- 1. ¿Qué son las metodologías de mejora de procesos de negocio y cómo elegir una?
¿Qué son las metodologías de mejora de procesos de negocio y cómo elegir una?
En el entorno empresarial competitivo de hoy en día, las empresas deben evolucionar continuamente para mantenerse adelante. Una de las formas más efectivas de lograr esto es a través de metodologías de mejora de procesos empresariales.
La mejora de procesos empresariales (BPI, por sus siglas en inglés) se refiere al análisis sistemático y optimización de los procesos y flujos de trabajo de una empresa para mejorar el rendimiento, reducir costos y aumentar la satisfacción del cliente. Al emplear las metodologías de BPI adecuadas, las empresas pueden desbloquear un potencial oculto e impulsar el crecimiento.
Existe un amplio abanico de metodologías disponibles, con diferentes características y escenarios de uso. Estudiar cuidadosamente las opciones y seleccionar la que mejor se alinee con los objetivos y recursos de la empresa es clave para el éxito de la iniciativa de BPI.
La importancia de las metodologías de mejora de procesos de negocios
Las metodologías de mejora de procesos son importantes para la optimización empresarial, brindando un marco de implementación a las medidas que llevarán a tu compañía a alcanzar sus objetivos.
Al elegir la metodología ideal para tus metas, tendrás una guía a seguir para la optimización de tu empresa con sugerencias de cambios basados en datos, en lugar de aplicar mejoras aleatorias a la espera de resultados.
Además, las técnicas de mejoras de procesos te ayudarán a monitorear el rendimiento de las modificaciones implementadas, comparando el rendimiento de la organización antes y después de su uso.
Algunas ventajas en la implementación de metodologías de mejora de procesos de negocios son:
Mejora de la eficiencia
Al identificar cuellos de botella y eliminar redundancias, las metodologías de BPI ayudan a optimizar las operaciones, lo que a su vez aumenta la productividad, reduciendo los tiempos de respuesta y los costos operativos.
Mejora de la satisfacción del cliente
Una estrategia de BPI bien ejecutada conduce a mejores productos y servicios y en consecuencia, lleva al cliente a encontrar una mejor experiencia de negocio en tu empresa, aumentando su satisfacción y lealtad con la compañía.
Optimización de la toma de decisiones
Como mencionamos anteriormente, las metodologías de BPI permiten una mejor recolección y análisis de datos, documentando la información necesaria para permitir que tu organización tome decisiones fundamentadas más rápido.
8 metodologías de mejora de procesos de negocios
Hay numerosas metodologías de BPI disponibles, cada una con su propio y único enfoque. Aquí hay ocho de las metodologías más populares:
Six Sigma
Es una metodología impulsada por datos que tiene como objetivo reducir defectos y mejorar la calidad del proceso. Utiliza un conjunto de herramientas y técnicas de gestión de calidad para identificar y eliminar las causas raíz de los problemas, lo que lleva en última instancia a resultados casi perfectos.
Six Sigma es ampliamente utilizado en fabricación, ya que ayuda a las compañías a monitorear inconsistencias en sus procesos de producción, realizando los ajustes necesarios para obtener productos y servicios competitivos.
Dentro de Six Sigma existen dos sub-metodologías: DMAIC se aplica a procesos existentes y DMADV a los procesos nuevos. DMAIC simboliza definir, medir, analizar, mejorar y controlar (por sus siglas en inglés); mientras que DMADV representa definir, medir, analizar, diseñar y verificar.
Manufactura ajustada
Esta metodología se enfoca en eliminar el desperdicio en todas sus formas: tiempo, recursos y esfuerzo; basándose en los principios de mejora continua, maximización del valor del cliente y minimización del desperdicio para lograr un proceso más eficiente y simplificado.
Esta metodología considera que toda acción no-requerida por normas o regulaciones es un desperdicio, al igual que aquellas que no añadan valor al producto o servicio. Al identificar las áreas de desperdicio y eliminar las acciones que lo generan, la manufactura ajustada reduce los costos operativos.
Reingeniería de procesos empresariales (BPR)
BPR es un enfoque global y radical de BPI que implica repensar y rediseñar la forma en que se realiza el trabajo dentro de una organización. El objetivo de BPR es lograr mejoras drásticas en la eficiencia, la efectividad y la satisfacción del cliente mediante la reingeniería de los procesos empresariales desde cero.
La BPR busca alinear los procesos tecnológicos con los objetivos y la estrategia empresarial. Esta metodología busca alcanzar objetivos a corto plazo, aumentando el nivel de producción y dinamizando la gestión de los procesos.
Gestión de la calidad total
Es un enfoque de gestión integral que busca mejorar la calidad de los productos y servicios, creando una cultura que impregne todos los aspectos de la organización.
En la gestión de la calidad total (TQM por sus siglas en inglés), el foco está puesto en la satisfacción del cliente, el compromiso de los colaboradores de la organización y la mejora continua de los procesos. Mediante el monitoreo constante de datos, la metodología apunta a identificar deficiencias en los procesos que generen cuellos de botella, optimizando su gestión para agilizar los procesos.
Bajo esta guía, los colaboradores de la empresa se involucran en las mejoras y en contrapartida, la compañía se compromete a incentivar su trabajo desarrollando planes de beneficios y reconocimientos que recompensen su accionar.
Metodología Ágil
La metodología ágil es un enfoque flexible e iterativo para la mejora de procesos de negocio (BPI), que enfatiza la colaboración, la adaptabilidad y la mejora continua. Fomenta que las organizaciones respondan rápidamente a las cambiantes necesidades de los clientes y las condiciones del mercado mediante la revisión y ajuste regular de procesos.
Siguiendo los pilares de su manifiesto, la metodología ágil promueve la competitividad de las organizaciones, flexibilizando los procesos y dinamizando su gestión. Estos principios son:
- Valorar a los individuos e interacciones por sobre los procesos y las herramientas utilizadas
- Apuntar al desarrollo de software funcional por sobre la documentación extensiva
- Colaborar con los clientes en lugar de negociar contratos
- Adaptarse al cambio en lugar de seguir un plan estricto
De esta manera, la metodología ágil adapta los procesos de la organización a las transformaciones del mercado y las necesidades de los clientes, así como los objetivos de la propia empresa. Los procesos administrados bajo esta guía son fácilmente adaptables, interactivos y eficientes.
Kaizen
Kaizen es un término japonés que significa «mejora continua». Esta metodología de mejora de procesos se centra en la idea de que pequeñas mejoras incrementales pueden llevar a resultados significativos a largo plazo.
Kaizen fomenta la participación de los empleados en la identificación e implementación de mejoras en los procesos, clasificando los “desperdicios” presentes en la gestión de procesos en tres categorías:
- Muda o despilfarro: aquellas prácticas que suponen gastos pero no añaden valor a los procesos.
- Mura o discrepancia: variables o interrupciones en los flujos de trabajo y sobreproducción.
- Muri o sobrecarga: toda falla en la gestión que genera cuellos de botella.
La metodología Kaizen considera que los desperdicios de las distintas categorías suelen estar relacionados, por lo que el abordaje de Muda en un proceso derivaría en la consecuente eliminación de Mura y Muri.
Ciclo PDCA
El ciclo PDCA (por sus siglas en inglés: plan, do, check, act) es una metodología de orígen científico. Pensada para la resolución de problemas, consiste en cuatro pasos:
- Planificar. Se identifica el problema a abordar y se idea una solución.
- Hacer. Es el paso de iteración, donde la solución pensada se testea para comprobar su efectividad.
- Corroborar. Una vez implementada la solución a pequeña escala, se analizan los resultados.
- Actuar. Si el paso anterior es satisfactorio, la solución se aplica a gran escala.
La ventaja del ciclo PDCA yace en la minimización de recursos: al testear las soluciones a menor escala en una primera instancia, la organización se asegura de encontrar el plan perfecto para la optimización de sus procesos antes de destinar tiempo y recursos a su ajuste general.
Metodología Kanban
Su nombre también responde a un término japonés, en este caso correlativo a “tablero visual”. Kanban es una metodología ágil que simplifica la gestión de procesos al brindar una estructura visual, graficada en columnas.
Para aplicar la metodología Kanban, es preciso identificar las distintas etapas de un proceso. Por ejemplo, en la gestión de las solicitudes de Soporte TI, estas pueden clasificarse en:
- Pendientes. Allí van a parar las solicitudes apenas son recibidas, previo a ser asignadas a un colaborador responsable.
- En progreso. Cuando la solicitud es asignada a un colaborador, permanece “en progreso” hasta ser evaluada.
- Escalado. Una vez evaluado el reporte, es escalado a un colaborador especializado en el área de error. Por ejemplo, en el caso de una falla de hardware, alguien de mantenimiento es notificado para revisar el equipo.
- Completadas. Una vez resuelto el reporte, la tarea se registra como completada, poniendo fin a la solicitud.
Cada tarea es representada como un ítem trasladable, pudiendo moverse de una columna a la otra a medida que avanza.
Además de facilitar la gestión al proporcionar una representación visual de los procesos, la metodología Kanban puede ser potenciada por herramientas como el control de tiempo por etapas, optimizando el tiempo de estancia de las tareas en cada columna.
¿Cómo elegir la mejor para tu empresa?
Luego de investigar la oferta de metodologías disponibles, la selección de la mejor metodología de BPI para su organización requiere una cuidadosa consideración de varios factores:
- Analizar las necesidades de su negocio
Para optar por la mejor metodología para las necesidades de tu organización, es necesario determinar los objetivos principales de su iniciativa de BPI, como la reducción de costos, la mejora de la calidad o el aumento de la satisfacción del cliente.
Cada metodología está pensada para alcanzar distintas metas, por lo que tener claridad sobre los objetivos específicos que deseas alcanzar, podrás adoptar la metodología más adecuada.
Alinear los objetivos con la optimización prometida por la metodología no sólo facilita su selección, sino que también optimiza el plan de implementación, potenciando la eficiencia de su ejecución.
- Evaluar la cultura organizacional
Considerar la adecuación cultural de una metodología con tu organización. Algunas metodologías de BPI requieren un cambio significativo en la mentalidad y es probable que encuentre resistencia por parte de los empleados, poniendo el peligro el éxito de su implementación.
La satisfacción de los colaboradores es esencial para el éxito de las mejoras de procesos. Son ellos quienes trabajarán directamente con los procesos optimizados, por lo tanto, involucrarlos en la etapa de selección de la metodología es el camino correcto para garantizar la mejor decisión.
- Determinar los recursos disponibles
Evaluar los recursos que tienes a disposición es fundamental para determinar la viabilidad de cada metodología. Algunas metodologías pueden requerir una formación o inversión extensas, lo que puede no ser factible para su organización.
Es importante ser realista a la hora de evaluar los recursos de la empresa, tales como el tiempo, presupuesto y personal. Solo si la organización cuenta con los medios y la capacidad para adoptar y aplicar la metodología, se logrará alcanzar los objetivos deseados sin comprometer el funcionamiento de la organización.
Cómo implementarla paso a paso
Una vez que haya elegido la metodología de BPI más adecuada para tu compañía, los siguientes pasos garantizarán una implementación exitosa:
- Involucrar a los interesados
Involucrar a todos los interesados relevantes es crucial para el éxito de la BPI. Esto incluye a los colaboradores de la organización que trabajan diariamente con los procesos, la dirección en su rol de determinar los objetivos y los clientes, marcando sus expectativas y necesidades.
La visión de cada actor vinculado a los procesos aportará una perspectiva diferente, ya sea identificando áreas de oportunidad, proponiendo soluciones o emitiendo comentarios sobre los cambios implementados.
- Establecer objetivos claros y métricas
Es prioritario establecer objetivos medibles para la implementación de la BPI, por ejemplo, buscando objetivos SMART (por sus siglas en inglés): específicos, alcanzables, relevantes y temporales. Esto te permitirá monitorear el rendimiento de la metodología, alineada con los objetivos estratégicos de la organización.
Además, establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) para hacer un seguimiento del progreso y evaluar el desempeño de los procesos mejorados. Esto le permitirá evaluar la efectividad de sus esfuerzos de BPI y tomar decisiones basadas en datos.
- Comunicar y formar
La comunicación cumple un rol protagónico en el éxito de la implementación de BPI. Comunicar claramente el propósito, los objetivos y los beneficios de la iniciativa de BPI a todos los involucrados en cada paso con transparencia motivará a los colaboradores a involucrarse activamente en la mejora de los procesos.
Para potenciar los procesos con eficiencia, es indispensable proporcionar la formación pertinente para garantizar que los empleados estén bien equipados para implementar la metodología elegida. Además, ofrecer apoyo continuo y asistencia técnica durante la implementación ayudará a una transición fluida hacia la nueva metodología.
Conclusión
Las metodologías de mejora de procesos de negocio ofrecen a las organizaciones un enfoque estructurado para mejorar sus operaciones, impulsar el crecimiento y mantenerse competitivas. Al elegir la metodología adecuada e implementarla de manera efectiva, las empresas pueden desbloquear todo su potencial y lograr un éxito duradero.
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