Introducción
En un mundo regido por las actualizaciones tecnológicas, el área de TI de una organización cobra especial protagonismo, cargando sobre sus hombros la responsabilidad de controlar el normal funcionamiento informático de las operaciones de tu empresa. Para optimizar la gestión de TI, Qflow ofrece una serie de herramientas idóneas para la automatización de tus procesos, optimizando su tiempo de resolución.
¿En qué consisten los procesos de TI?
En la actualidad, toda organización respalda sus operaciones con infraestructura tecnológica, tanto en forma de hardware como software funcional a las actividades de la empresa.
Para garantizar su funcionamiento, el área de TI (Tecnología de la información) se especializa en la administración y gestión de los recursos tecnológicos de la organización, el soporte en caso de fallas o incidentes y la actualización constante de herramientas.
Procesos de TI con BPM
Cada organización se enfrenta a una serie de procesos de TI variados, cada uno con sus respectivos desafíos y exigencias. Para una resolución de procesos efectiva, una herramienta de BPM como Qflow puede convertirse en tu mejor aliado.
Veamos algunos de los procesos de TI que puedes impulsar con Qflow:
Help Desk
En caso de fallas o inconvenientes con las herramientas de trabajo dentro de una organización, los colaboradores suelen requerir el soporte del área de TI. Para gestionar cada caso de manera efectiva, Qflow permite diseñar y automatizar las solicitudes de Help Desk, asegurando una rápida respuesta.
De esta manera, el usuario completa un formulario especificando el problema y su caso es asignado a un colaborador del área de TI, encargado de resolverlo.
Como vimos en el artículo Asignación de tareas equitativa con Round Robin, al realizar la asignación del ticket de Help Desk de manera secuencial y cíclica, se evita la sobrecarga de tareas para un usuario, garantizando resoluciones más rápidas de los procesos de Help Desk.
Mantenimiento de software
El mantenimiento periódico de software es una de las tareas más consistentes del área de TI. Para simplificar la implementación de mejoras y actualizaciones, el proceso de mantenimiento puede automatizarse con Qflow.
En primer lugar, se anuncia la actualización del sistema con una tarea de notificación con alcance a todos los usuarios. A continuación, los encargados del mantenimiento pueden realizar un backup enviando tareas a base de datos, con vencimiento en fecha previa a la actualización. Por último, se verifica el resultado del mantenimiento y en caso de ser exitoso, se notifica a los usuarios de los cambios realizados. De presentarse errores, el proceso puede diseñarse para preveer su revisión y corrección.
Gestión de incidentes
Toda gestión de incidentes inicia por el reporte de un error. Idealmente, un formulario de reporte debe incluir la mayor cantidad de datos posibles, como la fecha y hora en que fue detectado, una captura de pantalla del error, los pasos necesarios para que un colaborador del área de TI pueda reproducirlo, el nivel de prioridad de su resolución y una descripción detallada.
Una vez iniciado el proceso, el caso es evaluado y derivado al área de desarrollo o infraestructura, dependiendo del escenario. Gracias a la herramienta de integraciones de Qflow, el proceso podrá generar un ticket a través de una tarea de integración con una herramienta como Jira, Redmine o Mantis.
Solicitud de permisos para un sistema
Cuando un colaborador requiere de permisos para el uso de un sistema, el canal que utilice para solicitarlos puede afectar la velocidad en la que sean otorgados. Un correo electrónico o mensaje al área de TI puede perderse entre otros pedidos y notificaciones.
Sin embargo, automatizando las solicitudes mediante una herramienta como Qflow, la organización simplifica el otorgamiento de nuevos permisos, manteniendo el normal flujo de trabajo de todos los colaboradores y evitando cuellos de botella.
Onboarding
El ingreso de un nuevo colaborador a la organización conlleva sus propios desafíos. En el área de tecnología, la presencia de un nuevo integrante en la empresa requiere de instancias como la entrega de equipamiento (computadora portátil, mouse, auriculares, etc.), la creación y el alta de usuario en todos los sistemas, otorgar los permisos necesarios, entre otros pasos.
En el artículo Automatiza tu proceso de negocio con Qflow en 5 simples pasos, el diseño de proceso de Onboarding contempla una tarea de usuario asignada al área de TI, destinada a dar acceso a los sistemas internos; a la que podrían añadirse otras tareas inherentes al área técnica necesarias para la adecuada integración de un nuevo miembro de la empresa.
Offboarding
De igual manera, en el caso de un colaborador que se desvincula la empresa, el proceso de offboarding deberá contemplar la baja del usuario en todos los sistemas (incluido el Active Directory), así como la devolución del equipo otorgado en préstamo durante su trabajo en la organización.
La automatización de tareas en casos de offboarding permite llevar un registro y control detallados de cada paso a seguir, minimizando el margen de error y permitiendo una transición armoniosa tanto para el colaborador que se separa de su puesto, como para la organización.
Conclusión
Un sistema de automatización de procesos de TI diseñado para satisfacer las necesidades de tu organización, optimizará la resolución de todas las cuestiones asociadas a la tecnología; garantizando soluciones rápidas para tus colaboradores, actualizaciones periódicas para mantener tu empresa a la vanguardia y el orden necesario para que el área de TI pueda trabajar de forma eficiente.
Comienza a usar Qflow hoy y centraliza tu gestión de procesos de TI en un sólo lugar.
