Conociendo los procesos de aprobación en dos etapas
Uno de los procesos más solicitados por los clientes al utilizar Qflow es el de aprobación en dos etapas. Este proceso es adecuado para una gran variedad de casos de uso, como la solicitud de vacaciones, de compras, de ascensos de empleados, así como la generación de propuestas comerciales y contratos, entre otros.
En un proceso de aprobación en dos etapas, una persona o rol se encarga de revisar una solicitud, pudiendo aprobarla o rechazarla. En caso de ser aprobada, la misma es escalada para que una segunda persona, típicamente de mayor jerarquía, realice una revisión y aprobación final. De esta manera, la solicitud no se aprueba hasta que haya pasado por la aprobación de ambos revisores. Con este flujo, sólo las solicitudes que hayan pasado un filtro inicial llegan a la segunda etapa.
Ventajas de la aprobación en dos etapas
Este tipo de aprobación tiene varias ventajas. Por un lado, la aprobación final, generalmente realizada por una persona de alta jerarquía, recibe una evaluación ya digerida y aprobada por otro revisor, como el supervisor directo del solicitante. A modo de ejemplo, si un jefe recomienda el ascenso de un colaborador de su equipo, un gerente intermedio puede actuar como filtro inicial y si su evaluación es positiva, pasaría a la gerencia general para su evaluación final.
Por otro lado, la aprobación puede ser realizada por personas con diferentes visiones o perspectivas. En un proceso de solicitud de compras de insumos para la oficina, el primer aprobador, que es el jefe directo del solicitante, puede estar de acuerdo y aprobar en base a los intereses del sector. Sin embargo, al pasar a una segunda aprobación realizada por el sector de compras y aprovisionamiento, se analiza de manera más global, de acuerdo a los intereses y la salud económica de la organización.
Conociendo el template “Aprobación en dos etapas”
Qflow cuenta con una plantilla o template listo para usar llamado «Aprobación en dos etapas». A diferencia de otros templates de Qflow que son más específicos, esta plantilla es genérica y adaptable a muchos casos de uso distintos. Se puede utilizar como punto de partida para implementar procesos específicos de la organización o utilizarlo directamente para iniciar cualquier tipo de solicitud que necesite dos pasos de aprobación.
A continuación, se detallan los pasos principales del template “Aprobación en dos etapas”:
Formulario de solicitud
El solicitante ingresa el motivo, la fecha planificada, las acciones a realizar antes y luego de la fecha planificada, así como quién tomará el rol de primer y segundo aprobador. Más adelante veremos cómo podemos personalizar para que no sea necesario que el solicitante asigne a sus aprobadores. También es posible agregar comentarios adicionales y archivos adjuntos.
Aprobación 1
La tarea llega al usuario elegido como «Aprobador 1», quien puede ver toda la información ingresada por el solicitante. A su vez, puede decidir cambiar la persona asignada para la segunda aprobación.
El aprobador puede agregar comentarios, que son requeridos en caso de rechazar la solicitud. Si la aprueba, el proceso pasa a la segunda etapa. Si la rechaza, la solicitud se finaliza sin pasar por la “Aprobación 2”.
Aprobación 2
Esta tarea es asignada al usuario del rol “Aprobador 2”. El mismo puede ver la información de la solicitud, así como los comentarios realizados por el solicitante y el primer aprobador. Si el segundo aprobador aprueba la solicitud, entonces esta es aprobada definitivamente.
Solicitud aprobada
Esta es una notificación que le llega al solicitante, indicando que su solicitud fue aprobada, pudiendo ver toda la información del proceso, incluyendo los comentarios realizados por los aprobadores.
Notificar rechazo
En caso de que la solicitud haya sido rechazada tanto en la primera como en la segunda aprobación, el solicitante recibirá una notificación con los comentarios de la razón del rechazo.
¿Cómo se puede personalizar aún más el proceso?
La plantilla «Aprobación en dos etapas» de Qflow es completamente personalizable para adaptarse a los procesos específicos de cualquier organización. Para lograr una mayor personalización, se pueden considerar las siguientes opciones:
- Agregar, editar o eliminar los campos o datos a los formularios. Por ejemplo, se puede agregar un campo de urgencia.
- Modificar el flujo del proceso, pudiendo agregar tareas, notificaciones y condiciones.
- Definir los actores o roles de acuerdo al caso de uso específico. En este template, están definidos para ser asignados por el solicitante o por el aprobador en la ejecución del proceso. Esto se podría cambiar para que estén fijos a nivel del diseño del proceso, como por ejemplo, asignando una tarea al rol “Gerente general” o utilizando reglas de roles. Mediante la utilización de la regla “Supervisor directo de”, el aprobador sería automáticamente asignado al jefe directo del solicitante.
- Si se necesitan reglas de negocio específicas para determinar cuándo se necesita una segunda aprobación, se pueden personalizar las condiciones. Por ejemplo, si una propuesta comercial es crítica para la organización, se puede configurar la condición para requerir una segunda aprobación de su redacción.
Cómo potenciar aún más los templates existentes con la aprobación en dos pasos
Qflow ofrece varias plantillas o templates diseñados para casos de uso específicos. Algunos de ellos ya tienen definida una aprobación en dos etapas, como por ejemplo el template de “Solicitud de compras”. En este template, se requiere una aprobación adicional si el monto supera un umbral específico.
Sin embargo, muchos de los otros templates podrían beneficiarse de contar con una aprobación en dos pasos. Por ejemplo, el template de «Solicitud de vacaciones», que actualmente requiere la aprobación del supervisor directo, podría tener una aprobación adicional de un gerente. De igual manera, en el template de «Aprobación de documentos» se podría agregar una aprobación final posterior a la revisión del documento.
Para esos casos, en lugar de utilizar la plantilla «Aprobación en dos etapas», se recomienda modificar las plantillas existentes para incluir la aprobación adicional necesaria. Si tienes dudas acerca de cómo diseñar un proceso de aprobación de dos etapas, te recomendamos que consultes nuestros videotutoriales, los cuales explican de forma clara y sencilla cómo crear un proceso de aprobación personalizado desde cero.
Conclusión
En conclusión, la plantilla de «Aprobación en dos etapas» de Qflow es una herramienta muy útil para automatizar y gestionar eficazmente los procesos de aprobación en cualquier organización. Al implementar este proceso, se pueden obtener importantes beneficios, como asegurar una evaluación más rigurosa y organizada. Además, el template puede ser personalizado para adaptarse a las necesidades específicas de cada organización.
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