Introducción
Para una gestión de procesos efectiva, la automatización en la asignación de tareas es un paso ineludible, que permite agilizar los tiempos de respuesta, optimizando el rendimiento de la organización.
Facilitando su implementación, Qflow ofrece 5 reglas de delegación automática de tareas. Puedes conocerlas y aprender a implementarlas en el artículo Asignación automática de tareas con Qflow. A continuación, profundizaremos los usos de las reglas de asignación automática de tarea en base a cantidad de tareas asignadas al usuario.
Asignación automática al usuario con menos tareas
Apuntando a reducir los tiempos de respuesta en las tareas, Qflow presenta dos reglas de delegación automática enfocadas en los usuarios con menos tareas a su cargo. Al utilizarlas, nos aseguramos de que la respuesta de tareas no recaiga en exceso sobre algunos usuarios, utilizando el tiempo de aquellos con menos respuestas pendientes como recurso para agilizar los procesos.
Conozcamos a fondo estas alternativas:
Usuario con menos tareas
Como ampliamos en el artículo Asignación automática de tareas con Qflow, previamente citado; a la hora de diseñar un proceso con Qflow es necesario definir sus roles. A la vez, cada rol corresponderá a uno o más usuarios dentro de la organización, quienes recibirán las tareas asociadas al rol que integran y serán los encargados de responderlas.
En la definición de cada rol es posible seleccionar la regla de delegación automática que deseamos asociar al mismo. Para la regla de Menos tareas, su implementación significará el envío de las tareas al usuario miembro del rol con menos cantidad de tareas para responder en el momento dado.
A menor cantidad de tareas pendientes, es mayor el tiempo del que el usuario dispone para evaluar nuevas tareas, garantizando una rápida respuesta que ponga en marcha el proceso.
Usuario con menos tareas en plantilla de proceso
Esta regla funciona de manera similar a la anterior, con la particularidad de especificar aún más la selección del usuario destinatario de la tarea.
Para ello, en lugar de identificar al usuario con menos tareas de manera genérica, la regla busca a la persona dentro del rol que cuente con menos tareas asignadas en esa planilla de proceso. Es decir, si nos encontramos gestionando un proceso de Solicitud de Compras, Qflow enviará la tarea de respuesta al miembro del rol asignado que tenga menor cantidad de aprobaciones de compras pendientes al momento.
La intención detrás de un criterio más detallado a la hora de elegir al usuario idóneo para responder la tarea, es segmentar las respuestas por plantilla de proceso, entendiendo que un usuario puede tener respuestas pendientes en una clase de procesos y aún así estar disponible para responder rápidamente tareas de otro tipo. Retomando el ejemplo anterior, si un usuario se encuentra gestionando diversas Solicitudes de Vacaciones, debiendo considerar otras licencias y disponibilidad de suplentes para aprobarlas; éste no será seleccionado por la regla de Usuario con menos tareas para responder a la Solicitud de Compras. En cambio, seleccionando la regla Usuario con menos tareas en plantilla de proceso, la tarea será asignada a este usuario, quien podrá aprobar la compra rápidamente, utilizando su tiempo como recurso mientras las demás tareas a su cargo aguardan factores externos para ser aprobadas.
Casos de uso
Ahora conozcamos algunos escenarios en los que la gestión de procesos de una organización se vería beneficiada por la implementación de estas reglas.
Equipos de trabajo donde varios puedan recibir la misma tarea
En el caso de equipos de trabajo donde todos los miembros puedan recibir y responder la misma tarea, asignar las nuevas tareas al usuario con menor cantidad de pendientes es una manera sencilla de agilizar el flujo de trabajo.
Por ejemplo, en el caso de un equipo de Recursos Humanos encargado de gestionar un proceso de Selección de Personal, enviar la tarea de “Analizar CV” al usuario con menos tareas asignadas permite una rápida identificación de los postulantes calificados para el cargo, así como aquellos que fallaron en presentar la información necesaria; pudiendo proceder de manera ágil hacia una entrevista o solicitud de datos adicionales.
Solicitudes de Help Desk
Uno de los roles con mayor exigencia en materia de velocidad de respuesta dentro de una organización es el de Help Desk. En tiempos de trabajo remoto y constantes actualizaciones tecnológicas, es preciso contar con un departamento que brinde un asesoramiento rápido ante dudas o problemáticas que miembros de la organización o clientes puedan presentar.
Para ello, la implementación de reglas de delegación automática en base a carga de tareas se asegura de identificar al miembro del rol Help Desk con mayor disponibilidad para efectivizar el recurso de consulta; facilitándole al usuario responsable una carga de trabajo que le permita atender cada consulta con la dedicación que amerita y brindándole al usuario iniciador una solución en un plazo de tiempo reducido.
Solicitudes de contacto comercial
De la misma forma, la velocidad de respuesta es indispensable en la captación de nuevos clientes. Es por ello que las solicitudes de contacto comercial deben ser atendidas de manera dinámica, visualizando cada nueva solicitud como una oportunidad de crecimiento para la organización.
Nuevamente, las reglas de asignación automática detalladas en el artículo son de gran ayuda para la gestión de este tipo de procesos. De aplicarlas al rol del equipo comercial dentro del proceso de solicitud de contacto, la organización vela por brindar una respuesta personalizada y veloz a cada usuario iniciador que presente un interés por incorporarse a la cartera de clientes. A la hora de marcar la diferencia frente a organizaciones competidoras, una gestión efectiva de los procesos de contacto comercial destaca la profesionalidad y el compromiso de la empresa.
Conclusión
El uso de reglas de asignación automática que consideran la carga de trabajo de cada usuario antes de delegar una tarea, revaloriza uno de los factores más importantes en la gestión de procesos: el tiempo. Haciendo un uso efectivo del tiempo que cada integrante de la organización dedica a la respuesta de tareas, cada proceso iniciado transita sus distintos pasos de manera dinámica, satisfaciendo las necesidades del cliente y de la propia organización.
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