El propósito de este manual es explicar el
funcionamiento del administrador de procesos del negocio. El
administrador de procesos del negocio permite realizar operaciones
en los workflows: pausarlos, hacerlos retroceder, etc. Estas
operaciones pueden ser realizadas de forma masiva, es decir, es
posible seleccionar varios workflows simultáneamente para ejecutar
alguna operación sobre ellos.
Note que este administrador está deprecado,
y sólo puede ser usado con la instancia principal. Por más
información sobre las instancias, consulte el manual del
Administrador y Monitor del Sistema.
La primera vez que ejecute el administrador de
procesos de negocio, deberá indicarle a la herramienta cómo ésta
debe conectarse con el servidor. Esta sección también describe cómo
configurar los permisos de acceso a la herramienta.
Configuración de la conexión con el servidor
La primera vez
que intente abrir el administrador Q-flow mostrará la ventana en la
que se configura la conexión con el servidor de los servicios de
backend (Figura
1). La ventana muestra las
siguientes opciones:
·
Nombre del
servidor:nombre del
servidor con el que se desea conectar.
- Sub dirección: subdirección del servidor. Este dato también debe ser conocido
de antemano, pero por defecto es 6006 y, en general, no es
necesario modificarlo. Si 6006 no funciona, consulte al
administrador de la red.
- Información de ingreso:
-
- Usar mis credenciales de red: utiliza las credenciales del usuario
actual.
- Usar las siguientes credenciales: permite especificar un nombre de usuario y contraseña
que se utilizará para hacer la conexión con el
servidor.
- Conectar automáticamente: esta opción hace que la herramienta se conecte automáticamente
las próximas veces, utilizando esta configuración.
Figura 1 Conexión con el
servidor
Una vez
configuradas todas las opciones, haga clic en el botón “Conectar”
para conectarse al servidor seleccionado.
Opciones de seguridad
Las opciones de
seguridad permiten determinar quién puede y quién no puede acceder
al administrador de procesos del negocio, y en caso de poder
hacerlo, qué operaciones puede realizar.
Para acceder a la ventana de opciones
de seguridad, seleccione, en el menú “Herramientas”, la opción
“Opciones”. Q-flow mostrará una ventana como la que se muestra en
la
Figura
2.
Figura 2 Opciones
La primera
solapa de la ventana muestra diversos datos:
·
Nombre de la
herramienta
- Versión de la herramienta
- Usuario actual: usuario que está ejecutando la herramienta.
- Conectado a: nombre
del servidor con el que la herramienta está conectada.
La segunda
solapa (Figura
3) permite configurar el
acceso a la herramienta:
Figura 3
Seguridad
En la parte superior de la ventana
(donde dice “Nombre del rol o miembro organizacional”) se muestran
los roles de seguridad, grupos y usuarios que tienen acceso a la
herramienta. El botón “Agregar…” permite agregar roles de
seguridad, grupos y usuarios a la lista, y el botón “Eliminar”
permite quitar de la lista el elemento seleccionado. Por más
información acerca de los roles de seguridad, consulte el manual
que trata el modelo organizacional.
En la parte inferior de la pantalla
se muestran los permisos que tiene el elemento seleccionado. Hay
dos tipos de operación:
·
Acceder a la
herramienta: permite abrir
el diseñador de procesos del negocio.
·
Administrar la
seguridad: permite
modificar los permisos de acceso a la herramienta.
Descripción de la
interfaz de usuario
La Figura 4 muestra la
pantalla del administrador de procesos de negocio. A la izquierda
de la pantalla se muestra el árbol de paquetes (el concepto de
paquete se explica en el manual del diseñador de procesos del
negocio).
En la parte
derecha de la pantalla se muestran los workflows del paquete
seleccionado.
El significado
de cada una de las columnas que se muestran en la lista de
workflows es explicado en la sección “Datos de los workflows”.
Figura 4 Pantalla
principal
Para cada
workflow, se muestran los siguientes datos:
·
Id: identificador numérico y correlativo del
workflow.
·
Nombre: nombre del workflow.
·
Descripción:descripción del workflow.
·
Bandera: la bandera del workflow. Para todos los pasos de
un proceso se puede definir una bandera de inicio, y para algunos,
una bandera de finalización del paso. Cuando un workflow llega a un
paso, la bandera del workflow pasa a ser el texto de la bandera de
inicio de ese paso, y cuando el workflow abandona el paso, su
bandera pasa a ser la bandera de finalización de ese paso. La
bandera, por lo tanto, indica, de cierta forma, el estado del
workflow, o en qué punto del proceso se encuentra.
·
Fecha de
finalización:si el
workflow está finalizado, esta columna indica la fecha de su
finalización.
·
Nombre del
template:nombre del
template al que pertenece el workflow.
·
Nombre de la
versión:nombre de la
versión de template a la que pertenece el workflow.
·
Estado: estado del workflow. Los estados posibles
son:
o
Activo: el workflow está en ejecución y no tiene errores ni
está en espera. Un workflow puede estar en este estado si, por
ejemplo, está pasando de un paso a otro, o está ejecutando alguna
operación.
o
En espera: El workflow está esperando la acción de algún
usuario.
o
En error: por lo menos un hilo del workflow está trancado
debido a un error.
o
Finalizado: el workflow terminó su ejecución naturalmente
(llegó a un paso de fin).
o
Finalizado por el
usuario: el workflow fue
finalizado por algún usuario antes de llegar a un paso de
fin.
o
Pausado: alguien ha pausado el workflow y éste se
encuentra suspendido.
Para cada
workflow, además, se muestra un ícono con un color que indica su
estado. El ícono no hace distinción entre un workflow finalizado
normalmente y un workflow finalizado por un usuario.
Figura 5 Ícono que
indica el estado de un workflow
Para ver
información de cada hilo de un workflow, haga doble clic sobre el
workflow, o haga clic en el botón que está a la derecha del botón
de actualizar la lista de workflows (Figura 4).
Un clic en el
cabezal de cualquiera de las columnas que se muestran hace que la
lista sea ordenada utilizando los valores de esa columna. El orden
puede ser creciente o decreciente, y se indica mediante una
flechita que se muestra al lado del nombre de cada columna. Para
cambiar el orden de creciente a decreciente o viceversa, haga clic
nuevamente en el cabezal de la columna. Por ejemplo, si actualmente
la lista está ordenada por nombre de forma creciente, al hacer clic
sobre el cabezal de la columna Nombre la lista pasará a estar
ordenada de forma decreciente.
Acciones
Arriba de la
lista de workflows, hay una barra de herramientas que permite
realizar varias acciones (Figura 6). La mayoría de estas acciones se pueden realizar también
mediante un menú contextual que aparece al hacer clic sobre un
workflow con el botón derecho del ratón.
·
Actualizar árbol de
paquetes: actualiza el
árbol de paquetes para mostrar los cambios que ocurrieron desde la
última vez que se actualizó.
·
Filtros: se pude filtrar la lista de workflows por nombre
y por estado. Por más detalles, consulte la sección
“Filtrar la lista de
workflows”.
o
Filtro por
nombre:permite escribir un
texto para que la lista de workflows muestre solamente los
workflows cuyos nombres contengan ese texto.
o
Aplicar filtro por
nombre: filtra la lista de
workflows según el texto que fue escrito en el filtro por
nombre.
o
Filtro por
estado:permite seleccionar
un estado para que la lista de workflows muestre solamente los
workflows que estén en el estado seleccionado.
·
Actualizar lista de
workflows: actualiza la
lista de workflows para que refleje cambios que ocurrieron desde la
última vez que se actualizó. Por ejemplo, alguien puede haber
iniciado un workflow, y éste no aparece porque la lista se cargó
antes de que eso ocurriera. Para que aparezca, hay que actualizar
la lista.
·
Ver hilos de un
workflow: abre una ventana
que muestra los hilos del workflow seleccionado. La sección
“Hilos de un
workflow” explica el
funcionamiento de esa ventana.
·
Operaciones: acciones que permiten realizar operaciones
sobre los workflows. La sección “Operaciones sobre los workflows” explica cada operación
en detalle.
o
Pausar workflow
o
Reanudar workflow
o
Finalizar workflow
o
Eliminar workflow
o
Reintentar hilos en
error
·
Ver detalles del workflow: muestra en el navegador el
formulario de detalles del workflow en el sitio web. Por más
información acerca de ese formulario, consulte el manual del sitio
web de Q-flow.
·
Ver formulario de edición del workflow: muestra en el
navegador el formulario de edición del workfolow en el sitio web de
Q-flow. Por más información acerca de ese formulario, consulte el
manual del sitio web de Q-flow.
Figura 6
Acciones
Como lo indica la Figura
6, es posible filtrar la lista de
workflows.
Arriba y a la
izquierda de la lista de workflows hay una caja de texto en la que
se puede escribir un texto (en la Figura 6
Acciones, la caja de texto está
indicada con la etiqueta “Buscar un workflow”). Si usted hace clic
en el ícono que representa una lupa(como se muestra en la
Figura 6 Acciones), Q-flow le aplica
un filtro a la lista de workflows del paquete seleccionado, de modo
que sólo aquellos cuyos nombres contengan el texto ingresado en la
caja de texto sean mostrados en la lista. Si el texto ingresado es
un número, Q-flow busca el workflow cuyo identificador correlativo
sea ese número.
A la derecha de
la caja de texto que permite definir un filtro por nombres, hay una
lista desplegable que permite filtrar la lista de workflows según
su estado (“Filtrar workflows por estado”, Figura
6).
Las opciones que
se pueden seleccionar en la lista son todos los estados posibles de
los workflows:
·
Todos: se muestran todos los workflows del paquete
seleccionado.
·
Activo: muestra solamente los workflows activos. Los
workflows activos son los que están en ejecución (no están
finalizados ni pausados).
·
En espera: muestra solamente los workflows que esperan la
acción de algún usuario (por ejemplo, que un usuario conteste una
pregunta de un paso de pregunta).
·
En error: muestra solamente los workflows que tienen por
lo menos algún hilo en error.
·
Pausado: muestra solamente workflows pausados.
·
Finalizado: si se selecciona esta opción, la lista mostrará
solamente workflows que hayan finalizado. Workflows que hayan sido
finalizados por algún usuario también son incluidos.
Las operaciones
que se pueden realizar sobre los workflows son las
siguientes:
·
Pausar: pausa un workflow. Cuando un workflow está pausado,
no avanza, y las tareas pendientes de ese workflow ya no figuran
entre las tareas en espera. Para que un workflow pueda ser pausado,
al menos uno de sus hilos no debe estar avanzando.
·
Reanudar: vuelve un workflow pausado a su estado
original.
·
Finalizar: finaliza el workflow a la fuerza, es decir,
interrumpe su ejecución y lo da por finalizado.
·
Eliminar: permite eliminar de la base de datos un workflow
finalizado.
·
Reintentar hilos en
error: permite reintentar
la ejecución de todos los hilos del workflow que estén en estado de
error. Es equivalente a ejecutar la operación “Reintentar
ejecución” (ver más abajo) para todos los hilos, pero sin necesidad
de ejecutar esa operación hilo por hilo.
Para ejecutar
alguna de estas operaciones, haga clic con el botón derecho en el
workflow sobre el que desea aplicar la operación y seleccione la
operación en el menú contextual.
Figura 7 Operaciones
Es posible hacer
retroceder un workflow, o reintentar la ejecución de uno de sus
pasos. Estas operaciones, sin embargo, son operaciones que se
realizan sobre los hilos, y para ejecutarlas hay que abrir la
ventana de hilos del workflow.
También es
posible ejecutar una operación sobre varios workflows a la vez.
Para ello, seleccione varios workflows, dejando apretada la tecla
“Ctrl” y seleccionando los workflows uno a uno, y luego haga clic
con el botón derecho sobre alguno de los workflows seleccionados
para desplegar el menú contextual y seleccionar la operación que
desee ejecutar.
Si la operación
que se desea ejecutar no está disponible para todos los workflows
seleccionados, ésta no estará habilitada en el menú contextual. Por
ejemplo, no se puede reanudar un workflow que no está pausado, por
lo que si se selecciona un workflow pausado y un workflow activo
simultáneamente, la operación “Reanudar” no estará disponible. En
esos casos, hay que quitar de la selección los workflows que
impiden que aparezca la operación que se desea ejecutar.
Hilos de un workflow
La ventana de
hilos de un workflow muestra información de todos los hilos de un
workflow. Para abrirla, ejecute cualquiera de las siguientes
acciones:
·
Hacer doble clic en el
workflow
·
Hacer clic con el botón derecho en el
workflow y seleccione la opción “Ver hilos
·
Seleccionar el workflow y hacer clic
en el botón de “Ver hilos del” (el botón que está a la derecha del
botón de actualizar la lista de workflows; ver Figura
6).
La
Figura 8 muestra la ventana de hilos de un
workflow.
Figura 8
Hilos de un workflow
La columna que indica el nombre del paso actual
también tiene un semáforo que se pondrá rojo si el hilo está en
estado de error.
Un clic con el
botón derecho sobre uno de los hilos del workflow abre el menú
contextual del hilo. Éste presenta dos opciones, que corresponden a
las dos operaciones que se pueden ejecutar sobre un
hilo:
·
Reintentar ejecución:
es útil para hilos que están en
error. Esta operación reintenta la ejecución del último paso del
hilo, de modo que, si las circunstancias que provocaron el error
cambiaron, el hilo pueda continuar normalmente su ejecución. Es
normal utilizar esta operación junto con la de hacer retroceder, ya
que Q-flow deja los hilos en error una vez que uno los deshace. En
esos casos, se utiliza la operación de reintentar ejecución para
que el workflow continúe con su ejecución.
·
Hacer retroceder:
hace que el hilo retroceda hasta el
paso anterior al actual. Después del retroceso, el workflow queda
en estado de error, por lo que no avanza, y se puede repetir la
operación tantas veces como se desee, bajo ciertas
condiciones.
o
No se puede hacer retroceder un
hilo si éste tiene hilos hijos, a menos que todos ellos estén
ejecutando su primer paso. Por ejemplo, en el workflow de la Figura 9a, no se puede hacer retroceder el hilo
principal, porque tiene dos hilos hijos, y los pasos actuales de
éstos no son sus primeros pasos. En el workflow de la Figura
9b, sí se puede. Cada uno de los
hilos hijos está parado en su primer paso. Basta con que uno de los
hilos hijos no esté en esas condiciones para que no sea posible
hacer retroceder el hilo padre.
o
No se puede hacer retroceder un
hilo si su paso actual es el primer paso del
hilo. En ese caso,
se debe hacer retroceder el hilo padre. Es el caso de la
Figura 9b. En el caso de la
Figura 9a, sí se puede hacer
retroceder cualquiera de los hilos hijos.
o
No se puede hacer retroceder un
hilo finalizado, a menos que su hilo padre se encuentre en el paso
Separar que le dio origen. Cuando un workflow llega a un paso Separar, da origen a hilos
hijos del hilo en el que se encuentra ese paso. El momento en el
que el hilo padre continúa su ejecución depende de la configuración
del paso Unir correspondiente al paso Separar. Una opción, por
ejemplo, es que el hilo padre continúe ejecutándose ni bien uno de
sus hijos haya finalizado su ejecución. En este caso, no es posible
hacer retroceder el hilo, porque el hilo padre ya no está en el
paso de Separar.
Figura 9 Workflow con un hilo padre y
dos hilos hijos
En la ventana de
hilos también se puede seleccionar varios hilos para aplicarles una
operación a todos ellos.