¿Por qué son importantes las integraciones del BPM?
Con la llegada de su nueva versión 5.5, Qflow incorpora la funcionalidad Conectores que facilitará tu gestión de procesos, permitiéndote integrar las herramientas de uso habitual con Qflow para optimizar la eficiencia de tu organización.
En tiempos donde la tecnología cumple un rol crucial en la gestión empresarial, la buena comunicación entre herramientas se hace tan importante como el intercambio entre colaboradores y equipos. Gracias a las integraciones, tu empresa podrá adaptarse mejor a los cambios del entorno empresarial, respondiendo de manera ágil y efectiva a las nuevas demandas del mercado.
Además, al incorporar los conectores al diseño de tus procesos en notación BPMN, el monitoreo de cada paso de tus gestiones, incluyendo la intervención de otras herramientas, será más sencillo. De esta manera, podrás tomar decisiones informadas y realizar un seguimiento constante del rendimiento de tus procesos, garantizando que se correspondan con los objetivos estratégicos de tu organización.
El resultado final es un mejor rendimiento empresarial, ya que las empresas no solo pueden operar de manera más eficiente y adaptable, sino que también pueden mejorar continuamente sus procesos y resultados, manteniéndose competitivas en el mercado.
¿Cómo lo hacemos en Qflow?
Los conectores de Qflow facilitan la integración con una variedad de herramientas externas de manera simple y sin necesidad de programación adicional. Ahora, los usuarios pueden llevar la automatización de procesos a un siguiente nivel y conectar sus procesos creados en Qflow con algunas de las herramientas más utilizadas en el entorno organizacional.
Puedes configurar los conectores a través de las Tareas de Servicio en Qflow Design. Al abrir una Tarea de Servicio, primero se debe seleccionar la aplicación deseada y luego la acción correspondiente, como «Crear incidencia» o «Agregar comentario a incidencia».
Se puede usar un parámetro de aplicación ya creado o crear uno nuevo, proporcionando los parámetros necesarios para la conexión con terceros. Una vez que conectes nuevamente con la aplicación, podrás seleccionar el parámetro ya creado.
Luego, se deben completar los parámetros de entrada y salida necesarios para la acción seleccionada, algunos de ellos obligatorios, que pueden incluir textos, fechas, documentos, booleanos, números y GUID. Los parámetros podrán completarse usando datos de aplicación y parámetros de aplicación. Al finalizar la configuración, se selecciona «Finalizar» para que el conector esté listo para su uso en el proceso.
En la documentación puedes encontrar un paso a paso de como configurar un conector, así como los distintos requerimientos de cada integración. Recuerda que la ejecución de estos conectores tiene un consumo específico de Q-points. Para obtener información sobre el consumo de Q-points de los conectores, se puede acceder a la sección de consumo de Q-points.
¿Qué tipos de integraciones ofrece Qflow?
Qflow ofrece una variedad de conectores que integran aplicaciones y servicios esenciales, mejorando la eficiencia y automatización en la gestión de flujos de trabajo. Estos conectores facilitan tareas como la firma de documentos, la gestión de citas o la difusión de mensajes. Conocelos:
Firma electrónica
El conector DocuSign llegó para simplificar tu gestión de contratos y documentos. A través de esta integración, podrás enviar documentos para su firma electrónica, garantizando seguridad y eficiencia en el manejo de documentación importante.
Además, podrás consultar el estado de las solicitudes de firma enviadas, cancelar solicitudes pendientes y obtener los documentos firmados para su debido almacenamiento.
Administra tus reuniones
Mediante integraciones con Outlook y Google Calendar, Qflow permite que agendes tus reuniones como parte del propio flujo de gestión de un proceso empresarial.
Al incorporar este conector a tu diseño de flujo, podrás crear, modificar y eliminar reuniones en tu herramienta de calendario elegida, notificando a los demás colaboradores ante cada modificación en la agenda.
Crear cards en tableros de gestión de proyectos
Qflow permite una gestión integral de proyectos y tareas mediante sus integraciones con Redmine, Jira y Trello.
Con el conector de Redmine, se pueden gestionar peticiones de proyectos, incluyendo la creación, modificación y eliminación de las mismas.
El conector de Jira incorpora diversas funcionalidades para la gestión de incidencias, permitiendo crear, eliminar y comentar incidencias, así como actualizar su fecha de vencimiento, prioridad, estado y usuarios asignados.
Por último, Qflow permite la administración de tarjetas en los tableros de Trello, ofreciendo opciones para crear, eliminar, mover, agregar comentarios y modificar las asignaciones de usuarios, optimizando así la colaboración y productividad del equipo.
Publicar mensajes en canales de conversación
Con los conectores de Microsoft Teams y Slack puedes comunicar novedades relevantes de tus procesos a través de mensajes en canales de conversación, impulsando la comunicación efectiva dentro de los equipos.
En ambos casos, las integraciones permitirán publicar un mensaje de texto directamente en un canal específico de Microsoft Teams o Slack, manteniendo a todos los miembros del equipo informados y sincronizados.
Inteligencia artificial
Con el auge de la Inteligencia Artificial, qué mejor para impulsar tus procesos que integrarlos a la principal aplicación de chatbot con IA.
El nuevo conector de Qflow utiliza la inteligencia artificial de OpenAI para generar respuestas por los modelos de ChatGPT a partir de mensajes o moderar contenido enviado a través de la plataforma. Ahora, podrás traducir documentos automáticamente o resumir textos al instante como parte de tu flujo de trabajo.
Caso de uso
Veamos un ejemplo donde los conectores de Qflow potencian la gestión de un proceso de resolución de incidentes.
En este caso, el flujo inicia con el ingreso de un reporte de incidente, realizado por un cliente de la organización. Una vez recibido el reporte, el primer paso del proceso es notificar al equipo encargado de resolver los incidentes, en este caso mediante un conector de Microsoft Teams, aunque lo mismo podría hacerse con Slack si esta fuera la herramienta predilecta de la empresa.
Luego de alertar a los técnicos de la presencia de un reporte, el proceso crea una incidencia dentro del proyecto indicado en Jira con la información recabada en el formulario de inicio de proceso. En el caso de Jira, la configuración del conector solicita que completes el proyecto en donde se generará la tarjeta, el tipo de requerimiento (si es un error o una mejora, por ejemplo) y un resumen del incidente reportado.
A continuación una compuerta exclusiva determinará si el usuario asignado a la resolución del incidente tuvo o no éxito. Si la situación reportada persiste, el usuario asignado a la resolución del incidente debe fijar una reunión con el cliente, que se agendará mediante un conector de Outlook, aunque lo mismo podría hacerse integrando el proceso con Google Calendar.
Tras la reunión, una nueva compuerta evalúa el estado del incidente reportado, pudiendo devenir en más reuniones hasta encontrar la solución idónea.
Una vez resuelto el reporte, el estado de la tarjeta de Jira se actualiza para indicar el avance y el proceso finaliza.
Conclusión
Las integraciones simplifican la comunicación entre las herramientas que tu organización necesita para optimizar su gestión de negocio. Gracias a los Conectores, la nueva funcionalidad de Qflow 5.5, tu gestión de procesos alcanzará nuevos niveles de eficiencia, integrando tus herramientas de uso diario al propio diseño de flujo del proceso en notación BPMN.
Prueba la nueva versión de Qflow hoy y disfruta de los beneficios de la automatización. ¡Impulsa tu gestión de procesos con Qflow!
