Introducción
La automatización en la asignación de tarea qflow es una herramienta fundamental para su efectiva gestión, agilizando los tiempos de respuesta y probándose especialmente útil para la gestión de procesos dentro de cada equipo de trabajo en una organización.
Para implementarla, Qflow dispone de varias reglas de delegación automática de tareas, detalladas en el artículo Asignación automática de tareas en Qflow. En esta oportunidad, conoceremos las ventajas y formas de implementar la delegación automática de tareas al supervisor del solicitante.
Regla de supervisor directo
En primer lugar, Qflow presenta la posibilidad de definir que una tarea de aprobación o rechazo sea destinada al supervisor de un usuario, como puede ser el supervisor del usuario que inició el proceso. En estos casos, una vez iniciado el proceso, la responsabilidad de aprobarlo o rechazarlo será destinada al supervisor directo del usuario que rellena el formulario.
Entendemos por supervisor directo a aquel usuario directamente por encima del solicitante en la cadena jerárquica definida en el organigrama de la empresa. Por ejemplo, si la regla se aplica a un proceso de Solicitud de compra de suministros de oficina iniciado por un desarrollador, la primera tarea de aprobación será asignada al líder de su equipo de desarrollo.
Esta regla busca dirigir las tareas para ser aprobadas por un rol específico, garantizando que el usuario responsable cuente con la información y jerarquía necesaria para su respuesta. Para los líderes de equipo, su uso facilita una gestión detallada de los procesos iniciados por sus usuarios supervisados.
Regla de supervisor de
Por otra parte, Qflow ofrece una regla de asignación de tareas al supervisor del usuario iniciador, que funciona de manera más genérica que el caso anterior. En este escenario, la tarea de aprobación del proceso iniciado es asignada al supervisor directo del usuario iniciador, así como al supervisor de éste, continuando su ascenso por el organigrama.
Retomando el ejemplo planteado anteriormente, si se aplicara la regla de supervisor de, la tarea de aprobación de compra de los suministros sería asignada no sólo al líder de equipo del usuario solicitante, sino también al usuario responsable del área de desarrollo, supervisor de quien supervisa al usuario iniciador. De acuerdo a cómo se configure la regla, el proceso puede esperar por la respuesta de todos los asignados, del primero en responder, o de una cantidad o porcentaje determinado de respuestas.
El uso de esta regla tiende una red más amplia de usuarios con posibilidad de responder a la tarea, acortando los tiempos de resolución de esta al quitarla de los hombros de un único responsable.
Caso de uso: Solicitud de vacaciones
Veamos estas reglas aplicadas a un caso de uso cotidiano: una Solicitud de vacaciones.
Configurando los roles en Qflow Team
Echemos un vistazo al área de desarrollo de Qflow en Qflow Team. A la derecha del panel podemos ver a los usuarios que integran este nodo organizacional dentro de la compañía. Sin embargo, ¿cómo definimos al supervisor de cada equipo?
Haciendo clic derecho sobre el nodo a configurar, en este caso Software Factory, accedemos a Propiedades. En la vista de detalle desplegada encontraremos la pestaña “Supervisores”, en donde podemos ingresar a él o los usuarios encargados de supervisar ese nodo. En esta oportunidad, seleccionamos a Maxi Rial como líder del nodo Software Factory y guardamos los cambios realizados.
Por lo tanto Maxi Rial será el supervisor de todos los usuarios que integran Software. Sin embargo, dentro del organigrama establecido en Qflow Team encontramos dos equipos definidos dentro de este nodo: Equipo de Desarrollo y Equipo de Testing.
Para configurar un supervisor directo de los miembros de cada nodo, debemos repetir los pasos detallados anteriormente en ambos casos. Por ejemplo, ingresando a las Propiedades del nodo Equipo de Desarrollo, seleccionaremos a Fernanda Cánepa como supervisora.
Una vez guardada esta configuración, Fernanda será la supervisora asignada para el nodo Equipo de Desarrollo y Maxi Rial hará lo propio con Software Factory. De esta manera, Fernanda Cánepa será la supervisora directa de los miembros de Equipo de Desarrollo, pero en caso de aplicarse la regla Supervisor de, las tareas de aprobación de procesos iniciados por sus supervisados llegarán tanto a Fernanda como a Maxi.
Aplicando la regla en Qflow Design
Luego de configurar la organización del equipo en Qflow Team, es el turno de seleccionar la regla que vamos a aplicar al proceso.
Para ello, debemos ingresar a la pestaña roles de proceso en Qflow Design y seleccionar la regla deseada en la configuración del rol. Accediendo a los detalles del rol, marcamos la casilla Aplicar Regla y elegimos la opción correspondiente en el menú desplegable.
En el diseño del proceso, cuando destinemos una tarea al rol previamente asociado a la regla elegida, automatizamos la asignación de la tarea bajo la regla aplicada.
Conclusión
Automatiza la asignación de tus tareas con Qflow, optimizando la gestión de procesos por los supervisores. Tu respuesta de tareas más ágil y eficiente con Qflow. ¡Inicia tu prueba gratuita ahora e impulsa tus procesos!
