Introducción
Un paso fundamental a la gestión de los procesos de negocios es definir qué usuarios se encargan de cada tarea. Sin embargo, la asignación manual de responsables para cada escenario insume tiempo y recursos valiosos para la organización, perjudicando su óptimo funcionamiento. Para gestionar procesos de manera ágil y efectiva, Qflow ofrece funcionalidades que permiten asignar las tareas de manera automática a los usuarios idóneos para completarlas.
¿Qué tipos de reglas de delegación automática ofrece Qflow?
Para acomodarse a las distintas necesidades que los usuarios pueden manifestar en la automatización de la gestión de sus tareas y procesos, Qflow presenta una serie de reglas de delegación automática para los roles definidos en el proceso; considerando las tareas activas de los usuarios y su lugar dentro del Organigrama de la empresa, definido en Qflow Team.
Las reglas disponibles son:
Supervisor de
Bajo esta regla, las tareas son automáticamente asignadas a los supervisores de él o los miembros del rol y cualquier supervisor que se encuentre por encima en la cadena jerárquica definida en el Organigrama.
Por ejemplo, si la tarea se destina al rol de Juan, según la regla de Supervisor de, ésta será automáticamente asignada a María, su supervisora directa, así como a Pablo, el supervisor de María.
Supervisor directo de
En este caso, las tareas son enviadas exclusivamente al supervisor directo del usuario destinatario y no se replican a otros supervisores en la misma cadena.
Esta regla es especialmente útil para autorizaciones, como puede ser el caso de una Solicitud de Vacaciones, en donde el supervisor directo debe aprobar el pedido ingresado por el usuario iniciador. En caso de querer hacer uso de su licencia, Juan iniciaría un proceso de Solicitud de Vacaciones cuya tarea de aprobación sería automáticamente asignada a María.
Supervisados por
Funciona a la inversa de las reglas previamente detalladas. Al aplicarse, la tarea será asignada a los usuarios supervisados por él o los miembros del rol y, a la vez, a quienes los usuarios supervisados supervisan.
En este caso, una tarea destinada al rol de Pablo, será asignada al usuario que él supervisa: María. Como María supervisa a Juan, continuando el descenso en la cadena jerárquica, Juan recibirá también la tarea.
Esta regla puede implementarse en casos de evaluaciones de rendimiento, en donde corresponde la evaluación de los usuarios a su supervisor.
Usuario con menos tareas
Con el objetivo de completar las tareas de manera más ágil, esta regla asigna como responsable al usuario con menos tareas entre los miembros del rol.
Esta medida busca captar la atención rápida del usuario que se encuentre trabajando en menos procesos, dinamizando su gestión.
Usuario con menos tareas en plantilla de proceso
Si bien la regla anterior resulta útil en muchos escenarios, existe la posibilidad de que un usuario se encuentre trabajando en procesos que requieran un tiempo más prolongado de atención, estacionando tareas que no demandan rápida resolución. En ese caso, el usuario puede atender otro tipo de tareas en simultáneo, agilizando otros procesos mientras gestiona sus tareas actuales; pero no será seleccionado automáticamente por la regla de Usuario con menos tareas.
Para enmendarlo, la regla de Usuario con menos tareas en plantilla de proceso, asigna como responsable al usuario que tenga menos tareas dentro de una misma plantilla de proceso. De esta manera, si estamos frente a una tarea de aprobación de Solicitud de Compras, se le asignará al usuario con menos tareas de Solicitud de Compras pendientes.
¿Cómo aplicamos las reglas de delegación automática?
Luego de elegir la regla de delegación automática que más se adecue a las necesidades de nuestro proceso, es tiempo de implementarla, siguiendo los pasos a continuación:
Crear rol
Todo proceso de negocios requiere de roles responsables de distintas partes de su gestión. A la hora de diseñar un proceso de negocios con Qflow, es necesario definir roles dentro de nuestra organización para, posteriormente, dirigir las tareas de nuestros procesos a los usuarios adecuados.
En Qflow Design esto puede realizarse desde la pestaña roles del proceso, en donde procedemos a crear un nuevo rol y designar sus miembros.
Aplicar regla
Para aplicar una de las reglas de delegación automática de Qflow, debemos seleccionarla en la configuración del rol. Accediendo a los detalles del rol, marcamos la casilla Aplicar Regla y elegimos la opción correspondiente en el menú desplegable. Sólo es posible aplicar una regla a cada rol dentro del proceso.
Asignar tarea
Cuando incluimos tareas de usuario como parte de nuestro diseño de proceso, es necesario designar a un rol responsable del paso. Para ello, debemos acceder a los detalles de la tarea y seleccionar el rol destinatario, quien será el encargado de responderla llegado el momento.
Al destinar una tarea al rol previamente asociado a la regla elegida, automatizamos la asignación de la tarea bajo la regla aplicada.
Para más detalles puedes acceder al artículo Automatiza tu proceso de negocio con Qflow en 5 simples pasos y a nuestro tutorial de YouTube Q-flow BPM – Diseñando un proceso de aprobación en dos etapas.
Conclusión
Con las reglas de delegación automática de Qflow, ¡tus procesos son cada vez más autónomos e inteligentes! Optimiza la asignación de tareas y evita que las acciones se frenen frente al atraso de un usuario, haciendo uso de la automatización para gestionar tus procesos de manera ágil y eficiente. Inicia tu prueba gratuita ahora y descubre las posibilidades de Qflow.
