- 1. ¿Qué es BPMN?
- 2. Un poco de su historia
- 3. Beneficios de usarlo
-
4.
Elementos del BPMN
- 4.1. Actividades
- 4.2. Tarea de usuario
- 4.3. Tarea de servicio
- 4.4. Tarea de envío
- 4.5. Tarea de código
- 4.6. Tarea de servicio asincrónico
- 4.7. Subproceso
- 4.8. Eventos
- 4.9. Evento de inicio
- 4.10. Evento intermedio
- 4.11. Evento de fin
- 4.12. Eventos de borde
- 4.13. Compuertas
- 4.14. Compuertas exclusivas
- 4.15. Compuertas inclusivas
- 4.16. Compuertas paralelas
- 5. Otros tipos de compuertas
- 6. ¿Cómo aplicar exitosamente BPMN en una organización?
- 7. ¿Para qué tipo de industrias es útil?
- 8. Conclusión
¿Qué es BPMN?
BPMN es el acrónimo de «Business Process Model and Notation» (Modelado y Notación de Procesos de Negocio, en español), un estándar de modelado de procesos de negocio que permite representar gráficamente los procesos de una organización, de manera que se puedan entender y comunicar de forma clara y efectiva.
El BPMN proporciona una notación gráfica estandarizada que permite modelar diferentes aspectos de un proceso de negocio, como sus actividades, eventos, flujos de trabajo, decisiones, tareas, responsabilidades y roles. Esto facilita la identificación de posibles mejoras en los procesos y ayuda a gestionar el cambio.
La notación se compone de elementos gráficos que representan diferentes aspectos de un proceso de negocio, como su inicio y fin, eventos intermedios, tareas y compuertas.
Veamos un ejemplo:
Este proceso diseñado para gestionar solicitudes de vacaciones permite que cada colaborador solicite su licencia mediante un formulario, dando inicio al flujo. La tarea de aprobación es entonces derivada al supervisor del usuario solicitante, segmentando el flujo en dos posibles caminos mediante una compuerta exclusiva: si el supervisor aprueba la licencia, el proceso avanza al evento intermedio “descontando días de vacaciones”, restando la licencia solicitada del total disponible y asignando un suplente para cubrir la ausencia del colaborador. Esta ramificación del proceso culmina con las vacaciones aprobadas.
En cambio, si el supervisor rechaza la solicitud, el usuario solicitante es notificado y el proceso culmina con las vacaciones rechazadas.
Un poco de su historia
BPMN es desarrollado por el Object Management Group (OMG), una organización sin fines de lucro que se dedica a la promoción y desarrollo de estándares para la industria de tecnología de la información. La primera versión de BPMN fue publicada en 2004 y desde entonces ha sido actualizada varias veces, siendo la versión actual la 2.0.
BPMN tiene un valor práctico muy alto en contextos empresariales. Al ser un estándar en el rubro, los procesos diseñados en esta notación son fácilmente comprendidos por profesionales de negocios, facilitando la propuesta de soluciones personalizadas.
Además, todos los procesos diseñados en BPMN pueden ser importados en herramientas que utilicen BPMN. Por ejemplo, si comienzas a utilizar Qflow hoy puedes importar tus procesos diseñados con BPMN en otra herramienta, trasladando tus procesos mapeados a una nueva plataforma sin esfuerzo.
Beneficios de usarlo
Existen múltiples beneficios asociados a la implementación de notación BPMN en la gestión de tus procesos. ¡Veamos algunos!
- Agilidad empresarial
El BPMN es una herramienta flexible, que facilita la creación de un entorno ágil, promoviendo la rápida resolución de los procesos. Al contar con un camino claro transitable por cada solicitud de vacaciones, los colaboradores de tu empresa podrán marcar sus licencias sin inconvenientes.
- Mejora la productividad
La notación BPMN brinda un marco al modelado de tus procesos. Si se establecen procesos claros y el trabajo fluye sin contratiempos, la productividad del negocio aumenta. Además, el BPMN prevé la clara asignación de tareas a usuarios específicos, evitando la sobrecarga de trabajo.
Por ejemplo, las vacaciones de cada colaborador deben ser aprobadas por su supervisor directo, en lugar de existir un único usuario encargado de todas las solicitudes de licencia, lo que aliviana la carga de trabajo y permite a cada colaborador centrarse en sus tareas.
- Establece un código común
Como fue previamente mencionado, el BPMN representa un código estandarizado con símbolos fácilmente comprendidos por usuarios técnicos y no técnicos.
Esto facilita que nuevos colaboradores se adapten rápidamente a los procesos habituales de la empresa, como las solicitudes de licencias.
- Facilita la transferencia de conocimientos empresariales
De igual manera, el BPMN facilita el intercambio de información con otros miembros del equipo. Al diseñar los procesos en la misma notación, utilizando los mismos elementos gráficos, colaboradores que asuman nuevas funciones y responsabilidades dentro de la organización pueden recibir rápidamente información sobre los procesos a gestionar, adaptándose en un abrir y cerrar de ojos a sus nuevas tareas.
Elementos del BPMN
A continuación, repasemos los elementos gráficos que construyen la notación BPMN.
Actividades
Las actividades son uno de los elementos fundamentales en la notación BPMN, ya que representan las tareas o acciones que se llevan a cabo dentro de un proceso de negocio. Las actividades pueden ser tan simples como una tarea única o tan complejas como un subproceso que involucre múltiples tareas.
Existen dos tipos de actividades en BPMN: las actividades de tarea y las actividades de subproceso.
Las actividades de tarea representan una tarea única que se lleva a cabo dentro de un proceso y no contiene subprocesos. Estas actividades se pueden clasificar en varias categorías, algunas de ellas son:
Tarea de usuario
Una tarea que debe ser realizada por un usuario humano. Como por ejemplo, la aprobación de una solicitud de vacaciones.
Tarea de servicio
Una tarea que se realiza automáticamente por un sistema de información o un software.
Tarea de envío
Una tarea que envía un mensaje a otro proceso o participante del proceso, como puede ser un correo electrónico.
Tarea de código
Una tarea que ejecuta una secuencia de código y luego continúa con el proceso.
Tarea de servicio asincrónico
Una tarea que será realizada mediante un sistema de información o un software externo, que al finalizar continuará con el proceso.
Las actividades de subproceso, por otro lado, son actividades que contienen más de una tarea y pueden ser procesos completos con su propio flujo interno. Estas actividades se utilizan para agrupar tareas o actividades que se repiten o se utilizan en varios procesos y para crear estructuras de proceso más complejas.
Subproceso
Existen dos tipos de actividades de subproceso:
Subproceso de proceso: es un subproceso que se representa como un proceso completo dentro del proceso principal. Este subproceso puede tener su propio flujo y conectarse a otros elementos de la notación BPMN.
Subproceso de tarea: es un subproceso que se representa como una tarea dentro del proceso principal. Este subproceso se utiliza para agrupar tareas y actividades que se repiten en el proceso principal.
Es importante señalar que las actividades no tienen una duración definida y no están relacionadas con el tiempo. Por lo tanto, no se debe confundir la duración de una actividad con su complejidad o el número de tareas involucradas. En cambio, la duración del proceso se determina por los eventos que se desencadenan al inicio y al final del proceso.
Eventos
Los eventos en BPMN se utilizan para indicar los inicios, los finales y los puntos de decisión dentro de un proceso.
A continuación, se detallan los diferentes tipos de eventos que define la notación BPMN:
Evento de inicio
Este evento representa el inicio del proceso. Puede ser un evento simple, como el inicio de un flujo de trabajo o un evento de inicio de mensaje, que se activa cuando se recibe un mensaje. En el caso de la gestión de vacaciones, el evento de inicio es disparado con el envío de un formulario de solicitud.
También existen otras clases de evento de inicio, como lo son el inicio temporizado o inicio por señal externa.
Evento intermedio
Este evento ocurre en medio del proceso y puede ser utilizado para indicar puntos de decisión o para realizar alguna acción, como enviar un mensaje. Pueden ser eventos simples, temporales o condicionales.
Para indicar cada uno de estos comportamientos, existes distintas clases de eventos intermedios. Por ejemplo:
- Evento de temporización, el cual espera hasta determinada condición de tiempo
- Evento de lanzar señal, el cual envía una señal al proceso u otros procesos
- Evento de atrapar señal, el cual espera hasta recibir una señal que lo ejecute
Evento de fin
Este evento representa el final del proceso y puede ser un evento simple, como la finalización de un flujo de trabajo.
También existen otras clases de eventos finales como el evento final terminal, el cual finaliza todos los hilos que pueda tener activos el proceso.
Eventos de borde
En adición, existen eventos de borde que pueden ser asociados a actividades y ante su ocurrencia, la ejecución del proceso tomará un flujo específico. Por ejemplo:
- Evento temporizador
- Evento de error
- Evento de compensación
En resumen, los eventos en BPMN son importantes para indicar los inicios, los finales y los puntos de decisión dentro de un proceso empresarial y se utilizan para modelar el flujo de trabajo y automatizar procesos empresariales.
Compuertas
Las compuertas permiten definir las reglas y condiciones para el flujo de información en el proceso. Hay tres tipos principales de compuertas que presenta la notación BPMN: las compuertas exclusivas, las compuertas inclusivas y las compuertas paralelas.
Compuertas exclusivas
Las compuertas exclusivas se utilizan para tomar una decisión entre dos o más caminos alternativos en un proceso. Sólo se puede tomar una de las opciones disponibles y las otras se descartan.
Compuertas inclusivas
Las compuertas inclusivas se utilizan para tomar una decisión en la que una o más opciones pueden ser seleccionadas. Se pueden elegir varias opciones y todas se llevan a cabo.
Compuertas paralelas
Las compuertas paralelas se utilizan para dividir un proceso en varios caminos que se ejecutan de forma paralela.
Otros tipos de compuertas
Además, existen otros tipos adicionales de compuertas BPMN:
Compuertas complejas
Las compuertas complejas se utilizan cuando se necesita una lógica más compleja para determinar el flujo de un proceso. Por ejemplo, se pueden utilizar para realizar una tarea en función de ciertas condiciones o para tomar decisiones en función de múltiples variables, como pueden ser una combinación de eventos o valores de datos.
Compuertas basadas en eventos
Las compuertas basadas en eventos se utilizan para modelar procesos que son activados por eventos específicos. Estas compuertas se utilizan para iniciar procesos basados en eventos, tomar decisiones en función de eventos y para esperar eventos antes de continuar con el proceso.
En resumen, las compuertas BPMN son elementos importantes en la modelización de procesos empresariales, ya que permiten definir las reglas y condiciones para el flujo de información en el proceso. Cada tipo de compuerta se utiliza para una situación específica y se puede personalizar para satisfacer las necesidades del proceso empresarial que se está modelando.
Objetos de conexión
Los objetos de conexión se utilizan para representar las relaciones y los flujos de información entre diferentes elementos de un proceso de negocio. Los objetos de conexión que define la notación BPMN incluyen los siguientes:
Flujo de secuencia
Representa la secuencia en la que se realizan las actividades en el proceso de negocio. Los flujos de secuencia se utilizan para conectar diferentes objetos en un proceso de negocio y muestran la dirección del flujo de trabajo.
Asociación
Representa la relación entre artefactos y los distintos objetos del proceso.
Flujo de mensaje
Representa un mensaje que se envía o se recibe dentro del proceso de negocio. Los mensajes se utilizan para comunicar información entre diferentes elementos de un proceso de negocio, como entre diferentes carriles o participantes en el proceso. Los mensajes se representan con una flecha punteada y se etiquetan con nombres que describen el contenido del mensaje.
Carriles
representan roles o áreas responsables de las actividades que en ellos se encuentran.
Los carriles se utilizan para agrupar y separar visualmente los elementos del proceso de negocio según su función o responsabilidad. En la notación BPMN, los carriles se representan como bandas horizontales o verticales que se dividen en secciones que contienen elementos del proceso de negocio. Los carriles se utilizan para modelar diferentes aspectos del proceso de negocio, como las funciones, los departamentos o las responsabilidades.
Cada carril en BPMN se puede etiquetar con un nombre que describe la función o la responsabilidad que representa. Además, los carriles pueden contener elementos de anotación para proporcionar más información sobre los procesos de negocio. Los carriles se utilizan para crear diagramas BPMN claros y fáciles de entender, que muestran claramente cómo se relacionan los elementos del proceso de negocio y quiénes son responsables de qué actividad.
Artefactos
Los artefactos son elementos adicionales que se utilizan en la notación BPMN para agregar información adicional o complementaria a los procesos. Los artefactos no representan tareas o acciones específicas, sino que proporcionan información relevante para el proceso o para los actores que participan en el mismo.
BPMN define cuatro tipos de artefactos:
Referencia de objeto de datos: Representan la información que se utiliza o se genera en el proceso.
Referencia a base de datos: representa un almacén de datos, como por ejemplo una base de datos.
Grupos: Representan un conjunto de elementos del proceso que tienen alguna relación lógica entre sí. Los grupos se utilizan para organizar y agrupar los elementos del proceso y se representan mediante un rectángulo con bordes punteados.
Anotaciones: Representan notas o comentarios que proporcionan información adicional sobre los elementos del proceso. Las anotaciones se utilizan para describir el propósito o la función de una tarea o para agregar información complementaria que no se puede incluir en el diagrama principal. Las anotaciones se representan mediante un rectángulo con una esquina plegada.
¿Cómo aplicar exitosamente BPMN en una organización?
Incorporar modelado BPMN en tu organización requiere tiempo, como cualquier nueva herramienta; pero los resultados esperados a partir del diseño de procesos estandarizados justifican el esfuerzo.
Para respaldar el modelado BPMN, es importante continuar el diseño con la automatización del proceso. Para ello, es indispensable una herramienta BPM como Qflow, que permite diseñar en notación BPMN, ya sea desde cero o a través de nuestras plantillas pre-diseñadas; automatizar y monitorear el éxito de tus procesos todo en una misma herramienta.
Al contar con una herramienta de gestión de procesos, puedes partir del trayecto actual del proceso para definir los eventos, tareas y actores que lo conforman, trasladando las necesidades de tu organización a un diseño que logre satisfacerlas. Una vez dibujado el proceso, su automatización optimizará aún más los tiempos y recursos de tu empresa y el monitoreo del éxito de cada proceso te permitirá realizar los ajustes necesarios para alcanzar resultados óptimos.
¿Para qué tipo de industrias es útil?
La implementación de BPMN puede financiar a cualquier industria. Mediante el modelado de procesos, las organizaciones podrán automatizar sus tareas sistemáticas, economizando tiempo y recursos y proyectando la eficiencia de su gestión. Veamos algunos ejemplos:
- RRHH
Ya descubrimos cómo la notación BPMN simplifica la gestión de vacaciones dentro de una organización, pero este no es el único proceso de Recursos Humanos que puede potenciarse.
Modela tus procesos de reclutamiento de personal, evaluación de colaboradores y gestión de contratos con BPMN y transforma tu gestión de Recursos Humanos.
- Educación
Las instituciones educativas deben gestionar procesos complejos y diversos en sus operaciones diarias, muchos de ellos fácilmente simplificados al modelarlos con BPMN.
Las solicitudes de becas, por ejemplo, pueden ser mapeadas para permitir que los interesados se postulen a través de la página web de la institución, dando inicio al flujo.
- TI
En la industria de las tecnologías, procesos de urgente resolución como la gestión de incidentes y tickets de Help Desk verán optimizados sus tiempos de respuesta mediante el mapeo con BPMN.
Conclusión
En resumen, BPMN es utilizado por muchas organizaciones en todo el mundo para modelar y mejorar sus procesos de negocio y se ha convertido en una herramienta esencial para la gestión de procesos empresariales. Su notación gráfica estandarizada facilita la comunicación y colaboración entre diferentes áreas de una organización y permite identificar áreas de mejora en los procesos.
Empieza a modelar tus propios procesos en BPMN hoy mismo con Qflow. Potencia la eficiencia de tu empresa y lleva tu gestión de procesos de negocio al siguiente nivel.
