La agenda de mejoras en los procesos empresariales y el uso de herramientas de próxima generación está creciendo con el impulso tecnológico. Va más allá de la automatización tradicional e implica la integración de tecnologías cognitivas para procesos más inteligentes. Una palabra lo resume todo: Automatización Inteligente de Procesos (IPA).
La Automatización Inteligente de Procesos (IPA) combina tecnologías/técnicas como la Inteligencia Artificial, la Automatización Robótica de Procesos (RPA) y otras para automatizar procesos. Plataformas como Qflow permiten a las empresas usar IPA y diseñar estratégicamente procesos automatizados.
En esta guía, descubriremos todo sobre la automatización inteligente de procesos.
¿Qué es la Automatización Inteligente de Procesos (IPA)?
La Automatización Inteligente de Procesos (IPA) se refiere a la aplicación de inteligencia artificial, aprendizaje automático, automatización robótica de procesos (RPA), visión por computadora y otras tecnologías/técnicas nuevas para automatizar procesos empresariales.
La convergencia de tecnologías lleva a la automatización «inteligente» de procesos, donde todas estas tecnologías trabajan juntas para agilizar y mejorar los procesos empresariales. Esto ayuda a automatizar procesos que de otro modo requieren inteligencia humana, como la extracción de datos, el análisis, la toma de decisiones y otros.
La IPA está destinada a asistir a los humanos en la realización de tareas rutinarias y repetitivas. Además de automatizar, también aprende y mejora el flujo de procesos con el tiempo. En pocas palabras, la IPA es una forma avanzada de automatizar procesos utilizando una combinación de las tecnologías y técnicas más recientes, especialmente la intersección de inteligencia artificial y tecnologías cognitivas.
¿Cuáles son sus componentes?
La automatización inteligente de procesos (IPA) utiliza diversas tecnologías para cumplir con la funcionalidad deseada. Sin embargo, los cinco componentes clave de la IPA son los siguientes:
- Inteligencia Artificial
Piense en la inteligencia artificial como el cerebro en la IPA. Le da al software la capacidad de realizar lo que requiere inteligencia humana, como comprender el contexto, personalizar respuestas y tomar decisiones. Por ejemplo, la inteligencia artificial en las herramientas de servicio al cliente ayuda con la personalización, el análisis de sentimientos y otros factores.
En la automatización inteligente de procesos (IPA), la inteligencia artificial utiliza tres técnicas principales:
- Aprendizaje Automático (ML): Involucra algoritmos que aprenden de los datos proporcionados.
- Procesamiento de Lenguaje Natural (NLP): Es la capacidad del sistema para interpretar y generar en lenguaje humano.
- Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR): Implica reconocer texto en imágenes, documentos y otros archivos.
Todas estas técnicas le dan a la IPA el cerebro para realizar tareas más avanzadas y automatizadas.
- Automatización Robótica de Procesos
La automatización robótica de procesos (RPA) es un manejador de tareas basado en reglas que puede realizar tareas repetitivas, como la entrada de datos, el procesamiento de pedidos y el llenado de formularios.
La RPA sigue reglas predefinidas al ejecutar tareas. No puede tomar decisiones ni aprender de las interacciones. Más bien, automatiza tareas repetitivas. Por eso, la RPA se utiliza con inteligencia artificial en la automatización inteligente de procesos.
- Gestión de Procesos Empresariales
La gestión de procesos empresariales (BPM) es un enfoque estructurado para mejorar los procesos empresariales. Implica métodos para identificar, diseñar, implementar, medir, mejorar y optimizar procesos empresariales.
En la automatización inteligente de procesos empresariales, la BPM ayuda a identificar y eliminar ineficiencias en los procesos. También puede mapear flujos de trabajo, monitorear el rendimiento y ayudar a optimizar la eficiencia con el tiempo.
- Herramientas de Automatización
La IPA involucra muchas herramientas de automatización que ayudan a automatizar diversos procesos. A menudo, estas herramientas cumplen tareas específicas, como habilitar comunicaciones, automatizar tareas comunes, agilizar el intercambio de datos y más.
- Datos
El último y principal componente de la IPA son los datos. La IPA utiliza datos para entrenar sistemas y generar respuestas relevantes. Por ejemplo, los datos históricos de clientes ayudan a los sistemas de inteligencia artificial a personalizar interacciones. También utiliza datos para aprender continuamente y mejorar el rendimiento.
Beneficios de la IPA
La automatización inteligente de procesos puede aportar muchos beneficios a empresas de todos los tamaños y sectores. Algunos de los principales beneficios son:
- Mayor Eficiencia: Reduce el tiempo y el costo de realizar tareas repetitivas y tediosas que consumen recursos humanos y atención. Al eliminar errores humanos y sesgos, la IPA también puede mejorar la calidad y precisión de las tareas.
- Productividad Mejorada: Permite a las empresas escalar sus operaciones y manejar mayores volúmenes de trabajo sin comprometer la calidad o velocidad. También puede liberar a los trabajadores humanos de tareas mundanas y permitirles centrarse en actividades más creativas y estratégicas.
- Control de Costos Operativos: Es clave para controlar los costos operativos. Alrededor del 30 % de los líderes empresariales informan una reducción en los costos laborales debido a la automatización de procesos de negocio.
- Mejora de la Satisfacción del Cliente: Ofrece servicios más rápidos y personalizados que cumplen con las expectativas y necesidades de los clientes.
- Ventaja Competitiva: Permite innovar y adaptarse a condiciones de mercado cambiantes.
¿Cómo aplicarla a un negocio?
Implementar la automatización inteligente de procesos (IPA) no es ciencia de cohetes. Requiere saber qué procesos automatizar, qué tecnologías usar y cómo configurarlas.
Los pasos típicos para aplicar la IPA a un negocio son los siguientes:
- Identificar los procesos a automatizar.
- Determinar las tecnologías y herramientas necesarias para automatizar esos procesos.
- Crear flujos de trabajo automatizados utilizando una herramienta confiable como Qflow Design, que utiliza notación BPMN para diseñar y automatizar tus flujos de trabajo.
- Implementar los procesos automatizados.
- Monitorear y actualizar regularmente los procesos.
Qflow aparece como una solución integral para implementar la IPA en tu organización, brindando las herramientas necesarias para diseñar, automatizar y monitorear tus procesos de manera eficiente, sin necesidad de conocimientos previos en programación.
Ejemplo de caso de implementación
OCA buscaba un sistema que se integrara con sus procesos externos ya implementados, con alta disponibilidad de respuesta y capacidad de recuperación de datos frente a fallos del sistema. Además, al tratarse de una empresa de servicios financieros, la seguridad cobraba especial relevancia, debiendo garantizarse un sistema de confidencialidad y permisos que resguarde los datos de la organización y sus clientes.
Para optimizar la gestión de procesos de OCA, Qflow implementó una IPA que automatiza toda la extensión de sus procesos, desde el inicio y respuesta de tareas hasta el mantenimiento de los flujos de trabajo; ahorrando un tiempo significativo y reduciendo errores.
Costos
A la hora de aplicar la IPA a la gestión de procesos, una organización debe tener en cuenta determinados costos fijos asociados a su implementación. Si bien los costos de la Automatización de Procesos Inteligente variarán según la complejidad de los procesos o las herramientas elegidas, entre otros factores, es esperable una inversión en las áreas:
- Licencias de software y mantenimiento: los costos dependen del proveedor, la cantidad de licencias y el soporte contratado.
Qflow Cloud ofrece planes de licenciamiento desde U$S11 por usuario por mes; con licencias que contemplan menor costo por usuario a mayor cantidad de usuarios activos. - Hardware e infraestructura: con costos variables según la escala y los requisitos de seguridad de los procesos, incluye Inversión en servidores, almacenamiento, redes y servicios en la nube.
- Implementación e integración: dependiendo de su personalización deseada y complejidad, abarca gastos relacionados con el diseño, desarrollo, pruebas y conexión con sistemas existentes.
- Gestión del cambio y formación: son aquellos recursos destinados a adaptar la organización a la IPA: capacitaciones, comunicación de beneficios y metas, entre otros. La preparación previa de la empresa influirá directamente en el costo final de inversión en esta área.
Desafíos y oportunidades
La automatización inteligente de procesos enfrenta desafíos y ofrece oportunidades que las empresas deben abordar estratégicamente.
Desafíos de la IPA
- Resistencia al cambio: La IPA introduce varias tecnologías nuevas en el lugar de trabajo, lo que naturalmente lleva a una resistencia al cambio. Los empleados pueden no entender los beneficios, sentirse reacios a cambiar sus flujos de trabajo o temer que la automatización reemplace sus trabajos.
- Complejidad: La IPA implica el uso de múltiples tecnologías y sistemas que deben integrarse y coordinarse. También requiere experiencia y conocimientos para diseñar, implementar, mantener y mejorar las soluciones de automatización.
- Seguridad: La IPA puede plantear riesgos de seguridad, ya que implica datos y procesos sensibles que deben protegerse contra accesos no autorizados o manipulaciones. También requiere cumplir con diversas regulaciones y estándares que rigen la privacidad y la seguridad de los datos.
- Ética: El uso de la IPA plantea preguntas éticas, ya que impacta a los trabajadores humanos y a los clientes de diversas maneras. Puede afectar el estado laboral, las habilidades, los roles, las responsabilidades y el bienestar de los trabajadores humanos. También puede influir en la confianza, el consentimiento, la equidad, la transparencia, la responsabilidad y la rendición de cuentas hacia los clientes.
Oportunidades con la IPA
- Automatización de flujos de trabajo: La IPA es una forma perfecta de automatizar flujos de trabajo de manera inteligente con IA, RPA y otras tecnologías. Ayuda a automatizar flujos de trabajo que consumen tiempo basados en disparadores establecidos, ahorrando tiempo y recursos significativos.
- Estandarización de procesos: La IPA brinda la oportunidad de estandarizar procesos y garantizar que las tareas se ejecuten de manera consistente en toda la organización. Al usar reglas o disparadores predefinidos, la ejecución de procesos se vuelve más eficiente, con menos errores y variabilidad.
- Impulsar la innovación: La IPA proporciona una forma de impulsar la innovación en los flujos de trabajo empresariales. Las empresas pueden pensar de manera innovadora, usar datos y análisis, y aprovechar tecnologías emergentes para automatizar y optimizar procesos. Por ejemplo, una empresa puede automatizar la entrada de datos de clientes, pero la automatización inteligente también ayuda a identificar tendencias de clientes y otros conocimientos.
- Mejor escalabilidad: La IPA facilita escalar operaciones en respuesta a demandas cambiantes. Los procesos automatizados pueden manejar mayores cargas de trabajo sin requerir recursos adicionales. Esto brinda a las empresas la oportunidad de acelerar sus estrategias de crecimiento.
- Apoyar a los clientes: La IPA optimiza el soporte al cliente. Por ejemplo, un chatbot con IA puede responder a las consultas de los clientes e incluso resolver autónomamente las comunes. Además, el chatbot puede proporcionar respuestas personalizadas, lo que mejora la satisfacción y fomenta la lealtad.
¿Cómo será el futuro de los procesos empresariales?
La Automatización Inteligente de Procesos (IPA) está revolucionando los procesos empresariales, ya que no solo se están automatizando, sino que también se están volviendo inteligentes. A medida que la IPA se convierta en algo más común, veremos más procesos automatizados donde los sistemas aprenden y se adaptan basándose en datos. Esto tendrá dos beneficios principales:
En primer lugar, será un cambio revolucionario en industrias como finanzas y retail para automatizar tareas complejas, como la detección de fraudes y la optimización del inventario. Además, mejorará las experiencias de los clientes con servicios personalizados y proactivos.
En general, el futuro de los procesos empresariales con la IPA parece más automatizado, inteligente y adaptativo para satisfacer las necesidades cambiantes de los clientes y la dinámica del mercado.
