Introducción
Si bien el éxito y la eficiencia son las principales metas de cualquier proyecto, a la hora de implementar un software de BPM para la gestión de procesos de tu organización, es indispensable establecer objetivos claros para así aprovechar al máximo las oportunidades que la herramienta ofrece.
Una estrategia clave para diferenciarte de la competencia y ofrecer un servicio de excelencia a tus clientes, es la optimización de los tiempos de respuesta. Evitar los cuellos de botella en los procesos de tu organización potencia su crecimiento, pudiendo ofrecer el sello de calidad de un flujo de trabajo ágil y consistente.
Para esto, Qflow ofrece una serie de estrategias que automatizan la asignación de tareas, evitando la sobrecarga de trabajo de los colaboradores; entre ellas, la nueva regla de Distribución equitativa (Round Robin).
Ventajas de la asignación automática de tareas
El presente de la gestión empresarial tiene a la automatización como gran protagonista, dejando en el pasado cualquier gestión manual de procesos.
En el plano de la asignación de tareas, la automatización optimiza tiempo y recursos originalmente destinados al envío manual de formularios y pendientes. Además, al establecer reglas de asignación, el sistema garantiza el seguimiento de las tareas, pudiendo configurarse controles de tiempo, alertas y notificaciones que aseguren tiempos de respuesta breves.
Con el objetivo de adaptarse a las necesidades de cada organización, las reglas de delegación automática de Qflow se basan en diversos criterios, como las tareas activas de los usuarios y su rol en el Organigrama de la empresa. Puedes conocer más acerca de las distintas opciones en el artículo Asignación automática de tareas con Qflow.
A continuación, nos adentraremos en los detalles de la nueva regla de delegación automática, presentada en la más reciente liberación Qflow 5.4: Distribución equitativa (Round Robin).
La novedad: distribución equitativa
La nueva regla de Distribución equitativa (Round Robin), consiste de la asignación de cada tarea asociada a un rol a distintos usuarios que conformen dicho rol, alivianando la carga de trabajo al dividir las tareas entre distintos colaboradores.
Al aplicarla en el diseño de un proceso, se garantiza una distribución secuencial y cíclica de las tareas inherentes al rol, optimizando los tiempos de respuesta y los recursos destinados a la gestión del proceso.
Caso de uso
Para comprender su alcance, tomemos como escenario la gestión de leads comerciales.
En este caso, el proceso es iniciado por la llegada de una solicitud de contacto por parte de un usuario ajeno a la plataforma, quien completa el formulario en busca de más información acerca del producto o servicio ofrecido por la organización.
Una vez recibida la solicitud, el proceso asigna la tarea «Contactar al lead» al rol “Representante de ventas”, integrado por los colaboradores José Paz, María Pérez, Lucía Márquez y Luís Fernández. El rol está configurado bajo la regla de asignación Distribución secuencial (Round Robin), por lo que la tarea llegará a José Paz.
Cuando un nuevo potencial cliente complete el formulario, la tarea de contactarlo ya no será asignada a José Paz, sino a María Pérez. Con la llegada de nuevos leads, la asignación de tareas continuará llegando a distintos miembros del rol, de uno en uno, garantizando una distribución equitativa de las tareas para evitar sobrecarga de trabajo.
Además, al tratarse de un escenario comercial, el uso de Round Robin beneficia:
- A a los clientes, en tanto asegura una respuesta más rápida de sus inquietudes.
- A la organización, garantizando que cada lead tiene un seguimiento ágil y personalizado, captando así más clientes.
- A los representantes de ventas que trabajan con comisiones, al permitir que los leads se repartan de forma pareja entre los distintos colaboradores.
Cuando todos los miembros del rol hayan sido asignados, un nuevo ciclo iniciará, repitiendo el orden de distribución de las tareas.
¿Cómo configurarla?
Para aplicar la regla de Distribución equitativa (Round Robin), debes ingresar a los roles del proceso elegido en Qflow Design.
En los detalles del rol a editar, seleccionarás las casillas “Permitir múltiples usuarios”—indicando los Miembros del rol—y “Aplicar regla”, seleccionando “Distribución secuencial (Round Robin) en el menú desplegable.
Una vez configurada la regla al rol elegido, deberás asignar este rol como destinatario de la tarea de usuario objetivo dentro del diseño del proceso.
¡Y listo! Una vez que la versión del proceso sea seleccionada como versión en producción, la tarea elegida será asignada de manera secuencial a los distintos colaboradores dentro del rol.
Conclusión
La regla de Distribución equitativa (Round Robin) ofrece una nueva alternativa a la automatización de asignación de tareas en Qflow, brindando otra herramienta para garantizar respuestas de tareas rápidas y eficientes en los procesos gestionados por tu organización.
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