lo que impulsa la eficiencia. Las organizaciones que implementan la automatización experimentan un aumento del 240% en la eficiencia del flujo de trabajo.
4. Ahorro de tiempo y costos
Las organizaciones ahorran en promedio entre el 50% y el 70% en costos y tiempo con la automatización del flujo de trabajo. Esto es posible porque los equipos ahorran tiempo en tareas manuales y repetitivas. Cuando los procesos se vuelven eficientes, se reducen los errores costosos y se requiere una menor fuerza laboral. Esto permite que la organización comience a ahorrar capital operativo significativo.
5. Colaboración mejorada
La automatización del flujo de trabajo desencadena un modelo de colaboración cohesiva, donde los miembros de diferentes equipos pueden ver y contribuir en los elementos de trabajo. Centraliza la comunicación y la gestión de tareas, lo que conduce a una mayor transparencia y reduce los malentendidos.
6. Mejora de la satisfacción de empleados y clientes
La automatización del flujo de trabajo mejora la satisfacción tanto de empleados como de clientes. Los empleados obtienen un lugar de trabajo donde pueden contribuir en tareas más atractivas y significativas en lugar de manejar tareas repetitivas. Esto conduce a una mayor satisfacción laboral. De manera similar, los clientes obtienen un servicio preciso y consistente, lo que conduce a una mayor lealtad del cliente. De hecho, el 60% de las organizaciones experimentan un impacto positivo en la satisfacción del cliente a través de la automatización del flujo de trabajo.
¿Cómo automatizar el flujo de trabajo?
Automatizar el flujo de trabajo implica una serie de pasos, como los siguientes:
1. Identificar procesos a automatizar
El primer paso es automatizar todos los procesos repetitivos que se puedan automatizar. Esto puede ser específico para un solo equipo o para toda la organización. Por ejemplo, el equipo de RRHH puede centrarse en automatizar tareas rutinarias, como la incorporación de nuevos empleados, el procesamiento de solicitudes de permisos, la gestión de nóminas y otros. Por lo tanto, comienza a enumerar todas las tareas/procesos que deseas automatizar.
2. Mapear los procesos
Una vez que los procesos a automatizar se hayan seleccionado, el siguiente paso es mapear y diseñar sus flujos de trabajo. Todos los pasos y actividades deben estar mapeados para garantizar la automatización completa.
3. Definir los objetivos empresariales detrás de la automatización
A continuación, debes definir los objetivos empresariales que deseas alcanzar con la automatización del flujo de trabajo. Puede ser ahorrar costos, reducir errores, lograr consistencia, entre otros.
4. Elegir e implementar el software de automatización adecuado
Automatizar el flujo de trabajo solo es posible utilizando el software adecuado. Encontrarás muchos software de automatización del flujo de trabajo, como Qflow, Microsoft Flow, Zapier, IFTTT, etc. Sin embargo, debes elegir el que ofrezca facilidad de uso, amplias características y que pueda integrarse con tus sistemas existentes. Una vez seleccionado, implementa la automatización del flujo de trabajo con el software.
5. Capacitar a los empleados
Tus empleados deben estar bien capacitados en el uso del software de automatización. Por lo tanto, debes capacitar a los empleados sobre cómo usar las nuevas herramientas y procesos. Esto puede ayudar a garantizar que todos estén en la misma página y a reducir errores e ineficiencias.
6. Establecer métricas de KPI
Después de automatizar el flujo de trabajo, es importante monitorear el rendimiento y la eficiencia de los flujos de trabajo. Para ello, debes establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) para evaluar mejor los objetivos propuestos.
7. Mejora continua
Los flujos de trabajo automatizados necesitan mejoras y actualizaciones regulares para optimizar la eficiencia. Para ello, debes recopilar comentarios de los empleados y considerar los KPI para identificar áreas de mejora, corregirlas e integrar las últimas tecnologías y mejores prácticas.
Casos de uso de la automatización del flujo de trabajo
La automatización del flujo de trabajo tiene muchos casos de uso en diferentes industrias:
- Banca: La automatización del flujo de trabajo puede automatizar muchas tareas diarias en la banca, como la incorporación de clientes, la generación de informes, el procesamiento de préstamos, el cierre de cuentas, etc.
- Salud: Los centros de salud pueden automatizar la programación de citas/recordatorios, la admisión y el alta de pacientes, las encuestas a pacientes, la transferencia de pacientes, etc.
- TI: Las empresas de TI pueden automatizar muchas actividades relacionadas con TI, como solicitudes de servicio de TI, configuración de cuentas, solicitudes de software/hardware, informes de incidentes, etc.
- Legal: Las firmas legales pueden automatizar la admisión de nuevos casos, el seguimiento de casos, los NDA de autoservicio, la redacción de documentos legales, los registros de infracción de marcas y más.
- Marketing: Las agencias de marketing pueden automatizar la generación de leads, la segmentación de clientes, las campañas de correo electrónico, la programación en redes sociales, el análisis de rendimiento y la recopilación de comentarios de clientes.
- Seguros: Las compañías de seguros pueden automatizar el procesamiento de reclamos, el cumplimiento, la detección de fraudes, el servicio al cliente, la suscripción y más.
- Retail: Las empresas de retail o comercio electrónico pueden optimizar la gestión de inventarios, el servicio al cliente, el procesamiento de pedidos, las operaciones de tienda y más.
En resumen, encontrarás aplicaciones de flujo de trabajo automatizadas en todas las industrias. Además, la automatización del flujo de trabajo también puede ayudar a casi todos los equipos dentro de una sola organización, incluidos marketing, TI, ventas, RRHH, finanzas y más.
Automatización del flujo de trabajo vs. automatización robótica de procesos (RPA)
La automatización del flujo de trabajo y la automatización robótica de procesos (RPA) parecen similares, ya que ambas ayudan a automatizar procesos. Sin embargo, ambos tienen enfoques distintos para la automatización de procesos. Las principales diferencias entre ellos son las siguientes:
- La automatización del flujo de trabajo se centra en automatizar procesos empresariales completos, mientras que la RPA se enfoca en automatizar tareas específicas y repetitivas dentro de esos procesos.
- La automatización del flujo de trabajo puede integrar múltiples sistemas y manejar tareas en diferentes departamentos, mientras que la RPA maneja tareas individuales y replica acciones humanas.
- La automatización del flujo de trabajo puede manejar tareas que pueden necesitar intervención humana, mientras que la RPA se centra en tareas basadas en reglas que no necesitan intervención humana.
- El flujo de trabajo utiliza sistemas y software para coordinar y automatizar diferentes tareas del proceso, mientras que la RPA utiliza bots o robots para replicar acciones humanas.
En resumen, la automatización del flujo de trabajo consiste en automatizar procesos que involucran múltiples tareas y partes interesadas. En contraste, la RPA se trata de automatizar tareas repetitivas y de alto volumen para ahorrar tiempo en actividades manuales.
Implementa la automatización del flujo de trabajo con Qflow
La automatización del flujo de trabajo se puede implementar sin mucha tecnicidad utilizando una solución de software confiable. Ahí es donde entra en juego Qflow.
Qflow es una poderosa herramienta de BPM que ayuda a definir, automatizar y gestionar procesos empresariales. Permite a las empresas diseñar procesos empresariales utilizando la notación BPMN y luego configurar cada actividad, compuerta y evento para transformar el proceso diseñado en un sistema. Por ejemplo, puedes crear un flujo de trabajo de solicitud de compra que ofrezca mejor automatización y monitoreo de la adquisición de bienes/servicios y evite pérdidas financieras innecesarias debido a compras no planificadas.
Qflow también ofrece un asistente de IA para diseñar procesos eficientes con IA. Una vez que los procesos empresariales están automatizados, Qflow proporciona potentes paneles para monitorear flujos de trabajo, obtener información útil y mejorar los procesos donde sea necesario.
En resumen, Qflow ofrece una plataforma todo en uno para diseñar, automatizar, monitorear y mejorar procesos empresariales y aprovechar todo el potencial de la automatización del flujo de trabajo. Entonces, ¿por qué pensar más? Prueba la prueba gratuita de 3 meses con Qflow y comienza a transformar tus procesos empresariales.
