Introducción
BPMN o Business Process Model and Notation por sus siglas en inglés, es una notación para la representación de modelos de procesos de negocio. Si quieres saber más sobre esta notación, no te pierdas nuestro artículo sobre Qué es BPMN?
A continuación, vamos a adentrarnos un poco más en la notación BPMN y en cómo crear estos modelos. Cómo podemos generar distintos flujos en el proceso, cómo podemos organizarlos, cómo armar las secuencias y cuál es el alcance de la notación.
¿Cómo generar distintos flujos en el proceso?
Para generar distintos flujos en el proceso, debemos utilizar las compuertas que define BPMN.
Por ejemplo, podemos utilizar compuertas exclusivas. Estas compuertas nos permiten definir, a partir de una condición, qué camino seguir. Sólo podrá tomar un único camino.
Las compuertas no representan una actividad, sino un punto de decisión. Por ejemplo, si tenemos un proceso de compras, que se debe evaluar y luego aprobar para confirmar la compra, no es suficiente con tener esta porción del flujo:
Debemos tener una actividad de aprobación, para indicar si la evaluación de la compra es satisfactoria o no. De esta manera, tendríamos la siguiente porción de flujo:
Además, dado que se continuará por un único camino, las condiciones lógicas deben ser mutuamente excluyentes. Por ejemplo, siguiendo con nuestro proceso de compras, al cargar la Orden de Compra (OC), dependiendo de su valor, será quién la debe autorizar: el Jefe, el Gerente o el Director:
Para asegurarnos de que siempre haya un camino definido, es recomendable definir un camino predeterminado, por ejemplo, a continuación se puede ver que si la condición para comunicar aceptación no se cumple, irá por defecto a «Comunicar rechazo»:
Una compuerta NO puede unir caminos y crear caminos a la vez. Por ejemplo, la siguiente porción de proceso NO es correcta:
En cambio, deberíamos tener una compuerta para unir los caminos y otra para dividir los caminos, como se muestra a continuación:
Las compuertas inclusivas y paralelas, permiten la división de un flujo en varios flujos paralelos. Es recomendable tener, por cada compuerta que divide flujos, otra que los una. A continuación, podemos ver un ejemplo correcto:
¿Ordenamos el proceso por roles?
Es recomendable la utilización de pools o piscinas para diagramar nuestros procesos identificando claramente los roles participantes. A continuación, se puede ver un ejemplo de aprobación en dos etapas, utilizando pools:
Si bien es recomendable la utilización de pools, no es obligatorio. Además, en secuencias complejas puede resultar confuso y ocupar más espacio.
¿Cómo utilizamos las secuencias?
Una secuencia define el flujo entre dos elementos del proceso. Sin embargo, existen algunas restricciones:
- Una actividad debe tener una única secuencia saliente, a menos que posea eventos de borde o se incluya una secuencia condicional.
- No pueden existir actividades no conectadas a una secuencia
- Luego de utilizar una compuerta, es recomendable etiquetar los distintos caminos
A continuación, se puede ver un ejemplo de actividad con dos secuencias salientes, pero donde una de ellas se activa en caso de vencimiento mediante el evento de borde:
¿Cómo identificamos los finales del proceso?
Es recomendable definir finales únicos y diferentes para cada resultado posible que se pueda obtener al aplicar el proceso. Por ejemplo, si tenemos un proceso que puede terminar en aprobación o rechazo, es recomendable tener un evento de fin para cada uno de ellos:
Consideraciones de las actividades
- Las actividades deben representar una actividad dentro del proceso, teniendo inicio y fin.
- Una actividad no puede agrupar el trabajo de varios procesos.
- Una actividad por sí sola no puede representar el monitoreo continuo.
Limitaciones de la notación BPMN
La notación BPMN describe la lógica de los procesos y el flujo de actividades. Pero para poder implantar en nuestras organizaciones el diseño realizado en BPMN, debemos atacar una serie de puntos que la notación no abarca:
- La lógica de las tareas, debemos definir cómo son llevadas a cabo cada una de las actividades del modelo.
- Los datos del proceso, qué datos se utilizan, configurando con qué tipo de control serán mostrados y qué tipo de información o dominio almacenan. Además, es necesario indicar cómo interactúan a lo largo del proceso.
- Los usuarios que llevarán a cabo cada rol, con esto es deseable poder estructurar un organigrama de la organización configurando los distintos equipos y personas responsables.
- Las reglas de negocio que moldean al proceso, brindando la base para las tomas de decisiones y flujos posibles.
- SLA y KPIs, determinando los tiempos esperados y los tiempos máximos, así como con qué KPIs mediremos este proceso
Estos elementos pueden ser definidos e implementados en un sistema de BPM como lo es Qflow.
Conclusiones
La notación BPMN define una notación estándar para el diseño de procesos de negocio. Además, brindamos un conjunto de buenas prácticas para la definición de estos procesos que nos permitirán luego implantarlos en nuestro sistema de BPM. Si quieres saber más sobre cómo implementarlo en Qflow, no dudes en contactarnos o comenzar a probarlo tú.
