Introducción
Típicamente, los procesos de las organizaciones requieren conectarse con otros sistemas, ya sea con herramientas internas o con sistemas clásicos como Sharepoint. Es fundamental contar con un sistema BPM que permita una integración fluida con estas herramientas, tanto para obtener información como para impactar cambios.
En este artículo, exploraremos las principales funcionalidades que ofrece Qflow para integrarse con diferentes sistemas sin necesidad de programar, brindando una mayor flexibilidad y eficiencia en la automatización de procesos.
Principales tipos de integraciones de Qflow
Integración con web services REST o SOAP
Una de las formas más comunes y flexibles de integración que ofrece Qflow es a través de servicios web o web services REST o SOAP. Estos servicios permiten la comunicación entre Qflow y cualquier sistema externo, facilitando la transferencia de datos y acciones entre ambos. Por ejemplo, en un proceso de evaluación de proveedores, Qflow puede mostrar únicamente los proveedores disponibles obtenidos directamente del sistema de gestión de proveedores de la organización. De manera similar, en un proceso de solicitud de compras, se puede registrar automáticamente la compra realizada en el sistema de gestión de compras, evitando tareas manuales y mejorando la eficiencia del proceso.
Integración con base de datos SQL
Otra forma de integración que ofrece Qflow es a través de bases de datos SQL. Esta opción permite obtener o impactar datos directamente desde una base de datos, sin necesidad de utilizar un sistema intermedio. Por ejemplo, es posible cargar los valores de un selector de países directamente desde una base de datos SQL para su uso en un proceso de negocio, para lo que no es necesario implementar un sistema si no hay ningún tipo de lógica de negocios. Esto agiliza la obtención de datos y permite una mayor flexibilidad en la configuración de los procesos automatizados.
Además de las integraciones mencionadas anteriormente, Qflow también ofrece una solución para comunicarse con Sharepoint tanto en su versión On-Premise como en su versión en la nube. Sharepoint es una herramienta ampliamente utilizada por muchos de nuestros clientes, por lo que Qflow facilita la interacción con esta plataforma. Algunos casos de uso comunes incluyen:
- La adición, edición o eliminación de ítems en una lista de Sharepoint. Por ejemplo, en un proceso de inscripción a un taller, cada inscripto puede ser agregado automáticamente a una lista de Sharepoint, facilitando la gestión de los participantes.
- La obtención de valores de una lista para su uso en componentes de un formulario, tales como ComboBox, Lookup o lista de Radiobutton.
¿Cómo se conecta un proceso de Qflow con otros sistemas?
Para conectar un proceso con otro sistema o plataforma, se debe de utilizar una Tarea de servicio en el diseño del proceso:
Al automatizar una tarea de servicio, se debe elegir una integración previamente creada. Esa integración puede ser de servicio web REST/SOAP, base de datos, Sharepoint On-Premise o Sharepoint Online. Para obtener instrucciones detalladas sobre cómo configurar estas integraciones, puedes consultar la sección correspondiente en la documentación de Qflow.
Por ejemplo, es posible optimizar un proceso de Solicitud de vacaciones incorporando tareas de servicio con web services REST/SOAP. Esto permitiría verificar automáticamente, antes de la aprobación manual por parte del supervisor, si el solicitante dispone de suficientes días de vacaciones disponibles. Una vez aprobada la solicitud, el sistema la puede registrar y actualizar automáticamente la cantidad de días disponibles en el sistema de gestión de vacaciones, sin necesidad de intervención humana.
¿Cómo obtener información de un sistema externo en un formulario de Qflow?
Para incorporar información de un sistema externo en los datos de un formulario, es posible configurar un dominio con un control de selección de elementos, como un ComboBox. Esto se puede ver con un ejemplo práctico, en el cual el solicitante de un proceso de solicitud de compras debe seleccionar, en el formulario de solicitud, un proveedor de una lista de valores obtenidos desde un sistema de registro de proveedores.
El primer paso consiste en crear un dominio denominado «Proveedores» con un control de selección adecuado, como un ComboBox. En la configuración del dominio, se debe especificar el origen de datos desde donde se cargarán los valores, que puede ser un servicio web REST/SOAP, una base de datos o Sharepoint (On-Premise o Online). Si deseas obtener más información detallada sobre cómo configurar la conexión con estas fuentes de datos, puedes consultar la sección correspondiente en la documentación de Qflow.
Una vez configurado el dominio, se debe crear un dato de aplicación llamado «Proveedor» y asignarle el dominio «Proveedores». Esto permitirá que el usuario seleccione un proveedor válido en el formulario.
Finalmente, se debe agregar el dato de aplicación «Proveedor» a la solicitud del proceso. Esto es para que el campo aparezca para completar en el formulario de inicio del proceso. Se debe de marcar el dato “Proveedor” como requerido en la sección de alcance del evento de inicio.
Con esta configuración, al iniciar el proceso el solicitante puede elegir al proveedor de un sistema externo. Incluso, es posible hacer que al seleccionar al proveedor, se carguen valores del proveedor a otros datos del formulario, tales como su dirección, correo electrónico y teléfono de contacto. Esto se configura en la sección de dependencias del dato “Proveedor”.
Conclusión
En resumen, Qflow ofrece diversas formas de integración que permiten conectar de manera eficiente y flexible con sistemas externos, sin necesidad de programar. Ya sea a través de servicios web REST o SOAP, bases de datos SQL o la comunicación con Sharepoint, Qflow amplía las posibilidades de automatización y mejora la eficiencia de los procesos organizacionales. Al aprovechar estas funcionalidades, las organizaciones pueden lograr una mayor agilidad y eficiencia en la gestión de sus flujos de trabajo, optimizando su desempeño y obteniendo resultados más rápidos y precisos.
