- 1. Aprende cómo estandarizar procesos de trabajo
Aprende cómo estandarizar procesos de trabajo
La estandarización de procesos de trabajo se ha convertido en un aspecto crucial para el rendimiento de una organización. Pero ¿cómo estandarizar procesos de manera óptima?
En Qflow contamos con una amplia experiencia en estandarización de procesos. Nuestra herramienta BPM está diseñada para simplificar cada paso, ofreciendo un marco para mapear, automatizar y monitorear tus procesos.
En este artículo explicaremos en qué consiste la estandarización de procesos, adentrándonos en su importancia, beneficios y desafíos; con el objetivo de mejorar la eficiencia y calidad operativa de una organización, en busca de su crecimiento sostenible a largo plazo.
¿Qué es la estandarización de procesos de trabajo?
La estandarización de procesos de trabajo es la práctica de organización de los objetivos, tareas y etapas que conforman un proceso, con el objetivo de unificar los procedimientos de una organización.
La estandarización de procesos es un paso fundamental en el camino hacia la madurez en la gestión por procesos. Cuando los procesos de negocio de una organización se encuentran estandarizados, es posible replicarlos y documentarlos sistemáticamente, alcanzando una rutina en las operaciones.
¿Cuál es su importancia?
La estandarización de procesos evita la aparición de variables en la resolución de cualquier conjunto de tareas definidas para el funcionamiento de una empresa. Si los procesos pueden ser replicados, entonces pueden ser automatizados, impulsando considerablemente la eficiencia de una organización.
Alcanzar una consistencia en los procesos de negocio es vital para la productividad de una organización, facilitando el cumplimiento de normativas inherentes a la gestión de calidad, como ISO 9001. La nivelación de procesos mejora así la calidad de los servicios brindados, incrementando la satisfacción de clientes y colaboradores a la vez que reduce los costos de producción.
¿Cómo estandarizar procesos en una empresa?
Para estandarizar los procesos en una empresa de manera exitosa, es preciso realizarlo de forma paulatina, siguiendo una serie de pasos recomendados.
- Evaluar la situación actual. Antes de iniciar el camino de estandarización de procesos, es necesario analizar los procesos actuales de la organización e identificar debilidades y fortalezas en su ejecución.
- Definir objetivos. Para monitorear la efectividad de la estandarización de procesos, la organización debe establecer metas a alcanzar con su implementación. ¿Qué debilidades reconocidas en el paso previo busca fortalecer con la nivelación de procesos?
- Encontrar la herramienta ideal. Elegir el software adecuado es indispensable para disfrutar las posibilidades que una herramienta BPM brinda en la estandarización de procesos. Luego de encontrar la solución deseada, deberán estudiarse las opciones de adquisición y licenciamiento del software, para comenzar a implementarlo en la organización.
- Diseñar un plan de implementación. Identificar qué procesos estandarizar primero, estimando el tiempo y los recursos necesarios para su modelado, configuración y testeo.
- Capacitar a los empleados. Qflow ofrece un curso de 24 horas para formar a sus usuarios en la herramienta, además de disponibilizar manuales y tutoriales sobre sus usos y funciones.
- Mapear el proceso. Diseñar el proceso, desde su evento de inicio al de finalización, definiendo tareas y roles que conforman el proceso.
- Realizar iteraciones. Una vez mapeado, el proceso debe ser puesto a prueba para garantizar su correcto funcionamiento, involucrando a los distintos usuarios que van a trabajar con las tareas y realizando las correcciones pertinentes.
- Documentar. Llevar un registro de los procesos realizados, incluyendo fechas, usuarios responsables de cada tarea y respuestas ingresadas.
Ejemplo de estandarización de procesos
Tomemos como ejemplo un proceso de Gestión de incidentes, necesario para automatizar el reporte y la solución de incidentes detectados en las operaciones de una organización. Estos procesos demandan de una agilidad particular en su resolución, debiendo evaluar y solucionar los incidentes rápidamente para evitar la generación de cuellos de botella. Para asegurar una gestión óptima de la Gestión de incidentes, los aspectos que conforman el proceso deben estandarizarse:
- Etapas: las etapas de un proceso de Gestión de Incidentes contemplan la recepción del formulario inicial de reporte con los datos requeridos, la evaluación del reporte, la asignación del incidente al área de la empresa especializada y su resolución. De ser necesario, pueden presentarse pasos adicionales como la solicitud de información extra.
- Evaluación: la solución ofrecida para el incidente reportado puede ser evaluada por el usuario solicitante, así como por un referente de área, monitoreando así la calidad de las resoluciones.
- Integraciones: Una herramienta BPM como Qflow permite la integración del proceso de gestión de incidentes con herramientas externas, disparando la generación de un ticket en Jira, Redmine o Mantis para registrar la información sin esfuerzos.
- Documentación: en el caso de la gestión de incidentes, la documentación es un recurso crítico para su optimización. Frente a reportes de incidentes similares, la documentación permite aplicar soluciones que fueron exitosas en el pasado, así como detectar errores más profundos en las operaciones de la empresa.
Beneficios de estandarizar procesos
La estandarización de procesos de trabajo supone un impulso en la eficiencia de la organización, resolviendo los problemas que obstaculizan su crecimiento.
- Agilización. Una de las principales claves de la eficiencia, los procesos estandarizados y automatizados mediante herramientas como Qflow, son resueltos de manera veloz por colaboradores capacitados.
- Menor riesgo. La estandarización de procesos funciona como una guía para su resolución. En consecuencia, los procesos replicables tienen menor márgen de error, reduciendo los riesgos en su gestión.
- Colaboradores satisfechos. La estandarización de procesos de trabajo, evita la sobrecarga de los colaboradores, permitiendo la sencilla delegación de tareas frente a la ausencia o saturación de los usuarios asignados. Qflow cuenta con una serie de reglas de delegación disponibles para optimizar la asignación de tareas, alivianando la carga de trabajo de los colaboradores.
- Clientes satisfechos. De igual forma, la agilización y efectivización en la gestión de procesos deviene en una mayor satisfacción de los clientes, quienes ven optimizada su adquisición de bienes o servicios.
- Auditorías más sencillas. La documentación de los procesos facilita el monitoreo, brindando herramientas accesibles para la auditoría de procesos.
Dificultades al momento de estandarizar procesos
Como explicamos en el artículo Innovación en gestión de procesos: implementando Qflow Cloud en tu organización, para estandarizar sus procesos, una organización debe garantizar el cumplimiento de ciertos requisitos, afrontando los desafíos que esto conlleva.
- Elección de la herramienta. Considerando la amplia oferta de herramientas BPM disponibles en el mercado, el estudio de las distintas opciones y la elección del software ideal para la estandarización de procesos supone un desafío; debiendo comparar cuidadosamente las funcionalidades ofrecidas con las necesidades de la organización.
- Costo de implementación. La estandarización de procesos supone una inversión en materia de tiempo y recursos; incluyendo la adquisición de licenciamientos de la herramienta BPM elegida, así como las horas de trabajo que el equipo de colaboradores debe destinar a conocer el software, modelar e iterar los procesos.
- Capacitación. El éxito de la estandarización de los procesos está condicionado por el equipo de colaboradores involucrado en su implementación. La capacitación de los usuarios del proceso en el uso de la herramienta elegida supone un desafío que implica estudio y práctica.
- Cumplimiento de normativas. A la hora de estandarizar sus procesos, la organización debe garantizar que sus objetivos y procedimientos se alineen con los requerimientos de las normativas del área. De lo contrario, su cumplimiento se verá obstaculizado.
Qflow como aliado en la estandarización de procesos
Hemos comprendido que la estandarización de procesos supone abrumadores beneficios para las operaciones de una organización, volviéndose indispensable para su competencia. Sin embargo, los pasos involucrados en su implementación pueden significar un desafío considerable. Es allí donde una herramienta como Qflow se convierte en el aliado ideal.
Qflow es una herramienta BPM pensada para diseñar, documentar, automatizar, controlar, medir y mejorar los procesos de negocio. A la hora de estandarizar procesos de trabajo, Qflow proporciona un marco para mapear, automatizar y monitorear los procesos.
Algunos aspectos que posicionan a Qflow como la mejor alternativa para la estandarización de procesos son los siguientes:
- No requiere conocimientos técnicos. Cualquier usuario puede capacitarse para el uso de Qflow. Con una herramienta de diseño intuitiva, Qflow permite mapear tus procesos en notación BPMN con facilidad y rapidez.
- Procesos automatizados. Qflow automatiza los procesos de negocio, dejando atrás la gestión manual de tareas, optimizando los tiempos de respuesta y la efectividad en las operaciones. Mediante actividades estandarizadas, reduce el márgen de error, velando por la satisfacción de tus clientes.
- 100% Auditable. Qflow genera registros de auditoría para cada acción realizada en la plataforma. Su sistema de documentación te permitirá tomar decisiones basadas en evidencia real, facilitando la realización de auditorías, así como la detección de fallas en las operaciones.
- Colaboraciones. Mediante notificaciones, alertas y comentarios en los procesos, Qflow facilita la colaboración, centralizando las actividades de la organización en una única plataforma.
Conclusión
La estandarización de procesos de trabajo es indispensable para la organización y unificación de las actividades de una organización.Esto implica establecer objetivos, seleccionar las herramientas idóneas y capacitar al personal para impulsar la eficiencia de las operaciones.
En este contexto, Qflow aparece como una solución integral para la estandarización de procesos, ofreciendo una plataforma amigable, pensada para la automatización, documentación, ejecución y continua mejora de los procesos de negocio, llevando a tu organización al siguiente nivel. Prueba Qflow hoy y disfruta los beneficios de una estandarización de procesos eficiente.
