Introducción
Cuando un empleado se ausenta, ya sea por vacaciones planificadas o imprevistos como una enfermedad, la organización se enfrenta al dilema de delegar sus funciones.
Qflow facilita este proceso, automatizando la asignación de suplencias, de manera tal que las tareas y sus respectivos permisos se trasladen al usuario encargado de cubrir el cargo; logrando así evitar atrasos en la toma de decisiones o perjuicios en la operativa de la empresa.
Desafíos que asume un suplente
Encargarse de la suplencia de un colega implica un desafío de responsabilidad y logística para cualquier empleado, quien debe enfrentar situaciones como:
Acceso a las tareas
Asumir las tareas de otro usuario requiere un conocimiento de las mismas y, por ende, el correspondiente acceso a la información relativa a estas. El conocimiento de las tareas facilita su rápida resolución y ordenamiento de acuerdo a las prioridades.
Responder por sí mismo
A la vez, el suplente debe ser capaz de tomar decisiones en lugar de su colega, velando por el normal funcionamiento de la organización, logrando desenvolverse ante posibles imprevistos y dudas que surjan durante su desempeño como figura reemplazante.
Llevar registro de las tareas realizadas
Cuando el empleado regresa de sus vacaciones, tanto él como sus superiores deben estar al tanto de las acciones tomadas por el suplente, para llevar un adecuado control del flujo de trabajo, así como evaluar las decisiones ejecutadas y actuar en función de las mismas.
La solución de Qflow
Qflow ofrece una funcionalidad para facilitar la asignación y ejecución de una suplencia. De esta manera, una vez asignada una suplencia en el sistema, el suplente asignado adquiere los permisos del usuario suplido durante el período elegido, permitiendo continuar el trabajo de manera natural por el tiempo en que este se ausenta.
El artículo Implementación de un Sistema Automatizado para Solicitudes de Vacaciones se destacan las ventajas que la automatización brinda a las solicitudes de ausencia dentro de una compañía.
Algunas características de la solución que Qflow ofrece para la gestión de suplencias en caso de vacaciones y ausencias son:
Permisos
Una vez asignado, el suplente tendrá acceso a las tareas del usuario suplido y los permisos suficientes para desempeñarlas durante el tiempo determinado. A la vez, el usuario suplido conservará sus permisos y podrá continuar visualizando y realizando acciones en sus tareas asignadas, sin importar que su suplente cuente también con permisos.
Soluciones agiles
Las suplencias no solo corresponden a vacaciones planificadas, sino también a ausencias por enfermedad o motivos de fuerza mayor. Al garantizar el acceso automático del usuario suplente a los procesos una vez aprobada la ausencia del usuario suplido; en caso de una emergencia, el suplente puede entrar en funciones rápidamente, evitando dilatar los procesos de la compañía a espera de un traspaso manual de los permisos.
Notificaciones automáticas
Como parte de su automatización, Qflow envía al correo electrónico y teléfono móvil del suplente las notificaciones que habitualmente recibiría el usuario suplido, garantizando el rápido conocimiento del estado de las tareas y procesos en curso.
100% auditable
La característica 100% auditable de Qflow garantiza que los usuarios habilitados puedan acceder al registro de quién y cuándo desempeñó una tarea, así como detalles de esta. La auditabilidad por parte de los usuarios administradores garantiza el registro de las tareas realizadas por el suplente, pudiendo volver sobre ellas en cualquier momento del proceso e incluso una vez reintegrado el usuario suplido.
Cómo definir suplencias con Qflow
La herramienta Qflow Team permite la edición de los usuarios de la organización, pudiendo definir una suplencia para cada usuario a partir del panel desplegable. Es allí donde se indicará el usuario encargado de suplirlo, así como las fechas contempladas en el reemplazo. Llegada la fecha definida para el inicio de la suplencia, los permisos de visualización y desempeño de tareas serán otorgados al suplente elegido.
Suplencias por proceso
Las suplencias también pueden definirse a partir del diseño de un proceso, añadiendo una tarea de código destinada a la asignación de un suplente como parte de un proceso de solicitud de vacaciones. Esta solución es parte de la plantilla Solicitud de vacaciones, disponible y lista para usar en Qflow.
Conclusión
La herramienta de gestión de solicitudes de vacaciones de Qflow facilita las suplencias, acelerando su implementación y logrando que los procesos de la empresa continúen su flujo natural, incluso cuando uno de sus empleados se ausenta.
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