Introducción
El inicio de procesos por usuarios externos o anónimos, introducido por Qflow 5.3, ha abierto un abanico de posibilidades en lo que respecta a la gestión de procesos internos de tu empresa, así como la posibilidad de ofertar un mejor servicio a tus clientes.
Gracias a esta funcionalidad, usuarios que no tengan una cuenta activa en la plataforma o que no deseen identificarse a la hora de completar un formulario, pueden iniciar un flujo en Qflow. Esto permitie automatizar aquellos procesos que previamente dependían de una gestión manual.
Para conocer más acerca de la implementación de esta nueva funcionalidad, consulta el tutorial disponible en nuestro blog.
Casos de uso
A continuación, verás algunos de los escenarios en los que el inicio de procesos por usuarios externos o anónimos potencia la eficiencia de tu organización.
Solicitudes de contacto
Todas las relaciones comienzan con una conversación. Por esta razón, la automatización de las solicitudes de contacto es un paso fundamental para abrir un canal de diálogo con potenciales clientes de manera efectiva. Se debe hacer priorizando la velocidad y calidad de las respuestas para optimizar la experiencia del usuario.
Mediante el uso de un formulario público, potencialmente embebido en la página web de la empresa; quienes estén interesados en contactarse con la organización podrán iniciar un proceso, completando los datos requeridos (por ejemplo: nombre, empresa y cargo, número de teléfono y/o correo electrónico de contacto, motivo del contacto y mensaje).
Una vez enviados, Qflow automatiza los siguientes pasos del proceso, pudiendo enviarse un mail automático de recepción de la consulta y asignando la tarea de respuesta y seguimiento al área correspondiente según el tipo de consulta. Por ejemplo, si la solicitud de contacto es sobre obtener una demostración de un producto, se puede iniciar un proceso de para la realización de demostración, asignado al equipo comercial. Sin embargo, si la consulta es sobre un error del producto, se deriva al equipo de soporte correspondiente.
Postulación en procesos de selección de personal
La recepción de currículums e información personal para toda clase de postulaciones representa un desafío de gestión para las empresas. Los candidatos se van acumulando y es difícil mantener un orden de la información, incluso en tiempos donde la digitalización dejó atrás las torres de papeles.
Para optimizar el análisis de candidatos en procesos de selección, Qflow automatiza el proceso de selección de personal iniciado por el usuario postulante mediante un formulario público. Tareas como la revisión de CVs, coordinación de entrevistas y eventualmente la realización de una propuesta al candidato elegido, son automáticamente asignadas a los roles responsables de su gestión. Esto permite que la experiencia de reclutamiento sea una instancia libre de problemas, restando preocupaciones al personal de la organización y también a los candidatos.
El mismo recurso puede utilizarse para simplificar procesos de solicitud de becas o inscripciones a concursos, modificando los datos requeridos por el proceso.
Realización de sugerencias a través de un buzón virtual
La recepción de sugerencias puede ser punto de partida para el crecimiento y mejora de una empresa, ya sea a partir de comentarios de su propio personal o de clientes externos.
Para fomentar su uso, es importante que el buzón virtual sea sencillo y ágil de utilizar. Desde completar el formulario público, con pocos datos requeridos y un campo destinado a la descripción de la sugerencia, hasta la automatización de su análisis y gestión. Al comprobar que sus mensajes son enviados y procesados rápidamente, reflejando cambios reales comprobables en el funcionamiento de la organización, los clientes se sienten estimulados a realizar comentarios, fomentando una mejora en los servicios de atención por parte de la empresa.
Al igual que el resto de los procesos, es posible definir un mensaje personalizado que se le mostrará al usuario una vez que complete el formulario de inicio de proceso.
Por otra parte, al permitir que el formulario se complete desde el anonimato, el personal de la empresa se siente protegido a la hora de dirigir la atención a aspectos a mejorar por parte de la organización, sin temor a represalias individuales.
Denuncias anónimas
De similar manera, el personal de la empresa debe sentir la seguridad y el respaldo de poder efectuar una denuncia de manera anónima, con la garantía de un rápido accionar por parte de las autoridades. Sea cual sea la situación reportada, el empleado inicia el proceso sin obligación de indicar sus datos personales y no ve su cuenta de Qflow asociada al proceso. De así quererlo, puede ingresar su información de contacto para tener un seguimiento, pero la herramienta contempla mantener el anonimato en situaciones delicadas.
Al tratarse de un proceso automático, Qflow facilita que las denuncias delicadas sean atendidas en tiempo y forma, tomando las medidas que la empresa considere necesarias. Para evitar retrasos en estas instancias, la herramienta permite generar recordatorios y alertas para dar seguimiento al estado de los reclamos.
Conclusión
La nueva funcionalidad de inicio de procesos por usuarios externos o anónimos de Qflow, abre nuevos y más eficientes canales de diálogo de tu empresa con sus empleados y clientes. También agiliza los procesos de contacto y reclutamiento y permite una mejor gestión de denuncias y sugerencias. Prueba Qflow ahora y transforma la gestión de procesos de tu organización.
