Introducción
El tiempo es un factor clave para garantizar la eficiencia de una organización, en especial dentro del contexto empresarial actual. Sin embargo, la optimización del tiempo suele representar un gran desafío en algunos procesos decisivos de una empresa, como son las votaciones de las juntas directivas.
La toma de decisiones por parte de juntas directivas es un paso ineludible para el normal funcionamiento de las organizaciones; sin embargo, el formato tradicional de reuniones que albergan extensos debates no es suficiente para competir con las exigencias del mundo actual.
Dificultades en la toma de decisiones
Con reuniones de periodicidad determinada ya preestablecidas, discusiones importantes deben ser aplazadas en espera de fechas pactadas; e incluso siendo tratadas en una reunión, las decisiones pueden dilatarse en argumentaciones que no alcanzan un consenso al ritmo deseado.
Alternativas tecnológicas deficientes
Si bien existen herramientas tecnológicas para agilizar la toma de decisiones, correos electrónicos, teleconferencias o formularios online se han mostrado insuficientes en el objetivo de dinamizar el proceso de decisión. Brindar a los miembros de la junta la información necesaria, permitir comentarios y simplificar las votaciones son factores imprescindibles que no logran satisfacerse en simultaneo por ninguna de las alternativas mencionadas.
El impacto de las decisiones ágiles
La toma de decisiones ágiles y efectivas tiene múltiples beneficios en la productividad de una organización, como por ejemplo:
Ventajas para con la competencia
La diferencia entre tener que esperar días para resolver un nuevo paso mediante una reunión o hacerlo de manera remota e inmediata, puede ser el factor decisivo que posicione a una organización en ventaja frente a su competencia.
Para con los empleados
Las decisiones ágiles pueden convertir a la velocidad en el aspecto que distinga a la organización en el manejo de problemas internos, satisfaciendo a los empleados y logrando una mayor permanencia dentro de la empresa.
Como medida económica
Las decisiones rápidas y efectivas no sólo brindan soluciones inmediatas a imprevistos, sino que previenen inconvenientes en el normal funcionamiento de una organización; evitando perder dinero y recursos en resolver los problemas incrementados con el paso del tiempo.
Consecuencias de no agilizar decisiones
Cuando las decisiones se prologan en el tiempo, la compañía sufre las consecuencias que la falta de acción arrastra, tanto en las ganancias como en la solución de problemas interna. La dilatación de la resolución de problemas impide un posicionamiento destacado de la organización con respecto a su competencia, alejando potenciales nuevos clientes y enlenteciendo el crecimiento de la empresa.
La solución de Qflow
Qflow ofrece una solución a este dilema a través de la toma de decisiones por votación. La información es compartida con los miembros de la junta, habilitado su votación remota, ágil e informada.
Todo sobre respuestas de tareas y aprobaciones
Una potente herramienta BPM como Qflow, permite la optimización de los procesos de negocios a través de funcionalidades diseñadas para la respuesta de tareas y toma de decisiones, entre las que se encuentran: aprobaciones, respuestas parciales y decisiones por votación.
Descubrí un ejemplo práctico sobre cómo definir las votaciones de junta directiva en este artículo: Optimiza tus decisiones con Qflow: Todo sobre respuestas de tareas y aprobaciones.
Decisiones por votación en Qflow
En casos de decisiones por votación, Qflow cuenta con un abanico de funcionalidades que facilitan y agilizan el proceso para garantizar votaciones efectivas; incluyendo:
Compartir información
Para que la toma de decisiones remota sea efectiva, debe garantizarse el fácil acceso a la información de contexto. Un acceso directo y transparente a la misma, habilita a los integrantes de la junta directiva a analizar cada factor en juego antes de emitir su voto. Al compartirse la información a través de un único canal de comunicación, los votantes tienen la tranquilidad de poder analizarla de manera directa y equitativa garantizada para todas las partes.
Accesibilidad
Qflow permite que los usuarios accedan a la votación desde cualquier dispositivo, expandiendo las posibilidades del voto remoto a las posibilidades que brinda la portabilidad de un teléfono móvil.
Comentarios habilitados
En la instancia de evaluación de la propuesta sometida a votación, Qflow permite la realización de preguntas y comentarios más allá del envío del voto. Si bien esta funcionalidad no suple al debate presencial, habilita el despeje de inquietudes previo a la decisión.
Abstención
Al igual que en una votación presencial, Qflow contempla la posibilidad de aprobar y rechazar una propuesta, así como abstenerse de emitir un voto.
Consenso
Cada votación puede configurarse de acuerdo al consenso requerido para su aprobación, ya sea unanimidad, mayoría simple o compleja. Qflow hace posible determinar porcentajes o cantidad de votos necesarios, discriminando la cantidad de respuestas necesarias para seguir adelante.
Preparar las reuniones presenciales
En caso de no lograse un sólido consenso, o en caso de no existir presiones de tiempo, las decisiones pueden ser eventualmente tomadas de manera tradicional, en reuniones presenciales. Al utilizar Qflow previo a estas instancias, la votación se ve enriquecida a través del análisis anterior de la información de contexto, incrementando la productividad de las reuniones.
Conclusión
En resumen, Qflow contribuye con la efectividad de las organizaciones al brindar una herramienta que facilita la toma de decisiones informada, ágil y remota. Permite una distribución automática de la información, emitir comentarios previos a la votación, aprobar, rechazar o abstenerse de emitir un voto.
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