Da la bienvenida a una redacción de documentos a prueba de balas, con el nuevo conector de Microsoft Word con Qflow.
Esta integración potenciará la eficiencia y precisión en la generación de documentos dentro de tus flujos de trabajo. Prepárate para ahorrar tiempo y recursos, reduciendo el márgen de error gracias a plantillas prediseñadas que automatizarán la creación de tus documentos.
Agiliza tus procesos administrativos y transforma la manera en que gestionas tus procesos documentales.
¿Cómo integramos Microsoft Word con Qflow?
Para redactar documentos en Microsoft Word dentro de tus procesos en Qflow Design, es necesario configurar un Parámetro de Aplicación. Además, tu flujo de trabajo debe incluir una tarea de servicio como parte de su diseño.
Una vez añadida la tarea de servicio, seleccionarás el conector Microsoft Word dentro de la galería de opciones. Allí, podrás acceder a su acción:
Crear documentos personalizados con plantillas
Con el conector de Microsoft Word podrás generar documentos personalizados a través de plantillas prediseñadas.
Simplifica el proceso de redacción estableciendo etiquetas, automáticamente reemplazadas por datos del proceso. Por ejemplo, el firmante de un contrato puede indicarse con la etiqueta {{nombre}}. Una vez listo, podrás exportar el documento con sus valores actualizados.
Caso de uso
El conector de Microsoft Word es ideal para la realización de facturas, comunicados o cartas, entre otros documentos de carácter cotidiano para cualquier organización. Tomemos como ejemplo la creación de un contrato para la incorporación de un nuevo colaborador.
Una vez culminado el proceso de selección de un nuevo colaborador, el equipo de Recursos Humanos solicitará la creación de un nuevo contrato. Para ello, una plantilla estandarizada en Microsoft Word preverá el rellenado automático de los datos del nuevo colaborador, agilizando el proceso de la generación del contrato.
Una vez generado el borrador, éste deberá ser aprobado por el equipo de Legal. Si se aprueba, podrá solicitarse su firma electrónica a través del conector de Qflow con DocuSign, procediendo a almacenar el contrato firmado y distribuír copias entre todas las partes interesadas.
Beneficios de la integración
Integrar Qflow con Microsoft Word para la redacción de documentos basados en plantillas pre-creadas acarrea múltiples beneficios para optimizar la creación y gestión de documentos:
- Ahorro de Tiempo: al automatizar la creación de documentos repetitivos, permite rellenar estructuras predefinidas en un tiempo mucho menor, liberando recursos para tareas más importantes y reduciendo el esfuerzo manual de tus colaboradores.
- Reducción de Errores: el uso de plantillas preconfiguradas ayuda a minimizar errores comunes de formato, redacción y estructura; garantizando que cada documento generado cumpla con los estándares establecidos por la organización.
- Facilidad de Uso: usa la familiaridad de tu equipo con Microsoft Word y su felicidad de uso a favor de tus procesos, eliminando la necesidad de entrenamientos y capacitaciones, fomentando la adopción del nuevo sistema sin inconvenientes ni gasto excesivo de recursos.
- Escalabilidad y Flexibilidad: el conector de Microsoft Word permite ampliar el uso de plantillas según las demandas cambiantes de tu organización. Personaliza documentos para diferentes departamentos y proyectos, asegurando que las necesidades de contenido evolucionen junto con tus objetivos.
Conclusión
¡El futuro de la gestión documental ya llegó!
La integración entre Microsoft Word y Qflow transforma tu gestión documental en un proceso más eficiente, escalable y libre de errores. Aplícalo a tus procesos y permite que tu equipo se centre en actividades estratégicas mientras optimizas la creación de documentos cotidianos.
Prueba Qflow hoy e impulsa tus procesos con Conectores: agenda reuniones con Outlook y Google Calendar, gestiona la firma electrónica de tus documentos con DocuSign, gestiona tus proyectos con Jira, Trello y Redmine, comparte mensajes en canales de conversación de Slack o Microsoft Teams, modera tu contenido con Open AI, sube documentos a la nube con Dropbox y OneDrive y envía mensajes con WhatsApp.
