Este manual está dividido en las siguientes secciones:
Guía rápida: explica cómo diseñar un proceso sencillo, mediante
un ejemplo, de forma tal que el lector pueda familiarizarse con los
conceptos más básicos y con el funcionamiento de las operaciones más
importantes de la herramienta.
Operación de la interfaz de usuario: explica en detalle cómo
funciona la interfaz de usuario. También se muestran algunas de las
operaciones más comunes, y contiene una sección con instrucciones
para diseñar un proceso (es decir, construir el diagrama del
proceso).
Ítems del proceso: describe detalladamente cada tipo de ítem de
proceso (datos de aplicación, roles y otros ítems que se usan para
que los procesos manejen datos, asignen tareas, accedan a otros
sistemas de software, etc). Incluye descripciones detalladas de las
propiedades de cada ítem.
Elementos del diseño de un proceso: describe detalladamente los
elementos que se pueden incluir en el diseño de un proceso: para qué
sirve cada uno y qué propiedades tiene.
Formularios personalizados: explica cómo diseñar formularios dentro de un proceso, detallando los tipos de componentes disponibles, sus propiedades, y cómo configurar su comportamiento y visibilidad según el paso del flujo.
El objetivo de esta sección es dar una introducción rápida a Qflow
mediante un ejemplo práctico, de forma que el lector pueda comenzar a
usar el producto y familiarizarse con él lo más pronto posible.
Para crear el proceso, haz clic en el botón «Plantilla BPMN vacía» que se
encuentra en la página principal de Qflow Design. En el formulario que aparece,
ingresa el nombre «Quejas» y marca la opción «Crear subpaquete contenedor del
proceso». De esta manera, al guardar, se creará la plantilla dentro de un paquete
que también se llamará «Quejas».
Cuando creas una plantilla de proceso, automáticamente se genera una versión
inicial llamada 1.0, cuyo número aparece entre paréntesis al lado del nombre
de la plantilla. Cada versión contiene el diseño del proceso, que es una
representación gráfica de cómo se ejecutará. Una plantilla de proceso puede
tener varias versiones, pero solo una de ellas puede estar publicada, es decir,
la versión que se utiliza cuando se inician procesos basados en la plantilla.
Si decides publicar una nueva versión, los procesos que ya estaban en ejecución
seguirán utilizando la versión con la que fueron iniciados.
Una vez creada la plantilla, se abrirá el diseñador en el cual podemos
interactuar con nuestra definición de proceso. Aquí se pueden agregar al
diseño los elementos del proceso. La Figura 546 muestra el
diseño planteado, que tendrá los siguientes elementos:
Evento de inicio: indica dónde empieza la ejecución del proceso.
Todos los diseños tienen que tener un elemento de inicio. Cuando se
crea una versión, el diseño viene con un evento de inicio y un evento
de fin.
Elegir encargado de atender la queja: es una tarea de usuario.
Las tareas de usuario asignan tareas a usuarios. Este elemento le
asigna al gerente comercial la tarea de elegir el encargado de
atender la queja. Cuando el proceso llegue a ese elemento, Qflow
notificará al gerente comercial, que ingresará a Qflow Task y
accederá al formulario de la tarea. Allí podrá ver los datos del
proceso, seleccionar el encargado de atender la tarea e indicar que
terminó.
Atender la queja: también es una tarea de usuario. Esta tarea se
asigna al usuario que el gerente comercial seleccionó en la tarea
“Elegir encargado de atender la queja”. El encargado de atender la
queja ingresará al formulario de la tarea, verá los datos del proceso
e ingresará el texto que se le enviará al cliente.
Notificar al cliente: es una tarea de e-mail, que envía un
mensaje de correo electrónico a la dirección especificada.
Evento de fin: cuando un proceso llega a un evento de fin,
termina su ejecución. Este proceso tiene solamente un evento de fin,
pero es posible que un proceso tenga varios.
Al crear la plantilla, se muestra el diseño del proceso (Figura 547).
En caso de que no veas el diseño del proceso, puedes usar la opción «Grafo»
que se muestra al hacer clic derecho sobre la plantilla.
Para agregar la tarea “Elegir encargado de atender la queja”,
selecciona el ícono en la barra de
herramientas. Haz clic en él y después haz clic en el diseño.
Esto agrega la actividad, aunque sin especificar que es una tarea
de usuario. Al agregar la actividad, aparece una columna de
íconos a la derecha (Figura 548). Si
seleccionas el ícono , se puede agregar
rápidamente otra actividad que quedará automáticamente conectada a
la primera. Haz clic en ese ícono para agregar otra actividad
(esta actividad será la tarea “Atender la queja”).
Finalmente, repite la operación para agregar la actividad que se
usará para notificar al cliente. El diseño queda parecido al de la
Figura 549.
Figura 548 Diseño con una actividad recién agregada
Figura 549 El diseño, después de agregarle tres actividades
Selecciona la herramienta de conexión en la barra de herramientas
(Figura 550). Haz clic en el evento de inicio y
a continuación, en la primera de las actividades. Esto conecta los
dos elementos, indicando que el proceso debe pasar del evento de
inicio a esa actividad.
Conecta también la última actividad al evento de fin, como lo muestra
la Figura 552.
Figura 552 El diseño, una vez conectado el evento de inicio con la primera
actividad, y la última actividad con el evento de fin
Las actividades todavía no tienen ningún tipo: no se sabe si son
tareas de usuario, tareas de servicio, etc. La primera actividad debe
ser una tarea de usuario. Para especificar esto, selecciónala y haz
clic en el ícono . Al hacer esto, aparece un menú para elegir
el tipo de la actividad. Selecciona “Tarea de usuario”. Repite el
procedimiento para la segunda actividad. Para la tercera, haz lo mismo,
pero en lugar de seleccionar “Tarea de usuario”, selecciona “Tarea de
e-mail”.
Figura 553 Especificación del tipo de una actividad
El diseño ya tiene los pasos que se necesitan para el proceso. Ahora
falta especificar los nombres y propiedades de los elementos. Por
ejemplo, la primera tarea de usuario debería tener un nombre descriptivo
como “Elegir encargado de atender la queja”. También habría que indicar:
¿a quién va dirigida la primera tarea? ¿A qué dirección de correo
electrónico se envía el mensaje de la tarea de e-mail? Para poder
especificar eso, primero hay que definir ítems a los que se hará
referencia en esas propiedades: para indicar a quién asignar una tarea,
se necesita un rol de proceso; para guardar la dirección de correo
electrónico se necesita un dato de aplicación.
Gerente comercial: es el que elige al encargado de atender la
queja. A este rol se le puede asignar un usuario durante la
definición del proceso (se sabe quién es el gerente comercial). Este
rol es el destinatario de la tarea “Elegir encargado de atender la
queja”.
Encargado de atender la queja: es el que recibe la tarea “Atender
la queja”. A este rol se le asigna un usuario durante la ejecución
del proceso: es lo que hace el gerente comercial. Este rol es el
destinatario de la tarea “Atender la queja”.
Para crear el rol “Gerente comercial”:
Edita la plantilla: haz clic en el botón «Editar» en la barra de
acciones ubicada en la parte superior del grafo.
Ahora selecciona “Roles” en la barra de acciones. Eso hace que
aparezca una pantalla con la lista de roles, que está vacía (Figura 554).
En el formulario que aparece, escribe el nombre del rol (Figura 555).
Luego, para asignarle un usuario usa tu propia cuenta de usuario.
Para eso, donde dice “Comienza a escribir un usuario…”, comienza a
escribir el nombre de la cuenta que estás utilizando para probar
Qflow. Si no sabes cuál es ese nombre, coloca el cursor sobre el menú de usuario en
la parte de arriba a la derecha (Figura 556). Ese es
el nombre que tiene que escribir. Cuando comiences a escribir, aparecerá una lista
de usuarios. A medida que escribes, la lista va mostrando menos
elementos. Cuando veas el nombre de tu cuenta de usuario, haz clic y
su cuenta de usuario se agregará como miembro del rol.
Figura 555 Propiedades de un rol: se ingresó el nombre “Gerente
comercial” y se le está asignando el usuario “Carmen Sanjuan” como
miembro
Figura 556 Parte de la pantalla en la que se muestra el nombre del
usuario actual (“Carmen Sanjuan”, en este caso)
Haz clic en el botón de “Aceptar y crear otro” ().
Esto creará el rol y te permitirá continuar creando
roles sin cerrar el panel, pero limpiando los datos anteriores.
Una vez creado el rol “Gerente comercial”, crea el rol “Encargado de
atender la queja”. No debes asignarle ningún miembro ya que el gerente
comercial seleccionará un usuario para asignarle a ese rol en la tarea
“Elegir encargado de atender la tarea”. En este caso, como no necesitas
crear ningún otro rol, puedes guardarlo con el botón de Aceptar. Cuando
intentes guardar los cambios, Qflow te advertirá que el rol no tiene
miembros y te preguntará si deseas continuar de todas formas. Contesta
que sí. El listado de roles quedará como se muestra en la Figura 557.
Para crear el dato de aplicación “Nombre del cliente”:
Haz clic en el botón “Datos” en la barra de acciones.
Haz clic en el botón “+” para agregar un dato de
aplicación.
Ingrese como nombre “Nombre del cliente”, tipo de dato “Texto”, que
es la opción por defecto y haz clic en el botón de “Agregar y crear
otro” (idéntico al que se ve en el panel de Rol).
Repite el paso 3 para los otros datos de aplicación (para el último, usa
el botón de Aceptar para guardar). Por más información sobre datos de
aplicación, consulta la sección Datos de aplicación.
Figura 558 Creación del dato “Nombre del cliente”
El listado de datos quedará como muestra la Figura 559.
Para configurar el evento de inicio, haz doble clic en él. Lo único que se
necesita modificar es la visibilidad. Para esto, haz clic en la pestaña “Formulario”
para ver la configuración de visibilidad del paso.
La visibilidad permite especificar qué datos y roles son visibles y
modificables en actividades interactivas, como lo es una tarea de
usuario o un evento de inicio. En el inicio del proceso, interesa que
el usuario pueda asignar valores a los datos de aplicación. Entonces, en
la subsección de datos, marca todos los datos de aplicación,
haciendo clic en la caja que aparece al lado del cabezal de la columna
“Nombre de datos” (Figura 561). Después, haz clic en el botón correspondiente
a la visibilidad “Editable” (). En la
columna “Visibilidad”, todos los datos pasarán a tener el valor “Editable”.
Haz clic en el botón de aceptar (✓) para guardar los cambios. Para ver
más información sobre visibilidad, vaya a la sección
Visibilidad de datos, roles, adjuntos y comentarios.
Figura 561 Asignación de visibilidad “Editable” a todos los datos de
aplicación
Presiona la tecla “E” en la tarea de usuario que está inmediatamente
después del evento de inicio y escribe “Elegir encargado de atender la
queja” en el nombre (Figura 562).
A continuación, haz doble clic en la tarea para abrir su configuración (Figura 563).
Figura 563 Configuración general de tarea de usuario
La primera propiedad dentro de la configuración general de la tarea
es el asunto de la misma (cuando se utiliza el correo electrónico
para notificar a un usuario de que tiene una tarea, el asunto del
mensaje de correo electrónico es el que se ingresa en esta propiedad).
Escribe “Elegir encargado de queja de ”. El “de” del final
(seguido de un espacio) es porque vamos a incluir el nombre
del cliente en el asunto. El nombre del cliente no está
disponible al momento de diseñar el proceso, pero durante su ejecución
estará en el dato “Nombre del cliente”. Se puede incluir en el asunto
mediante una etiqueta (ver Etiquetas). Una etiqueta permite tomar el
valor de algún ítem del proceso y usarlo en alguna propiedad de algún
elemento.
Las propiedades para las que se pueden usar etiquetas se indican con
un ícono que representa una etiqueta (Figura 564).
Para especificar una etiqueta, a continuación del texto del asunto,
escribe el símbolo “#”. Qflow luego mostrará los ítems que se pueden seleccionar como
etiqueta (Figura 564).
Selecciona en la lista el dato de aplicación “Nombre del cliente”. En
ese momento, Qflow agrega la etiqueta al asunto. La etiqueta se
representa mediante un texto con símbolos especiales que indican que ese
texto es una etiqueta, un texto que indica qué tipo de ítem se usa (en
este caso, “Data”, que significa un dato de aplicación) y el nombre del
ítem (“Nombre del cliente”). Ver Figura 565.
Debajo del asunto de la tarea se deben ingresar las respuestas posibles
para la tarea. Cuando a un usuario se le asigna una tarea, debe ingresar
a Qflow Task para contestarla. Algunas tareas brindan varias
respuestas posibles. Por ejemplo, una tarea de un proceso puede ser
“¿Aprueba este gasto?” y esa tarea tendría dos respuestas, “Aprobar” y
“Rechazar”. En este caso, sólo se necesita una respuesta que indique que
se seleccionó al encargado de atender la queja y el proceso puede
continuar.
Para agregar una respuesta, haz clic en el botón con el símbolo “+” que
aparece debajo de donde dice “Respuestas”. Eso hace que Qflow agregue
una respuesta a la lista de respuestas que estaba vacía. La respuesta
agregada tiene, por defecto, el texto “Respuesta 1” (Figura 566).
Escribe “Terminada” y pulsa la tecla “Enter”. En la fila de la respuesta
hay una columna Tipo que tiene como opción “Final”. No la cambies, esto
indica que, una vez que se selecciona una respuesta, el proceso debe
continuar y pasar al siguiente elemento del diseño (los distintos tipos
de respuesta de tarea se explican en más detalle en el apartado de «Respuestas» en la sección «General»
dentro de Tarea de usuario).
Luego hay que seleccionar el destinatario de la tarea. El destinatario
es el rol al que se asignará la tarea (mediante el rol, la tarea se
asigna a usuarios: los miembros del rol). En este caso, el destinatario
es el rol “Gerente comercial”. Para seleccionarlo, donde dice
“Destinatarios”, escribe “Gerente comercial”. Mientras lo estés
escribiendo, aparecerá una lista en la que aparecerá ese rol para
seleccionar. Selecciónalo. Durante la ejecución del proceso, Qflow
enviará la tarea a la cuenta de usuario que fue especificada como
miembro de ese rol (Figura 569).
Finalmente, hay que especificar la visibilidad de datos y roles. En
este caso hay que modificar la visibilidad para que el rol “Encargado de
atender la queja” sea modificable y requerido. Además, el usuario que
desempeña esta tarea debería ver los datos de la queja, por lo que en la
visibilidad de datos se debe especificar que los datos de aplicación sean
visibles pero no modificables (visibilidad de “Sólo lectura”). Selecciona
entonces, en la sección de roles dentro de visibilidad, el rol “Encargado de atender la queja”,
y haz clic en el botón “Requerido” ().
En el asunto escribe “Atender la queja y escribir el texto para enviarle
al cliente” y a continuación usa el dato de aplicación “Nombre del
cliente” como etiqueta, al igual que con la otra tarea de usuario.
El destinatario es el rol “Encargado de atender la queja”, que hasta el
momento no tiene ningún miembro, pero cuando se esté ejecutando el
proceso, tendrá como miembro el usuario que seleccione el gerente
comercial en la tarea anterior.
Luego, agrega una respuesta como final, para que el usuario pueda
responder el formulario. Por ejemplo, con clave y texto “Resuelto”.
La configuración del mensaje debería quedar como muestra la Figura 572.
Figura 572 Formulario de mensaje de la tarea “Atender la queja”
En esta tarea, ningún rol debe ser visible ni modificable, pero todos
los datos deben ser visibles y particularmente el dato “Texto para
enviar al cliente” debe ser modificable. Por lo tanto, este dato debe
tener la visibilidad “Editable” y los demás, “Sólo lectura” (Figura 573).
Figura 573 Visibilidad de datos de la tarea “Atender la queja”
Donde va el nombre de la tarea de e-mail, escribe “Notificar al cliente”.
También hay que especificar que el destinatario se tome del dato de
aplicación “Dirección de correo electrónico”. Para eso, en el campo
“Destinatarios”, escribe “Dirección de correo electrónico”. Aparecerá
una lista de datos de aplicación, de donde debes seleccionar el dato correspodiente.
Luego, hay que escribir un asunto para el mensaje: escribe
“Resolución de su queja” (Figura 574).
Figura 574 Configuración de la tarea de e-mail hasta el momento
Finalmente, hay que especificar que el cuerpo del mensaje debe ser lo
ingresado en el dato “Texto para enviar al cliente” por el encargado de
resolver la queja. Esto se hace mediante una etiqueta, pero en este
caso, para abrir la lista de ítems que se pueden usar como etiquetas,
debes hacer clic en el área de texto y pulsar Control + Espacio (Figura 575).
Así funcionan las propiedades que usan un área de texto (por
ejemplo, el código de una tarea de código).
Figura 575 Si se selecciona un área de texto, al pulsar Control+Espacio
aparece una lista de ítems que se pueden agregar como etiqueta
Al seleccionar la etiqueta, se mostrará como en la Figura 576.
Una vez que terminas de definir el proceso, guarda tu diseño.
Haz clic en el ícono «Guardar» en la barra de acciones y
selecciona «Guardar y finalizar cambios».
Finalmente, debes publicar la versión actual de la plantilla. De lo contrario,
cuando ingreses a Qflow Task para iniciar un proceso, no encontrarás la plantilla
que acabas de diseñar. Para eso, usa el boton de publicar que se encuentra
a la derecha en la barra de acciones. También puedes buscar la
plantilla en el árbol de paquetes, hacer clic derecho en ella
y seleccionar, en el menú, “Publicar”.
Una vez publicada la plantilla, para iniciar un proceso y poder realizar pruebas,
haz clic en el botón “Iniciar proceso” en la barra de acciones. También puedes acceder
directamente desde Qflow Task. Para más información, consulta el manual de Qflow Task.
El proceso anterior tiene el defecto de que el gerente comercial siempre
tiene que intervenir para seleccionar al encargado de atender la queja.
Si esta decisión se pudiera automatizar, al menos para algunos casos, se
podría mejorar el proceso.
Una posibilidad es categorizar las quejas y definir un encargado para
cada categoría. Al iniciar un proceso, el iniciador ve una lista de
categorías de quejas y elige una. Una vez iniciado un proceso, se asigna
la tarea de atender la queja al encargado correspondiente a la categoría
seleccionada. Se puede incluir una categoría “Otra” para contemplar
quejas que no se ajustan a ninguna de las categorías definidas. Quejas
en esa categoría se comportan como antes: el gerente comercial decide
quién se encarga de ellas.
Para hacer este cambio, se necesita un nuevo dato para la categoría. Un
dato se asocia a un dominio, que indica, entre otras cosas, cómo se
muestra y qué tipo de datos tiene. Un dominio también puede definir un
conjunto de valores posibles para el dato (para conocer más información
acerca de los dominios, vea la sección Dominios). Por eso, crearemos
un dominio nuevo que indicará que sus datos, en lugar de mostrarse como
una caja de texto cuando son editables, deben mostrarse como listas
desplegables (“Combo box”). El dominio también definirá las categorías
que aparecerán en la lista. En el ejemplo, las categorías serán tres:
“Producto defectuoso”, “Mala atención” y “Otra”. En Qflow Task, se podrá
ver como muestra la Figura 577.
Para cada categoría habrá una tarea de usuario dirigida al encargado de
esa categoría. Para decidir a cuál de ellas irá el proceso se usará una
compuerta exclusiva, que se conecta con varios elementos y asocia una
condición a cada uno de ellos. Cuando el proceso llega a una compuerta
exclusiva, evalúa las condiciones y sigue su camino yendo al elemento
asociado a la condición que se cumple. En este caso, la compuerta
exclusiva estará conectada con cada una de las tareas de usuario
correspondientes a cada categoría. Entonces, si la categoría es
“Producto defectuoso” o “Mala atención”, el proceso seguirá su camino
por la tarea con su correspondiente nombre. Si es “Otra”, irá a la misma
tarea que en la versión anterior (“Elegir encargado de la queja”).
El diseño de la nueva versión quedará como el de la Figura 578. A
continuación, se describe cómo diseñar la nueva versión.
Selecciona, dentro de “Patrón de la versión de la plantilla”, la
versión “1.0” (esto creará una nueva versión como copia de la
seleccionada) e ingresa el nombre de la versión como “2.0” (Figura 580).
Para crear el dominio de tipo lista “Categoría de queja”:
En la barra de acciones, haz clic en los tres puntos y
selecciona “Dominios de dato”.
Haz clic en el botón de agregar. En el formulario de propiedades,
además de ingresar “Categoría de queja” en el nombre, selecciona el
tipo de control “Combo box” (una lista que se despliega) y en “Origen
de datos”, selecciona “Lista”. Haz clic en el ícono para
que Qflow muestre las propiedades de la lista.
Haz clic en el botón de agregar. Esto agrega una fila. Haz clic en
“Ítem 1” en la columna “Texto” e ingresa “Producto defectuoso”. Este
valor se copiará automáticamente en la columna “Clave”.
Repite el procedimiento para agregar dos filas más: “Mala atención” y
“Otra”. Después, acepta los cambios.
Figura 582 Definición de los elementos de la lista
Guarda los cambios en la lista mediante el botón de “Aceptar”.
Guarda los cambios en el dominio mediante el botón de “Aceptar”.
Agrega una compuerta exclusiva. Para eso es necesario generar
espacio entre el Evento de inicio y la tarea de usuario. Utiliza la
herramienta de crear/eliminar espacio como lo muestra la Figura 584.
Conecta la compuerta exclusiva con las dos nuevas tareas.
Figura 585 Agregar dos tareas luego de la compuerta exclusiva
Conecta las dos nuevas tareas con la tarea “Notificar al cliente”.
Renombra los elementos nuevos para que queden como los de la Figura 586.
Figura 586 Diseño del proceso de Quejas 2.0 terminado
Modifica la visibilidad del evento de inicio, de modo que el dato “Categoría”
tenga la visibilidad “Requerido”. Recuerda marcar la casilla “Mostrar datos con visibilidad ausente”
para poder verlo, pues por defecto Qflow sólo muestra los datos con visibilidad editable.
Figura 587 Visibilidad editada para incluir el dato “Categoría”
Crea dos nuevos roles: “Encargado de productos” y “Encargado de
atención”. Asigna tu cuenta de usuario como miembro (esto es sólo para
probar: naturalmente, en un caso real, cada uno tendría un miembro
distinto).
El listado de roles debería quedar como muestra la Figura 588.
Figura 588 Listado de roles del proceso de Quejas 2.0
Configura la tarea “Atender mala atención” para que el destinatario
sea el rol “Encargado de atención”. Haz lo mismo con la tarea
“Atender producto defectuoso” para que el destinatario sea el rol
“Encargado de productos” (Figura 589).
Figura 589 “Atender mala atención” y “Atender producto defectuoso”
Abre el formulario de propiedades de la compuerta exclusiva.
La configuración de la compuerta estará dividida en
tres subsecciones, una para cada una de las tareas a las cuales
está conectada (Figura 590).
Figura 590 Configuración de la compuerta exclusiva
En la subsección correspondiente a la tarea “Atender Producto
Defectuoso”, haz clic en “+Condición”. Esto agrega una condición
vacía (Figura 591).
Haz lo mismo en la subsección correspondiente a “Atender mala
atención”, pero escribiendo “Mala atención” en lugar de “Producto
defectuoso” en la condición. La Figura 594 muestra cómo queda la
configuración de la compuerta exclusiva.
Figura 594 Configuración de la compuerta exclusiva
Haz clic en la conexión que une la compuerta a la tarea “Elegir
encargado de atender queja”. Haz clic en el ícono
y selecciona “Conexión por defecto” (Figura 595).
De este modo, si ninguna de las otras expresiones se evalúa como
verdadera, se utilizará esta conexión.
A continuación se describen otras mejoras que se le podrían hacer al
proceso y se explica, sin entrar en detalles, cómo se implementarían,
con el objetivo de mostrar cómo se utilizan otras funcionalidades de
Qflow que todavía no se han mencionado.
Uso de un web service y de una base de datos propia
Existen distintas situaciones en donde se podría querer utilizar o
modificar información proveniente de bases de datos externas al
almacenamiento interno de Qflow.
En general, se utiliza un web service (SOAP o REST) para acceder a la
base de datos y para proveer a Qflow las funciones que permiten obtener
y guardar datos en ella, así como también para implementar operaciones
propias de la lógica del negocio. Para que Qflow pueda acceder a ese
web service, se utiliza una integración (ver Integraciones). Una
integración se define de forma similar a como se definen los datos de
aplicación, dominios y roles, y se debe especificar cómo conectarse con
un componente (en este caso, un web service) y qué operación utilizar
(un método del web service). También define cómo intercambiar datos
entre Qflow y el web service (se asocian datos de aplicación a los
parámetros de la operación que se invoca y al resultado que la operación
devuelve).
Los datos de conexión con el web service (o con otros componentes, en el
caso de integraciones con componentes de otros tipos) se suelen guardar
en parámetros de aplicación, que también se definen de forma similar a
los datos de aplicación, roles y dominios (ver Parámetros de
aplicación).
Manipulación de datos del proceso en código propio
Otra práctica común es desarrollar código que obtiene y modifica datos
del proceso. Esto permite manejar algunos aspectos del proceso de forma
más flexible, de modo de facilitar cambios futuros. Por ejemplo, en la
segunda versión de este proceso, se usa una tarea de usuario para cada
categoría de queja. Pero esto no sería práctico si hubiera muchas
categorías de queja. Tampoco sería práctico si se espera que las
categorías cambien, ya que cada vez que se agregue una categoría, habría
que modificar el diseño del proceso, probablemente creando una nueva
versión.
Es más práctico usar una única tarea de usuario y un único rol, en lugar
de una tarea de usuario y un rol por categoría. Para eso se puede usar
el rol “Encargado de atender la queja”, que no tiene un miembro
predefinido y asignarlo durante la ejecución del proceso, como se hacía
en la primera versión. La diferencia es que se tiene que hacer
automáticamente y no manual como en esa versión. Para eso se puede usar
una tarea de código.
En una tarea de código se puede escribir código que accede a los datos
del proceso. Es posible escribir código que lea el valor de un dato de
aplicación y asigne un miembro a un rol. En este caso, se escribiría
código que leería el valor del dato “Categoría” y, según su valor, se
seleccionaría al encargado de atender la queja, asignándolo como miembro
del rol “Encargado de atender la queja”.
Este código se puede escribir en las propiedades de la tarea de código
(ver Tarea de código), pero también se puede escribir en una
integración ad hoc (ver Integraciones).
Las funciones que provee Qflow para interactuar con los datos de sus
procesos se describen detalladamente en el manual de la Interfaz de
Scripting.
Otra práctica común es utilizar colas de trabajo como miembros de los
roles en lugar de cuentas de usuario. En lugar de asignar las tareas a
usuarios particulares, se asignan a colas de trabajo (“Departamento de
envíos”). Una cola de trabajo está asociada a permisos que indican
quiénes pueden tomar tareas asignadas a ella. Por ejemplo, sólo los
usuarios del departamento de envíos pueden tomar tareas de la cola
“Departamento de envíos”. Así, cuando una tarea es asignada a esa cola
de trabajo, todos los que pueden tomar tareas de esa cola son
notificados y cualquiera de ellos puede tomar la tarea para sí y
encargarse de ella. El concepto de cola de trabajo está explicado en el
manual de Qflow Team. Ese manual también
explica cómo crear colas de trabajo.
La Figura 596 muestra la interfaz de Qflow Design.
Los principales elementos de la interfaz son:
El menú superior: tiene opciones para ir al inicio, cerrar la
sesión y acceder a la pantalla de configuración.
El menú lateral: permite navegar entre el árbol de paquetes y
el panel de búsqueda.
La zona de edición: muestra los elementos con los que se está
trabajando y es donde se diseñan los diagramas de las plantillas.
La barra de acciones: permite acceder rápidamente al diseño
de la plantilla, sus datos, roles y dominios de datos del proceso,
entre otras configuraciones.
Si se hace clic en “Información”, se mostrarán enlaces a las novedades del producto,
al foro de consultas y soporte de Qflow y a este manual, además de poder ver la
versión del producto que se está usando.
El menú de acceso a las herramientas permite navegar fácilmente a aquellas
en las que tengamos permisos de acceso. Con hacer clic sobre algún elemento
de este menú, el navegador abrirá una nueva pestaña con la herramienta seleccionada
en el cual tendremos iniciada nuestra sesión para empezar a trabajar.
El botón de chat de ayuda permite mostrar u ocultar el chat de asistencia
con inteligencia artificial.
Al abrir la opción “Usuario actual”, el sistema despliega la
zona horaria de preferencia del usuario y el botón de cerrado
de sesión. Esta zona horaria es la utilizada en todas las fechas
y horas de Qflow para el usuario actual. La preferencia se
comparte con todas las herramientas del producto, por lo que su
modificación en una de ellas afecta a las otras.
Para la edición de la zona horaria se debe seleccionar la opción
“Usuario actual” del menú. Esto abrirá un panel
derecho con la lista de zonas horarias disponibles.
Luego de seleccionada la zona horaria, al guardar el panel, la página se refrescará
automáticamente para que el cambio tenga efecto. Se debe tener en cuenta
que si se tiene más ventanas abiertas de alguna de las herramientas de
Qflow, deben ser refrescadas manualmente para que el cambio tenga efecto.
La función de configuración tiene la opción de administración de
permisos de la herramienta, la cual se explica en el manual de
Qflow Team.
El menú lateral facilita la navegación entre el árbol de paquetes y el panel
de búsqueda. En el árbol de paquetes es posible visualizar y operar sobre los
elementos de la estructura jerárquica de paquetes y plantillas. Por su parte,
el panel de búsqueda permite realizar búsquedas de datos, roles y otros
elementos de los procesos, así como de paquetes y plantillas dentro de esta
estructura jerárquica.
Una búsqueda rápida consiste en escribir en la caja de texto parte del
nombre del elemento que se busca. Los elementos que se pueden buscar en
esta modalidad son aquellos pertenecientes a la estructura de paquetes, es decir, los
paquetes, plantillas y versiones de toda la solución, así como también
los roles, dominios y datos que se encuentren en el paquete que esté
seleccionado en el árbol o en alguno de sus padres. Qflow responde
filtrando los elementos que se muestran en la zona de edición, ocultando
aquellos que no contengan el texto ingresado (Figura 600).
La búsqueda avanzada (Figura 601)
se accede cliqueando en el checkbox de “Búsqueda avanzada”, permite
encontrar fácilmente ítems que se utilizan en las especificaciones de
los procesos (por ejemplo, datos de aplicación). Esto es especialmente
útil cuando se recuerda parte del nombre de un elemento, pero no en qué
paquete, plantilla de proceso o versión se encuentra. La pantalla de
búsqueda permite ingresar los siguientes datos:
Nombre: nombre del elemento que se busca.
Tipo: Se podrá filtrar que tipos de elementos se desea buscar
(paquetes, pasos, datos de aplicación, roles de la plantilla de
proceso, dominios de dato, formularios personalizados, integraciones,
manejadores de eventos, worklets, validaciones, bots y/o parámetros
de aplicación). Además, es posible seleccionar dos o más tipos,
permitiendo en una única búsqueda obtener los distintos elementos
requeridos.
Buscar en: permite especificar en qué paquetes, plantillas de
proceso o versiones buscar (las opciones mencionan “paquetes”, pero
plantillas de proceso y versiones también se consideran paquetes a
estos efectos). Restringir los paquetes en los que buscar reduce el
tiempo de búsqueda. Las opciones son:
Paquete actual y padres: busca en el paquete actual y en los
superiores a él en la jerarquía. No busca en los paquetes
contenidos en el paquete actual.
Paquete actual: busca en el paquete actual.
Toda la solución: busca en toda la jerarquía los elementos que
se encontraban desde la última vez que se encontraba protegido, no
los nuevos que fueron agregados en caso que se encuentre
desprotegido.
Diferencia de versiones
Los formularios personalizados y worklets no están disponibles
en la búsqueda avanzada en la versión Cloud.
Una vez que se haga clic en el botón de buscar, los resultados
aparecerán en orden descendente por nombre de ítem en la parte inferior
de la pantalla y se podrá acceder al listado o diseño de proceso al que
pertenece el elemento, haciendo clic en “Ir al ítem” (→). En caso de
querer acceder a un paquete o plantilla, se habilitará
un botón que le permitirá ver el elemento en el árbol (Figura 600).
El árbol de paquetes es similar a la estructura de carpetas de un disco
duro: tiene un paquete raíz, que puede tener subpaquetes (paquetes
hijos), que a su vez pueden tener subpaquetes, de la misma forma que un
sistema de archivos tiene una carpeta raíz con subcarpetas, que a su vez
pueden tener subcarpetas.
Además, un paquete puede contener plantillas de proceso.
Todos estos elementos se muestran en el árbol de paquetes y
pueden contener ítems de procesos (por ejemplo, datos de aplicación),
que no se muestran en el árbol. Sin embargo, las opciones para verlos,
crearlos y modificarlos sí son accesibles desde el árbol de paquetes.
Un paquete se puede mostrar abierto (se muestran sus hijos)
o cerrado (no se muestran) (Figura 602). Para abrir un paquete,
haga clic en el triángulo que está a su izquierda, y que
indica si está abierto o cerrado.
Al hacer doble clic en un paquete, su formulario de propiedades se abre
en un panel (las propiedades de los elementos del árbol se describen en
Trabajo con paquetes, plantillas de proceso y versiones). Por otro lado,
si se hace doble clic en una plantilla, se abre el grafo de la versión en
la que se está trabajando.
Para cada elemento, hay disponibles varias operaciones a las cuales se
accede mediante un menú contextual que aparece cuando se le hace clic
con el botón derecho del ratón. Las opciones que pueden aparecer en el
menú contextual son las siguientes:
Ítems: cuando se hace clic en esta opción, aparece un submenú
para seleccionar el tipo de los ítems que se desean ver o modificar.
Cuando se selecciona el tipo de ítems, se abre una pantalla que
muestra los ítems del tipo seleccionado pertenecientes al paquete. En
esa pantalla se pueden ver y modificar los ítems existentes, además
de crear nuevos. Las listas de ítems se describen en general en
Listas de ítems. Cada tipo de ítem y sus propiedades se describen
detalladamente en Ítems del proceso.
Opciones de control de cambios: las opciones de control de
cambios impiden que un mismo elemento sea modificado por más de un
usuario simultáneamente. Esto evita pérdidas de modificaciones que
ocurrirían si no se hiciera este control.
Editar: desbloquea el elemento para el usuario que lo
selecciona, permitiéndole modificarlo, y lo bloquea para los
demás.
Editar (compatible): desbloquea una plantilla de proceso
para el usuario que lo selecciona, pero no le permite
hacer algunos cambios que podrían afectar procesos que se están
ejecutando (por ejemplo, no le permite eliminar pasos).
Descartar: descarta todas las modificaciones realizadas en la plantilla
desde la última vez que se guardaron los cambios.
Guardar: guarda los cambios realizados en la plantilla. Si la plantilla
ya fue publicada, los cambios impactarán en los procesos que se inicien a
partir de ella. Puedes elegir entre guardar y seguir editando o guardar finalizar cambios.
Esta última opción no solo persiste los cambios realizados, sino que también
libera la plantilla para que otra persona pueda trabajar en ella.
Publicar: publica la plantilla que se está editando, guardando los
últimos cambios. Luego de publicado, el proceso va a estar disponible
para ser iniciado en Qflow Task. Cada plantilla solo puede
tener una versión publicada, por lo que si ya existe una será reemplazada.
Despublicar: disponible solo si estamos trabajando con la versión
publicada de la plantilla. Ten en cuenta que, si despublicas una plantilla,
no se podrán iniciar procesos con ella.
Agregar sub paquete: sólo disponible para paquetes, permite
agregar un paquete dentro del paquete seleccionado. Cuando se selecciona esta opción,
Qflow muestra en la zona de edición un formulario para ingresar el
nombre y la descripción del nuevo paquete.
Agregar plantilla de proceso: permite agregar una plantilla de
proceso dentro del paquete seleccionado (esta opción sólo está
disponible para paquetes).
Eliminar: permite borrar el elemento seleccionado. En el caso de los paquetes, solo
aparece si no tiene subpaquetes. Para las plantillas, elimina la plantilla junto
con todas sus versiones.
Eliminar versión: permite eliminar una de las versiones de la plantilla
seleccionada. Solo aparece si la plantilla tiene más de una versión.
Refrescar: actualiza en pantalla el elemento seleccionado y sus
descendientes para reflejar los últimos cambios ocurridos. Por
ejemplo, si un usuario agregó un paquete recientemente y otro usuario
no lo ve porque es demasiado nuevo, al actualizar el paquete que lo
contiene, el árbol reflejará el cambio y mostrará el paquete nuevo.
Etapas: muestra una pantalla con las etapas definidas para la
plantilla seleccionada, y permite modificarlas. (Por detalles,
consulte la sección Etapas).
Agregar versión de proceso: agrega una nueva versión a una
plantilla.
Grafo: abre el diseño de proceso (diagrama) de una
versión.
Historial: muestra la historia de acciones ejecutadas sobre el
elemento (quién le hizo qué y cuándo). Se indica también en qué zona
horaria se muestran las fechas.
Propiedades: muestra el formulario de propiedades del elemento.
En el caso de las plantillas, se despliega un submenú que
permite acceder a las propiedades de la plantilla o de la versión en
la que estamos trabajando.
Formularios del proceso: abre un submenú con dos opciones:
“Formulario de edición del proceso” y “Formulario del proceso”. Estas
opciones permiten abrir la ventana de propiedades de esos formularios
para:
Exportar: exporta el elemento a un archivo XML, para que pueda
ser importado en otro lugar donde esté instalado Qflow. Hay más
información en la sección Exportación de paquetes, plantillas y versiones.
Para exportar un paquete o plantilla, haz lo siguiente:
Guarda y finaliza los cambios del paquete o plantilla.
Haz clic con el botón derecho sobre el paquete o plantilla
en el árbol de paquetes. Qflow mostrará un menú contextual.
En el menú contextual, selecciona la opción “Exportar”. Qflow te
mostrará una ventana como la de la Figura 603.
En el caso de las plantillas, es posible elegir entre exportar la
plantilla solo con la versión en la que estamos trabajando o
incluir todas las versiones disponibles. Para los paquetes, se
puede optar por exportar únicamente el paquete actual o exportar
el paquete completo junto con sus subpaquetes y plantillas. En
ambos casos, se ofrece la opción de comprimir o no los archivos
antes de exportar.
Para importar un archivo producido por una exportación anterior, haz lo
siguiente:
Selecciona el paquete o plantilla donde deseas importar el contenido
del archivo y haz clic con el botón derecho.
En el menú contextual, selecciona “Importar”. Qflow mostrará una
ventana como la de la Figura 604.
Selecciona el formato del archivo a importar. Los formatos soportados
son el nativo de Qflow y BPMN XML.
Selecciona el archivo a importar y marca las opciones que desees:
Actualizar los parámetros de aplicación existentes: si esta
opción está marcada, los valores de los parámetros de aplicación
serán sustituidos por los valores de los parámetros de aplicación
importados. De lo contrario, no. Esto es útil porque los mismos
parámetros pueden tener valores distintos en distintos ambientes.
Corregir referencias ausentes: esta opción le indica a Qflow
que debe corregir referencias a elementos que no se encuentran en
la base de datos en la cual se está haciendo la importación. Por
ejemplo, si no se encuentra un usuario al que hace referencia un
rol, Qflow ignorará ese usuario en la importación. Si no se marca
esta opción, cuando Qflow encuentre una referencia a un elemento
ausente, interrumpirá la importación, y dejará la base de datos en
el mismo estado en el que se encontraba antes.
Haz clic en “Importar”. Si el paquete, plantilla o versión contenido
en el archivo ya existe, Qflow te permitirá optar entre actualizar
el paquete, plantilla o versión ya existente con los datos
importados, o crear uno nuevo. Esto permite actualizar procesos que
habían sido importados desde entornos de desarrollo.
Cuando un usuario ingresa a Qflow Design, o
cuando hace clic en el ícono de Qflow Design en el menú superior, se
muestra la página de inicio Figura 605.
En la parte superior se encuentran opciones para crear plantillas. Se
puede comenzar con una plantilla vacía, o seleccionar alguna de las plantillas
pre-creadas que ofrece Qflow. Haga clic en «Explora más plantillas» para ver
el catálogo completo de plantillas pre-creadas (Figura 606).
La sección “Procesos recientes” muestra un listado de las plantillas con las que
se ha interactuado recientemente. Haga clic sobre los elementos de la lista para
abrir el diseño de la plantilla correspondiente.
Trabajo con paquetes, plantillas de proceso y versiones
En esta sección se explica cómo crear y modificar paquetes, plantillas
de proceso y versiones, pero no cómo diseñar el diagrama de una versión.
Para esto último, consulta la sección Diseño del proceso de una
versión.
En el árbol de paquetes, haz clic con el botón derecho sobre el
paquete dentro del cual desea crear un nuevo paquete.
Selecciona la opción “Agregar sub paquete”. Esto hace que se
muestre un formulario como el de la Figura 607, en el que se indica en
qué paquete se agregará el paquete nuevo y en el que hay dos cajas de
texto para ingresar el nombre y la descripción del nuevo paquete.
Ingresa el nombre y la descripción del nuevo paquete y haz clic en
el botón de guardar.
Para crear una plantilla de proceso, haga lo siguiente:
En el árbol de paquetes, haz clic con el botón derecho sobre el
paquete dentro del cual desea crear una plantilla.
Seleccione la opción “Agregar plantilla de proceso”. Esto hace que
se muestre un formulario como el de la Figura 608, en el que se
indica en qué paquete se agregará la plantilla nueva y en el que hay
dos cajas de texto para ingresar el nombre y la descripción de la
plantilla. También debes seleccionar el patrón de plantilla (en la
Figura 608 la opción que aparece seleccionada por defecto es
“Plantilla BPMN vacía”, pero se puede partir de un conjunto de plantillas
pre-creadas por Qflow. Para más información sobre estas plantillas,
vea Plantillas pre-creadas).
Ingresa el nombre y la descripción de la nueva plantilla, marca la opción
“Crear subpaquete contenedor del proceso” si quieres que la nueva plantilla sea creada dentro
de un subpaquete con el mismo nombre. Luego haz clic en el botón de aceptar.
En el árbol de paquetes, haz clic con el botón derecho sobre la
plantilla de proceso dentro de la cual desea crear la versión. Esto
hace que se muestre el menú contextual de la plantilla
seleccionada.
Selecciona la opción “Agregar versión del proceso”. Esto hace que
se muestre un formulario como el de la Figura 609, en el que se
indica en qué plantilla se agregará la nueva versión y en el que hay
dos cajas de texto para ingresar el nombre y la descripción de la
nueva versión. Si la plantilla seleccionada ya tiene versiones, en el
campo “Patrón de la versión de plantilla” puede seleccionar una de
ellas para que Qflow la copie. Por ejemplo, en la Figura 610 se
pueden seleccionar las versiones 1.0, 1.1 o 1.2. Si la versión
seleccionada tiene un nombre que sigue el estándar de Qflow (“1.0”,
“1.1”, etc.), Qflow ingresará automáticamente el nombre que, según
ese estándar correspondería al de la versión siguiente (si la versión
seleccionada es “1.1”, Qflow pondrá “1.2” en la caja de texto del
nombre). También puede crear una versión sin copiar ninguna otra
(“Patrón de la versión de plantilla”). En este caso, la nueva versión
se creará con un evento de inicio y un evento de fin.
Ingresa el nombre (si es necesario) y la descripción de la nueva
versión y haz clic en el botón de aceptar.
Modificación de las propiedades de un paquete, plantilla de proceso o versión
Paquetes, plantillas de proceso y versiones tienen propiedades
adicionales a las que se muestran cuando se los crea (nombre y
descripción). Para modificar las propiedades de un paquete,
búsquelo en el árbol de paquetes, haga clic derecho y seleccione la opción
«Propiedades». En el caso de las plantillas, al hacer clic derecho y seleccionar
«Propiedades», se desplegarán dos opciones: una para acceder a las propiedades de
la plantilla y otra para las propiedades de la versión en la que está trabajando
actualmente. Esto hace que Qflow muestre el formulario de edición del elemento
seleccionado (Figura 611).
General: muestra y permite modificar el nombre y la descripción,
además de los siguientes datos (todas las fechas y horas están expresadas en la zona horaria de la preferencia del usuario):
Fecha y hora en la que el elemento fue creado y quién lo creó.
Fecha y hora de la última modificación hecha al elemento y quién
la hizo.
Si el elemento está siendo editado o no. Si está siendo editado, se
indica cuando fue tomado y por quién.
Si el elemento es una plantilla de proceso, se muestra la versión
publicada y se permite cambiarla.
Si el elemento es una versión, se muestra si es un borrador o no.
Un borrador es una versión que no es válida para publicar
(produciría errores al ser ejecutada), pero que se
puede guardar. Una vez que una versión es publicada, ya
no es posible que vuelva a ser un borrador.
Avanzado: las propiedades del subformulario avanzado son:
Comunes a paquetes, plantillas de proceso y versiones:
Dueño: indica qué usuario es el dueño del elemento. El
dueño del elemento es un usuario del sistema. Además, si se
marca el casillero que indica que hay que enviar notificaciones
cuando el elemento es modificado, el dueño es el destinatario
de esas notificaciones. Se puede quitar el dueño haciendo clic
en la cruz que aparece en el rectángulo que contiene su nombre,
de modo que el elemento ya no tenga dueño. Para especificar el
dueño, empiece a escribir su nombre y al aparecer el nombre de
usuario de la persona que desea asignar al elemento,
selecciónelo.
Notificar cambios en el contenido: si se marca este
casillero, cada vez que el elemento sufre modificaciones,
Qflow envía una notificación a su dueño.
Las plantillas, además, tienen la siguiente propiedad avanzada:
Notificar proceso en error: si se marca este casillero,
cada vez que un proceso basado en esa plantilla tiene un error,
se envía una notificación al dueño.
Administrar permisos de paquetes y plantillas de proceso
Para administrar los permisos de un paquete o plantilla,
búscalo en el árbol de paquetes, haz clic derecho y selecciona la
opción “Administrar permisos de paquete” (Figura 612). Esto hace que
Qflow muestre un formulario como el de la Figura 613. Ese formulario
muestra una tabla con todos los permisos definidos. Para cada uno se
muestra para qué rol es el permiso, la descripción del rol, una lista de
acciones permitidas y una lista de acciones denegadas. La lista se puede
filtrar de la forma que se explica en Listas de ítems y también se puede modificar, agregando,
quitando y modificando elementos.
Figura 613 Panel de Administrar permisos de un paquete
Para agregar un permiso:
Haz clic en el botón de agregar. Eso hace que Qflow muestre un
buscador de roles (Figura 614).
Selecciona el destinatario del permiso. Para eso, escribe parte de su
nombre en el buscador (donde dice “Comience a escribir un rol”) y
cuando lo veas en la lista que aparece, selecciónalo. El destinatario
de un permiso puede ser un elemento de cualquiera de estos tipos:
Rol de seguridad (no confundir con rol de proceso; los roles de
proceso sirven para asignar tareas en un proceso y no pueden ser
seleccionados como destinatarios de permisos).
Para cada uno de los permisos mostrados en esa ventana, indique si se permite o se
deniega, y si es heredable. Cuando un usuario tiene un permiso heredable sobre un
paquete, dicho permiso se aplica también a sus descendientes, a menos que en alguno
de ellos se deniegue explícitamente.
Los permisos que se pueden asignar son:
Ver ítem: permite ver el paquete y los elementos definidos en él,
como datos de aplicación, roles del proceso, etc.
Editar ítem: permite modificar el paquete y los elementos
definidos en él, como datos de aplicación, roles del proceso, etc.
Crear sub ítem: permite crear elementos dentro del elemento.
Eliminar ítem: permite borrar el elemento.
Auditar: permite visualizar información de auditoría del
elemento.
Administrar seguridad: permite agregar y modificar permisos sobre
el elemento a usuarios, grupos o roles.
Un usuario tiene permiso para ejecutar una acción si se cumple
simultáneamente que:
El usuario está asociado a algún rol de seguridad, grupo, nodo o cola
de trabajo que tiene permiso para ejecutar esa acción, o su propia
cuenta de usuario tiene ese permiso directamente.
El usuario no está asociado a algún rol de seguridad, grupo, nodo o
cola de trabajo al que se le haya negado ese permiso, o a su propia
cuenta de usuario se le ha negado ese permiso.
También puede suceder que el usuario no cumpla estas condiciones, pero sea
sustituto de uno que sí las cumpla, y en ese caso también tendría permiso.
Por más detalles acerca del manejo de permisos en Qflow, consulta el
manual de Qflow Team, donde también se
explica cómo asociar usuarios con roles de seguridad, nodos, grupos y
colas de trabajo.
Además del patrón de plantilla vacía seleccionada por defecto, Qflow provee un
conjunto de patrones creados al instalar el sistema. Estas plantillas
representan algunos flujos y operaciones de negocio que comúnmente se quieren
automatizar. Podemos seleccionar estas plantillas en la lista de «Patrón de plantilla»
en el panel de creación de la misma, o usando los botónes de la página principal (ver
Figura 605)
Las plantillas que Qflow tiene pre-creadas por defecto son las siguientes:
Aprobación de documentos:
este proceso contempla el caso de una aprobación
de documentos, incluyendo las actividades de creación, revisión, aprobación y
su notificación a elaboradores y lista de difusión, así como también opcionalmente
una tarea para cargar el documento a un repositorio documental.
Solicitud de vacaciones:
define un proceso por el cual un miembro de la
organización puede hacer una solicitud para sus vacaciones. Incluye etapas de
aprobación del supervisor, verificar y actualizar saldo de días disponbiles,
definir suplencias y envío de recordatorios previos al comienzo del período de
vacaciones.
Aprobación en dos etapas:
define un proceso más generico en el cual se
da una aprobación validada por dos usuarios aprobadores, mediante un formulario
de petición en el que el usuario que inicie el proceso podrá ingresar el motivo y
fecha planificada de lo que se quiera aprobar.
Rendición de gastos:
define un proceso en el cual el usuario iniciador
presenta uno o más gastos con su justificación, una etapa de aprobación en la
cual el gasto puede ser aprobado o no (en caso de que no, permite una revisión
de la solicitud para evaluar nuevamente), tareas para representar el movimiento
de fondos de parte de personal financiero
y notificaciones al usuario solicitante, tanto por aprobación como por rechazo.
Solicitud de compras:
define un proceso en el cual el usuario iniciador presenta un gasto con justificación,
monto y moneda utilizada, seguido de una aprobación que puede darse en dos etapas en
caso que el monto supere un umbral preestablecido. Las aprobaciones tienen definidos
controles de tiempo para asegurar que se de un cierre a las solicitudes. Incluye también
notificaciones al usuario solicitante por aprobación o rechazo.
Selección de personal:
contempla la revisión de currículums postulados y la coordinación y realización de
entrevistas. Éstas pueden ser de varios tipos, incluyendo pre selección, por competencias,
evaluación psicotécnica, evaluación técnica, verificación de referencias laborales, entre
otras. Una vez realizadas las entrevistas, se procede al armado y realización de propuesta
laboral. Al terminar el proceso, se notifica al candidato sobre el resultado de su postulación,
ya sea de aceptación o rechazo. Además, el proceso cuenta con controles de tiempo para asegurar
la eficiencia en la coordinación de entrevistas, con recordatorios semanales para no olvidar
programarlas.
Votación de junta directiva: permite a miembros de juntas directivas participar de
votaciones de propuestas bajo una modalidad remota. La plantilla contempla etapas de
revisión, votación, modificación y una reunión presencial en caso de ser necesario.
Al finalizarse el proceso los usuarios serán notificados si la propuesta fue rechazada o
aprobada.
Soporte de incidentes: permite a los usuarios reportar incidencias. La plantilla contempla
etapas de evaluación del incidente, asignación de responsable de la resolución, resolución del
incidente y validación de la resolución. A su vez, también se contempla etapas donde se puede
brindar más información de ser requerido. Al finalizarse el proceso los ususarios serán notificados
si el incidente fue solucionado o no, o si fue descartado.
Nota
Estas plantillas tienen gran parte de la configuración del diseño ya resueltas, pero en varios
casos será necesario que se adapten a las necesidades y particularidades de cada organización.
Se recomienda leer las notas incluídas dentro del diseño de estas plantillas para
dar las configuraciones finales del funcionamiento de los procesos.
El diseño de un proceso también implica definir ítems que el proceso
utiliza: para asignar tareas a personas, se necesitan roles. Para
manejar datos, algunos de los cuales pueden ser necesarios para definir
el flujo del proceso, se necesitan datos de aplicación. Para acceder a
funcionalidades de sistemas externos, se necesitan integraciones y es
recomendable utilizar parámetros de aplicación que contengan información
de acceso a esos sistemas. Esta sección explica cómo utilizar Qflow Design para
crear, modificar y eliminar ítems. Para más información sobre el uso de cada tipo
de ítem y sus propiedades, consulte la sección Ítems del proceso.
La Figura 617 muestra la lista de datos de aplicación, que es una típica
lista de ítems. La lista de ítems se muestra como una tabla con varias
columnas, la primera de las cuales contiene cajas que permiten
seleccionar uno o más ítems (si se marca la caja del cabezal, se
seleccionan todos los ítems).
En la parte superior izquierda están los íconos correspondientes a las
siguientes operaciones:
Agregar: cuando se hace clic en este ícono, Qflow muestra el
formulario de propiedades básicas del ítem. Para crear un ítem, llena
sus propiedades y haz clic en el botón de aceptar. La descripción
detallada de las propiedades de cada tipo de ítem se encuentra en Ítems del proceso.
Modificar: cuando se selecciona un ítem y se hace clic en este
ícono, Qflow muestra el formulario de propiedades básicas del ítem
(Figura 618), que es el mismo formulario que el que se usa para crear
un ítem.
Cortar: permite cortar elementos para pegarlos en otro paquete:
cuando se pegan, esos elementos son eliminados del paquete original.
IMPORTANTE: si se corta un elemento y se pega en una rama del árbol
distinta a la de origen, se pueden crear inconsistencias, pues otros
elementos de la rama de origen que usaban el elemento movido ya no
tendrán acceso a él. Además, es una buena práctica guardar los cambios de ambos
paquetes, tanto el de origen como el de destino.
Copiar: permite copiar elementos para pegarlos en el mismo u otro
paquete. Cuando se pegan en el mismo paquete, los nuevos elementos se
renombrarán, agregando un “_1” o cambiando el “_X1” por
“_(X1 + 1)” si el nombre finalizaba con “_X1”
siendo “X1” un número entero.
Pegar: pega los elementos copiados o cortados.
Eliminar: cuando se seleccionan uno o más elementos y se hace
clic en este ícono, se eliminan los elementos seleccionados, previa
confirmación.
Estos íconos se habilitan o deshabilitan según qué elementos estén
seleccionados. Por ejemplo, el ícono de “Modificar” sólo está habilitado
si hay exactamente un ítem seleccionado, porque si no hay ítems
seleccionados, no hay un ítem al cual se pueda aplicar la operación de
modificar, mientras que si hay más de uno, es imposible determinar a
cuál de ellos se aplica la operación. Además, si el paquete está protegido,
la única posible de estas acciones es “Copiar”.
También en la parte superior, pero hacia la derecha, hay una caja de
texto que permite filtrar los elementos que se muestran en la lista. Al
escribir un texto en esa caja, la lista ocultará aquellos elementos que
no contengan en ninguna de las columnas el texto ingresado. A la derecha
de esa caja de texto, hay un botón que permite especificar qué columnas
deseas ver.
Para promover las buenas prácticas en el diseño de procesos, se muestran por
defecto los elementos de la plantilla. Sin embargo, también es posible acceder
a los de la versión en la que se está trabajando, si así se desea. Para ello,
utilice el botón ubicado más a la derecha (Figura 619).
Figura 619 Cambiar entre datos de la plantilla y datos de la versión
Qflow permite definir etapas para una plantilla de proceso. Una etapa
define un “Tiempo esperado” y un “Tiempo máximo”, que determinan dos
plazos para el fin de la etapa. Tanto para el tiempo esperado como para
el tiempo máximo, se puede especificar una lista de roles de plantilla
de proceso que serán notificados si, una vez transcurrido el tiempo
especificado, todavía no se terminó la etapa. El tiempo esperado es
cuánto se estima que debería durar la etapa en un caso normal. El tiempo
máximo indica un plazo más importante que el tiempo esperado: se supone
que el proceso no debería permanecer en la misma etapa por un tiempo
superior al indicado por el tiempo máximo.
Cuando un proceso está dividido en etapas, tiene más opciones de
seguimiento en Qflow Task.
Las etapas se vinculan a secciones del proceso mediante el evento de
inicio y eventos intermedios.
Para acceder al formulario que le permite definir etapas, abre el menú
contextual de la plantilla haciéndole clic con el botón derecho en el
árbol de paquetes y dentro de items seleccionando la opción “Etapas”
(Figura 620).
El formulario de definición de etapas se comporta de la misma forma que
las listas de ítems. El tiempo esperado
y el tiempo máximo se definen de la misma forma que otros plazos (se
explica en Configuración de plazos).
La opción “Usar calendario” permite seleccionar un calendario para que
sea utilizado al calcular los vencimientos. Si no se se marca esta
opción, los vencimientos se calcularán sin tomar en cuenta fines de
semana, feriados, etc (Figura 622). Para más información sobre
calendarios, consulta el manual de Qflow Team.
Para modificar el diseño de una plantilla, haga doble clic sobre ella en
el árbol de paquetes y, en la barra de acciones que aparece en la parte
superior, seleccione la opción «Editar» (Figura 623).
En la parte izquierda del diseñador hay una caja de herramientas, que
está dividida en dos partes: la primera muestra herramientas de diseño.
La segunda, elementos que se pueden agregar al diagrama. En la parte
derecha del diseñador, hay una serie de botones cuyo objetivo es
facilitar la visualización del diagrama, además de permitir guardarlo y exportarlo.
Todas estas opciones se explican a continuación.
Activar la herramienta de mano: si selecciona esta herramienta y
mantiene el botón del ratón presionado sobre la superficie de diseño
mientras mueve el ratón, moverá la superficie de diseño. Por ejemplo,
si ya no queda espacio libre en la superficie y deseas agregar algo
debajo de los elementos que ya están en ella, puedes usar la
herramienta y, manteniendo el botón apretado, mover el ratón hacia
arriba. Esto desplazará la superficie de diseño hacia arriba, como si
la superficie fuera una hoja de papel, la presionaras con la
mano y la empujaras hacia arriba, de modo que la parte superior del
papel ya no es visible y la parte inferior, sí.
Activar la herramienta de lazo: con esta herramienta puedes dibujar
un rectángulo sobre la superficie de diseño. Los elementos que queden
dentro del rectángulo y las conexiones entre ellos quedarán
seleccionados.
Activar la herramienta de crear/eliminar espacios: con esta herramienta se puede crear
espacio entre dos partes del diagrama, manteniendo presionado el
botón del ratón y moviendo el ratón hacia la derecha. El efecto es
como si se empujaran todos los elementos que están a la derecha del
ratón hacia ese lado, generando un espacio entre sus nuevas
posiciones y las que ocupaban antes. De forma similar, se puede hacer
lo mismo pero moviendo el ratón hacia la izquierda, lo cual tiene el
efecto inverso: se elimina el espacio del medio.
Activar la herramienta de conexiones global: esta herramienta permite conectar dos elementos, pero
no es la única forma de hacerlo.
La Figura 625 muestra los elementos que se pueden agregar al
diagrama. Los que son eventos, compuertas y actividades se describen con
mayor detalle en la sección Elementos del diseño de un proceso.
Figura 625 Herramientas para agregar elementos al diseño
Evento de inicio: marca dónde empieza la ejecución del proceso.
Evento intermedio: permite marcar un hito en la ejecución del
proceso (por ejemplo, que terminó una fase del proceso). También se
puede adjuntar a una actividad, en cuyo caso es un evento intermedio de borde.
Evento de fin: marca dónde terminar la ejecución del proceso:
cuando un proceso llega a un evento de fin, finaliza su ejecución.
Compuerta: permite controlar el flujo del proceso. Compuertas
exclusivas permiten elegir un camino entre varios posibles de un
proceso. Compuertas inclusivas permiten crear varios caminos en
paralelo.
Actividad: representa una acción o tarea. Puede ser una tarea
desempeñada por una persona, pero también puede ser una acción
ejecutada automáticamente por algún componente del sistema.
Subproceso: agrupa varios elementos.
Referencia a objeto de datos: es un elemento decorativo que
representa datos que son utilizados en alguna actividad. Se conecta a
otro elemento, típicamente una actividad, con una flecha punteada.
Referencia a base de datos: lo mismo que el dato, pero representa
un almacén de datos (por ejemplo, una base de datos).
Pool: permite crear andariveles para organizar el proceso,
agrupando dentro de un mismo nivel elementos relacionados.
Grupo: permite crear grupos, para visualizar mejor una serie de
pasos relacionados. Este elemento es puramente visual, pues no
influye en la ejecución de los pasos del grupo de ningún modo.
Pantalla completa: permite ingresar al modo de pantalla completa,
en el cual se expandirá la zona de edición al máximo posible de su
pantalla. Esto le permite enfocarse en la creación y configuración
del diagrama sin interrupciones visuales. Para salir del modo
pantalla completa, presione la tecla “Esc” o haga clic en el botón de
salir de pantalla completa (Figura 627).
Restaurar zoom: vuelve a colocar el nivel de zoom donde estaba
inicialmente.
Acercar: aumenta el zoom.
Alejar: reduce el zoom.
Exportar diagrama: permite exportar el diseño del diagrama
realizado. Al hacer clic sobre el botón tendrá las opciones de
exportar la imagen del diagrama, seleccionando la opción “Exportar
diagrama”, o el archivo BPMN de éste, seleccionando la acción
“Exportar documento”, como muestra la Figura 628.
Atajos de teclado: muestra un cartel que indica todos los atajos
de teclado disponibles, como muestra la Figura 629.
En la parte superior del diseñador se encuentra la barra de acciones, que facilita el acceso
al diseño de la plantilla, sus datos, roles, dominios y demás elementos del proceso. Además,
permite gestionar el estado de edición del paquete y, en el caso de las plantillas, también
ofrece la opción de publicarlas y probarlas.
Grafo: visualiza el grafo de la plantilla, diseñado
en notación BPMN. Desde esta vista podrás editar y configurar
cada paso del proceso.
Items del proceso: estos botones permiten acceder directamente a los
datos, roles y demás elementos de la plantilla en la que estás trabajando actualmente.
Editar: habilita la edición de la plantilla en la que estás trabajando actualmente.
Guardar: Guarda los cambios realizados en la plantilla. Si la plantilla ya fue publicada,
los cambios impactarán en los procesos que se inicien a partir de ella.
Puedes elegir entre guardar y seguir editando o guardar y finalizar cambios.
Esta última opción no solo persiste los cambios realizados, sino que también
libera la plantilla para que otra persona pueda trabajar en ella.
Descartar: descarta todas las modificaciones realizadas en la plantilla
desde la última vez que se guardaron los cambios.
Iniciar proceso: una vez publicada la versión del diseño, puedes iniciar el
proceso directamente desde Qflow Design.
Publicar: publica la plantilla que se está editando, guardando los
últimos cambios. Luego de publicado, el proceso va a estar disponible
para ser iniciado en Qflow Task. Cada plantilla solo puede
tener una versión publicada, por lo que si ya existe una será reemplazada.
Para diseñar el proceso se utilizan las herramientas de diseño para
agregar elementos y conectarlos. Cada elemento tiene propiedades que
también se pueden modificar desde el diseño.
Para agregar un elemento al diseño, selecciónalo en la caja de
herramientas y arrástralo hacia la zona de diseño (también puedes hacerle
clic y luego hacer clic en la zona de diseño). Si deseas agregar un
elemento a continuación de otro que ya existe, de modo que quede
conectado a él, puedes seguir los siguientes pasos:
Se selecciona un elemento.
Entre los íconos que aparecen a la derecha, selecciona el que
corresponde al tipo del elemento que se desea agregar a continuación.
El nuevo elemento también tiene íconos a la derecha y puedes repetir
la misma operación con ese elemento y los siguientes.
Para agregar un evento de borde al diseño, selecciona el evento
intermedio en la caja de herramientas y arrástralo hacia la zona de
diseño sobre alguna de las actividades que lo permiten (Figura 632). Para
ver más información sobre los eventos de borde y qué actividades lo
permiten, consulta la sección Eventos intermedios de borde.
Figura 632 Crear evento de borde en tarea de usuario
Una vez agregado un elemento al diseño, puede ser necesario cambiar su
subtipo. Esto depende del tipo del elemento y de si se agregó a través
de la caja de herramientas o a través de los íconos que permiten hacerlo
desde el diseño.
Si se agrega una actividad, ya sea desde la caja de herramientas o desde
el diseño, la nueva actividad no tiene ningún subtipo, por lo que
siempre hay que seleccionar uno. No se puede proteger un diseño que
contiene una actividad para la que no se haya seleccionado un subtipo.
Para cambiar el subtipo de un elemento, haz clic en el ícono de cambio
de subtipo (Figura 630). Qflow muestra entonces la lista de subtipos que
se pueden asignar al elemento seleccionado, selecciona el que deseas y
Qflow lo asignará al elemento (Figura 633).
Para borrar un elemento, selecciónalo y pulse la tecla “Suprimir” o haz
clic en el ícono de eliminar que aparece al seleccionar el elemento
(Figura 630).
Para conectar dos elementos se puede utilizar la herramienta de conexión
de la caja de herramientas: se hace clic en el ícono
correspondiente a la herramienta y después se hace clic en el elemento
del que se desea salga la conexión y, sin soltar el botón, se mueve el
ratón hasta el elemento con el cual se desea conectar el primero.
Entonces se suelta el botón.
También se puede utilizar el ícono de conexión que aparece al
seleccionar un elemento. En este caso, el elemento del cual sale la
conexión es el elemento seleccionado y se procede de la misma forma,
moviendo el ratón con el botón apretado hasta que el cursor esté sobre
el elemento al cual se desea conectar el elemento seleccionado.
Si haces clic sobre un elemento y presionas la tecla E, podrás editar el
nombre de dicho elemento. Por otro lado, si se hace clic en el botón de
ver o modificar propiedades de un elemento, un formulario aparece a la derecha
de la zona de diseño, mostrando en la parte superior sus
propiedades básicas (en general, el nombre y la descripción del paso) y
en la parte inferior otro formulario con propiedades avanzadas. Las propiedades
de cada tipo de elemento se explican en Elementos del diseño de un proceso.
A una conexión se le puede agregar una etiqueta. También se le pueden
agregar puntos de quiebre, para transformarla en una línea poligonal.
Para agregar una etiqueta a una conexión, haz doble clic en la
conexión. Esto hace que Qflow muestre una caja de texto sobre la
conexión. Escribe el texto que desees para la etiqueta y pulsa la tecla
“Enter” (Figura 634).
Para cambiar la forma de la conexión, posiciona el cursor del ratón
sobre la línea. Esto hace que Qflow muestre un pequeño círculo.
Haz clic y, manteniéndolo presionado, mueve el ratón.
Esto crea un punto de quiebre en el lugar cliqueado y al mover el
ratón, la línea que antes era recta se parte en dos, formando un ángulo
en el punto de quiebre (Figura 635).
Para especificar un proceso, además de especificar un diseño, también se
definen otros ítems, que se pueden definir en una versión, en la
plantilla, en el paquete donde está la plantilla o en alguno de sus
ancestros. Dónde definir un ítem depende de consideraciones de diseño y
organización de la estructura. Por ejemplo, un ítem que es específico de una versión
se debe definir en una versión, mientras que usualmente se definen en la plantilla
para poder compartirse entre versiones. Por otro lado, en un paquete se definen ítems que son comunes
a varios procesos que pertenecen a esa plantilla (por ejemplo, si varios
procesos usan el mismo web service, es conveniente almacenar los datos
de conexión a ese web service en un parámetro de aplicación
perteneciente a un paquete que contenga a todos esos procesos).
Los tipos de ítems que se pueden definir para un proceso son los
siguientes:
Datos de aplicación: son datos que maneja un proceso,
especialmente datos que son necesarios en notificaciones a usuarios o
para definir qué caminos sigue el proceso (otros datos pueden
almacenarse en bases de datos externas, con ayuda de integraciones).
Los elementos del proceso tienen acceso a los datos de aplicación: se
los puede usar para especificar los mensajes que se envían a los
usuarios (ver Etiquetas). También son útiles para cambiar la
dirección del flujo: mediante el uso de compuertas (ver
Compuertas), el valor de un dato de aplicación puede determinar que
el flujo siga un camino en lugar de otro, por ejemplo.
Roles de plantilla de proceso: si una actividad es desempeñada
por una persona, un rol especifica quién la desempeña, o quiénes la
pueden desempeñar. Las tareas de usuario (ver Tarea de usuario) se
asignan a usuarios a través de roles. No se asignan directamente a
los usuarios.
Dominios: definen tipos de datos de aplicación (“Numérico”,
“Texto”, “Fecha”) o, en los casos más complejos, permiten restringir
los valores que pueden tener datos de aplicación mediante listas
arbitrarias, resultados de consultas a bases de datos o a otros
sistemas. Un dominio define también cómo se muestran los datos de
aplicación pertenecientes a él (por ejemplo, un dominio de tipo fecha
se muestra como un selector de fechas).
Integraciones: definen cómo acceder a sistemas externos (por
ejemplo, servicios ofrecidos por software existente en la empresa)
para enviarles datos, o para recibir datos de ellos (por ejemplo,
para que un proceso guarde datos en la base de datos de uno de esos
sistemas, o para que obtenga datos de él). Las tareas de servicio
usan integraciones.
Manejadores de eventos: son pequeños programas que se ejecutan
cuando ocurre algún evento predefinido durante la ejecución de un
proceso.
Validaciones: son pequeños programas que se desarrollan para
validar los datos que se ingresan en los formularios de los procesos.
Bots: como las integraciones, especifican la interacción con
programas externos, con la diferencia de que se ejecutan
asíncronamente para procesar los datos de un proceso (el código
de los programas no se define en Qflow Design, sino que debe ser
desarrollados por un programador).
Parámetros de aplicación: especifican información de
configuración (conexiones a bases de datos, especificaciones de
acceso a servicios, contraseñas) para que sea usada desde el proceso.
Worklets: permiten definir una porción de un proceso para
utilizarla en varios procesos distintos.
Formularios personalizados: definen qué páginas web usar para
mostrarle la información a un usuario que desempeña una de las tareas
definidas en el proceso (la página web en sí no se define usando
Qflow Design, sino que tiene que ser construida
por un programador; consulte el manual de Diseño de
Formularios Personalizados por información al respecto).
A continuación, se explica cómo trabajar con los ítems que se acaban de
describir. El propósito de esta sección es describir las propiedades de
estos ítems y para qué sirven. En el caso de algunos aspectos
específicos de un tipo de ítem, se explica cómo usar la interfaz de
usuario para definirlos, pero operaciones más generales, comunes a todos
(por ejemplo, cómo eliminar un ítem) se describen en la sección Listas
de ítems.
Los datos de aplicación son datos que maneja Qflow en los procesos.
Cada dato está asociado a un dominio, y éste está asociado a un tipo de
dato y a un tipo de control que determina cómo el dato será mostrado en
los formularios de los procesos.
El formulario de propiedades de un dato de aplicación tiene las
siguientes secciones.
General: contiene el nombre, la descripción, el dominio y otras
opciones que definen el comportamiento del dato.
Presentación: contiene propiedades que definen aspectos de cómo
el dato se verá en Qflow Task.
Avanzado: permite definir valores por defecto para el dato.
Dependencias (aparece si el dato tiene dependencias):
permite definir qué datos de aplicación se usan para proveerle
valores a los parámetros del dominio.
A continuación, se muestra una lista de las propiedades para cada una de
las secciones, con explicaciones. Las propiedades que aparecen con un
asterisco son requeridas (esto aplica para todos los
paneles). Esto quiere decir que, de no ser completadas, se mostrará un
mensaje de error al intentar guardar el panel.
Nombre: se recomienda que no haya nombres repetidos entre datos, dado que
puede ocasionar errores.
Descripción: es opcional.
Dominio: es el dominio del dato, que define el tipo y el control
(el elemento de interfaz de usuario) usado para mostrar el dato. El
dominio de dato puede ser cualquiera de los dominios básicos
provistos por Qflow, pero también puede ser un dominio creado por un
usuario y que esté en el mismo paquete el dato, en el paquete padre o
en alguno de sus ancestros (ver Dominios por instrucciones sobre la
creación de dominios). Los dominios básicos son:
Verdadero/Falso: los datos de este tipo sólo tienen dos valores
posibles: verdadero o falso.
Fecha: los datos de este tipo almacenan fechas.
Hora: los datos de este tipo expresan horas.
Número: los datos de este tipo almacenan números.
Texto: los datos de este tipo almacenan textos.
Área de texto: los datos de este tipo almacenan textos con
varias líneas.
Dinero: los datos de este tipo pueden almacenar números decimales.
Fecha hora: los datos de este tipo almacenan fecha y hora.
Documento: los datos de este tipo almacenan una referencia a
adjuntos del proceso.
Grupo: nombre del grupo al que pertenecerá este dato. Para
asignar el dato a un grupo, escriba el nombre del grupo. Si el
grupo ya existe, mientras escribe aparecerá en una lista debajo
del nombre que se esté escribiendo y podrá seleccionarlo. Si no
existe, se creará automáticamente cuando guarde los cambios. Los
datos que están en el mismo grupo son mostrados juntos en la lista
de datos cuando ésta está ordenada por grupo, con el nombre del
grupo como título (se ordena por grupo haciendo clic en el cabezal
de la columna “Grupo”). También son mostrados juntos en los
formularios de Qflow Task.
Bloque de línea: indica el bloque de líneas al cual pertenece el dato. El
concepto de bloque de líneas se explica en Bloques de líneas. Para poder
estar en una línea, el dato debe ser multivaluado.
Acepta múltiples valores: si esta opción está marcada, el dato
puede tener varios valores. Es un conjunto de datos en lugar de un
dato.
Etiqueta: es el nombre con el que se mostrará el dato en Qflow Task.
Los usuarios no verán el nombre del dato, verán la etiqueta.
La etiqueta puede tener símbolos que no están permitidos en el
nombre del dato.
Tabulación: Indica el orden en el que los datos serán mostrados
en los formularios por defecto en Qflow Task. Por ejemplo, el
dato con el valor de tabulación 0 será el que se muestre primero;
el que tenga el valor 1, el que se muestre segundo y así
sucesivamente. En el caso de los datos de bloques de líneas, en el
que cada dato corresponde a una columna de una tabla, el dato que
tenga índice 0 ocupará la primera columna, el que tenga índice 1
la segunda y así sucesivamente.
Sugerencia: es el texto que se muestra cuando, en Qflow Task,
se visualiza la ayuda del grupo de datos al que pertenece.
Valores por defecto: lista con los valores con los cuales
comenzará el dato cuando se inicie un proceso. Si el dato no acepta
múltiples valores, sólo se puede definir un valor por defecto.
Nuevas instancias: si el dato acepta múltiples valores, cuando un
usuario hace clic en Qflow Task para agregar un valor, el valor que
se agrega será el indicado en esta propiedad.
La sección dependencias sólo aparece si el dato de aplicación está
asociado a un dominio que accede a una base de datos, web service o
lista de SharePoint, y que tiene parámetros de entrada o salida
(consulte la sección Fuentes de datos para ver cómo se configuran esos
dominios).
Si un dominio tiene parámetros de entrada, hay que especificar de qué
datos de aplicación se tomarán los valores que se utilizarán en esos
parámetros de entrada. Eso se hace en la sección “Dependencias”: a cada
parámetro de entrada del dominio se le asocia un dato de aplicación.
Lo mismo sucede con los parámetros de salida: cuando un dominio tiene
parámetros de salida, hay que especificar en qué datos de aplicación se
volcarán los valores de los parámetros de salida. Eso también se hace en
la sección “Dependencias”, asociando a cada parámetro de salida un dato
de aplicación.
La sección “Dependencias” muestra los parámetros del dominio en una
tabla con tres columnas. En la primera columna se muestran los nombres
de los parámetros. En la segunda, el tipo: entrada o salida, indicado
por un ícono. En la tercera se debe elegir, para cada parámetro, qué
dato de aplicación se desea asociar a él.
La Figura 640 muestra la sección de dependencias de un dato del dominio
“Cliente”. Este dominio tiene un parámetro de entrada (“id”) y cuatro de
salida (el resto). En la columna “Dato de aplicación” se selecciona,
para cada parámetro, un dato de aplicación. En este caso, se seleccionó
el dato de aplicación “Nº de documento” para el parámetro “id”. Esto significa
que el dominio, para obtener datos, usará el valor del dato de
aplicación “Nº de documento”. Por ejemplo, cuando un usuario acceda a Qflow Task para,
responder a una tarea, podrá ingresar un valor para el
dato “Nº de documento” y cuando lo haga, el dominio obtendrá datos utilizando el
número de documento ingresado.
El dominio también tiene parámetros de salida asociados a datos de
aplicación. Por ejemplo, el parámetro “nombre” está asociado al dato de
aplicación “Nombre”, de modo que cuando se obtengan los datos, el valor
del parámetro “nombre” se cargará en el dato “Nombre”.
Cuando un conjunto de datos pertenece a un bloque de líneas, esos datos
aparecen en Qflow Task agrupados bajo el mismo rótulo. Para que un
dato pueda pertenecer a un bloque de líneas, debe aceptar múltiples
valores.
En Qflow Task, los datos de un bloque se muestran como una tabla: cada
fila de la tabla tiene tantos valores como datos tiene el bloque. Por
ejemplo, el bloque Empleados (Figura 641) tiene tres datos. Ese bloque
se muestra en Qflow Task como una tabla con tres columnas, una por
cada dato: Dirección, Nombre y Teléfono. Ve el manual de Qflow Task por
detalles de cómo un usuario interactúa con bloques de líneas.
Visibilidad: qué datos se pueden ver y modificar en cada interacción con un proceso
Por defecto, los usuarios no pueden ver ni modificar los datos de
aplicación al iniciar un proceso o durante la ejecución de éste. Para
permitir que un usuario pueda ver o modificar los datos de aplicación,
configure la visibilidad de éstos en los pasos donde desea que puedan ser
vistos o modificados. También es posible configurarlo en el formulario y
el formulario de edición del proceso. La visibilidad de los datos también
especifica, para el caso de los datos de bloques de líneas y datos que
aceptan múltiples valores, si los usuarios pueden agregar o borrar
instancias, así como también los límites a la cantidad de instancias que
se pueden tener. Para obtener información al respecto, consulte la
sección Visibilidad de datos, roles, adjuntos y comentarios.
Los roles representan uno o más usuarios que desempeñarán una
determinada función durante la ejecución de un proceso. Cuando una
plantilla de proceso especifica que Qflow debe enviar una tarea a un
usuario, no especifica un usuario concreto, especifica un rol. Esto
hace más fácil el mantenimiento de las definiciones de los procesos.
Por ejemplo, la tarea “Aprobar gasto” puede ser asignada al rol
“Gerente de finanzas”. Si el gerente de finanzas es Juan Pérez, el rol
tendrá como miembro a esa persona. Si un día Juan Pérez se va de la
empresa y es sustituido por José López, no es necesario actualizar
todas las tareas de usuario en las que interviene Juan Pérez por ser
gerente de finanzas: basta con modificar el rol “Gerente de finanzas”,
sacando a Juan Pérez y poniendo como miembro a José López.
Cuando Qflow deba enviar el mensaje correspondiente a la tarea,
verificará qué usuarios están desempeñando ese rol y enviará el mensaje
a esos usuarios.
Las instalaciones y espacios de trabajo contarán por defecto con dos roles
incluídos en el paquete raíz, uno que representa al usuario que inicia el
proceso, y otro que representa al supervisor de dicho usuario. Al
pertencer al paquete raíz, estos podrán ser utilizados en cualquiera de las
plantillas o versiones de plantillas que se creen.
La sección “General” tiene las siguientes propiedades:
Nombre: se recomienda que no haya nombres repetidos entre roles, dado que
puede ocasionar errores.
Descripción
Miembros del rol: lista de usuarios, roles, roles de sistema,
grupos y colas de trabajo que desempeñan el rol. Sólo puede haber
más de un miembro si el rol permite múltiples usuarios. Para que
una cola de trabajo o un grupo pueda ser miembro de un rol,
también es necesario que éste permita múltiples usuarios. Para
agregar un miembro, comience a escribir su nombre donde dice
“Comience a escribir un usuario…”, y cuando vea el rol que desea
en la lista que aparece, selecciónelo.
Permitir múltiples usuarios: si esta opción está marcada, el rol
puede tener muchos miembros o miembros que tienen muchos usuarios
(por ejemplo, grupos).
Aplicar regla: aplica una regla que determina quiénes son los
miembros del rol.
Supervisados por: si se aplica esta regla, los miembros del
rol no son los que están en la lista de miembros, sino que son
aquellos usuarios que sean supervisados por ellos. Ejemplo: el
usuario Pérez es supervisor de López y Gómez. Si Pérez está en
la lista y se aplica la regla “Supervisados por”, los miembros
del rol serán López y Gómez, y no Pérez. La regla, además, se
aplica en el momento en el que el rol es utilizado. Es decir,
si en el momento de definir el rol, López es supervisado por
Pérez, pero poco antes de que un proceso le envíe una tarea a
ese rol alguien le cambia el supervisor, entonces no recibirá
la tarea, pues habrá dejado de ser miembro del rol.
Supervisor de: si se aplica esta regla, los miembros serán los
supervisores de los que se incluyen en la lista de miembros.
Usuario con menos tareas: si se aplica esta regla, Qflow toma
como usuario que desempeña ese rol al usuario que tenga menos
tareas pendientes al momento de utilizar el rol. Ejemplo:
supongamos que el rol tiene como miembros a tres usuarios:
Pérez, López y Gómez. Una tarea está dirigida a ese rol y
utiliza la regla “Usuario con menos tareas”. Si, cuando el
proceso llega a esa tarea, Pérez es, de los tres usuarios, el
que tiene menos tareas pendientes, entonces la tarea será
asignada a Pérez.
Supervisor directo: si se aplica esta regla, Qflow toma como
usuario que cumple con ese rol a cada supervisor directo de los
miembros que se hayan agregado. Un supervisor directo de un
usuario es aquel asignado como supervisor en el nodo
organizacional donde se encuentra el usuario.
Usuario con menos tareas de la plantilla de proceso: si se
aplica esta regla, Qflow toma como usuario que cumple con ese rol
al usuario que tenga menos tareas pendientes pertenecientes a
procesos de la misma plantilla. Ejemplo: supongamos que el rol
tiene como miembros a Pérez, López y Gómez. Una tarea está
dirigida a ese rol, que utiliza la regla “Usuario con menos tareas
de la plantilla de proceso”. La plantilla del proceso se llama
“Aprobaciones”. Si, cuando el proceso llega a la tarea mencionada,
Pérez es el que tiene menos tareas pendientes en procesos de la
plantilla “Aprobaciones” de los tres usuarios, entonces la tarea
será asignada a Pérez. Nótese que esta regla es similar a “Usuario
con menos tareas”, pero no se cuentan todas las tareas que cada
usuario tiene pendientes en el sistema, sino solamente las de la
plantilla del proceso al que pertenece la tarea.
Distribución secuencial (Round Robin): si se aplica esta regla,
Qflow tomará el conjunto de usuarios definidos en el rol, y los asignará
de manera secuencial, comenzando por uno y cada vez que el rol es
asignado en una tarea, cambia al siguiente miembro, incluso dentro de un
mismo proceso. Una vez que se hayan recorrido todos los miembros del rol,
se vuelve a comenzar por el primero y se repite el mismo orden.
La sección “Restricciones” (Figura 643), permite restringir los usuarios
que pueden ser seleccionados para este rol. Si deses restringir quienes
pueden desempeñar ese rol a una lista de usuarios, marca la opción
“Restringir selección de miembros del rol”. Entonces podrás agregar
restricciones a la lista. Sólo usuarios que cumplen con las reglas
especificadas en la lista podrán desempeñar el rol. Para agregar una
restricción, haga clic en el botón con el símbolo de “+”. Esto agrega
una fila.
Haz clic en la columna “Nombre” de la fila seleccionada para escribir
el nombre del miembro (usuario, grupo, nodo o cola de trabajo) al cual
quieres restringir el rol. También puedes seleccionar una regla, haciendo
clic en la columna “Regla” de la misma fila. La regla indica cómo se usa
ese miembro para definir la restricción. Por ejemplo, la restricción más
sencilla posible es seleccionar un usuario como miembro y utilizar la
regla “Ninguna”. En este caso, la restricción indicará que el usuario
seleccionado puede desempeñar el rol, pero otros usuarios no (a menos
que alguna otra restricción indique que sí pueden). Las reglas posibles
son:
Ninguna: el miembro de rol seleccionado puede desempeñar el rol.
Supervisor de: los supervisores del miembro de rol seleccionado
pueden desempeñar el rol.
Supervisados por: los usuarios que tengan como supervisor al
miembro de rol seleccionado pueden desempeñar el rol.
Miembros de: los miembros del miembro de rol seleccionado pueden
desempeñar el rol. Por ejemplo, si el miembro de rol seleccionado es
un grupo, la regla hace referencia a los miembros de ese grupo.
Naturalmente, esta regla no se puede aplicar a un usuario.
Visualizadores de: esta regla sólo es válida si el miembro de rol
es una cola de trabajo. Significa que usuarios que tengan permiso de
visualización en esa cola de trabajo pueden desempeñar el rol.
Actuantes de: esta regla sólo es válida si el miembro de rol es
una cola de trabajo. Significa que usuarios que tengan permiso de
actuar en la esa cola de trabajo pueden desempeñar el rol.
Etiqueta: es el nombre con el que se mostrará el rol en Qflow Task.
Los usuarios no verán el nombre del rol, verán la etiqueta.
La etiqueta puede tener símbolos que no están permitidos en el
nombre del rol.
Tabulación: indica el orden en el que se mostrarán los roles. Por
ejemplo, el rol que tenga el valor 0 se mostrará primero; el que
tenga el valor 1 se mostrará segundo, y así sucesivamente.
Sugerencia: es el texto que se muestra cuando, en Qflow Task,
se visualiza la ayuda del grupo de los roles.
Qflow incluye dos roles que comúnmente se definen para usarlos en los
procesos. Debido a que estos roles están situados al nivel del paquete raíz,
podrán ser utilizados en cualquier paquete, plantilla o versión creada.
Los roles son los siguientes:
Usuario iniciador del proceso: tomará el valor del usuario
que inicia el proceso desde su formulario de inicio en Qflow Task.
Supervisor del usuario iniciador del proceso: tomará el valor del
usuario supervisor del usuario que inicia el proceso desde
el formulario de inicio en Qflow Task.
Visibilidad: qué roles se pueden ver y modificar en cada interacción con un proceso
Por defecto, los usuarios no pueden ver ni modificar los roles de un
proceso durante su inicio o ejecución. Para permitir que los usuarios
puedan ver o modificar los roles de un proceso, configura la visibilidad de
los roles en los elementos del diseño donde deseas que sean vistos o
modificados. La visibilidad de los roles también especifica, para aquellos
que aceptan valores múltiples, si los usuarios pueden agregar o borrar
miembros, y establece límites a la cantidad de miembros que los usuarios
pueden agregar o borrar.
El dominio de un dato especifica el conjunto de valores que el dato
puede tomar y está asociado a un tipo de dato. Por ejemplo, si un dato
sólo debe guardar valores correspondientes a fechas, el dominio de ese
dato es el conjunto de todas las fechas posibles. En Qflow, cada dato
de aplicación está asociado a un dominio y éste está asociado a un tipo
de dato.
El tipo de dato del dominio determina el tipo del dato de aplicación.
Por ejemplo, si un dato de aplicación está asociado al dominio “Fecha”,
su valor debe ser una fecha. Así, a través de su tipo de dato, el
dominio define los valores que los datos asociados a él pueden tomar. Se
puede limitar aún más estos valores si se asocia el dominio con una
operación que defina un conjunto más restringido de valores (por
ejemplo, el resultado de una consulta a una base de datos).
Un dominio, define también, la forma en que sus datos serán mostrados y
editados en Qflow Task. Por ejemplo, datos del dominio
“Fecha” se muestran mediante un control (ítem del formulario) que
permite seleccionar una fecha (es decir, un selector de fecha).
Qflow ofrece un conjunto de dominios básicos, pero es posible definir
dominios adicionales.
Tipo de control: es el tipo de control que se usará para ingresar
o mostrar valores de datos de ese dominio. Un control es un elemento
de la interfaz de usuario, como una lista, una caja de texto o un
botón, que le permite a éste interactuar con el sistema. Más abajo se
describe en mayor detalle cada tipo de control.
Tipo de datos: tipo de los valores que tomarán los datos de
aplicación asociados al dominio. No todos los tipos son compatibles
con todos los controles. Por ejemplo, si el control es un selector de
fechas, el tipo del dato debe ser, necesariamente, Fecha. Los tipos
de dato son los siguientes:
Texto
Número
Verdadero/Falso
Fecha
Hora
Tipo de fuente de datos: esta opción sólo es válida para algunos
tipos de control. Permite seleccionar un tipo de fuente de datos para
después especificar cómo obtener los datos de una fuente del tipo
seleccionado. Una vez seleccionado el tipo de fuente de datos, haz
clic en el botón de configurar (Figura 646) para especificar cómo se
obtienen los datos. Los tipos de fuente disponibles son:
Ninguno: deja esta opción si no quieres que el dominio acceda a
una fuente de datos.
Base de datos: permite especificar una conexión a una base de
datos y una consulta para obtener los datos
Web service: permite especificar una conexión a un web service
y un método del web service para obtener los datos.
Web service REST: análogo al anterior, pero para un web
service de tipo REST.
Lista de SharePoint: permite especificar una lista de
SharePoint y una consulta CAML para obtener los datos.
Lista de SharePoint Online: igual que la lista de SharePoint normal, pero para listas
de SharePoint Online
Lista: permite definir manualmente, enumerando el conjunto de
valores posibles mediante una lista. Cada elemento de la lista
tiene una clave y un texto asociado a ella.
Figura 646 Formulario de propiedades de un dominio
En “Propiedades” se puede especificar un conjunto de clases de estilos
para aplicar al control que se usa paramostrar los datos del dominio
en Qflow Task.
Comportamiento:
Agregar opción vacía al Combo Box: permite agregarle una
opción a un dominio con tipo de control “Combo Box” que, al ser
seleccionada en un formulario, indica que no se eligió ninguno de
los valores del dominio.
Modo especial: esta propiedad sólo está disponible para
dominios con tipo de control “Cuadro de texto” y permite agregarle
una propiedad adicional al control con el que se muestran los
datos del dominio, propia de HTML5, para aprovechar las
funcionalidades de validación y semántica de este estándar. Los
modos especiales disponibles son:
Correo electrónico
Teléfono
Número
Contraseña
Formato AM/PM: para dominios que usan el tipo de dato “Hora” o
tipo de control “Selector de fecha y hora”. Si el valor de esta
propiedad es “Verdadero”, los datos del dominio se mostrarán en el
formato AM/PM (“una de la tarde” = 1:00 PM). De lo contrario, se
mostrarán en formato 24 horas (“una de la tarde” = 13:00).
Mostrar segundos: para dominios que usan el tipo de dato
“Hora”. Si el valor de esta propiedad es “Verdadero”, los datos
del dominio son mostrados incluyendo los segundos. De lo
contrario, no se muestran segundos.
Disposición:
Clase de estilos: nombre de la clase de estilos para mostrar
en todos los casos.
Clase de estilos de sólo lectura: nombre de la clase de
estilos a utilizar cuando un dato tiene visibilidad de sólo lectura.
Clase de estilos del contenedor: nombre de la clase de estilos
del elemento que contiene el control.
Clase de estilos del contenedor sólo lectura: nombre de la
clase de estilos del elemento que contiene el control cuando un
dato tiene visibilidad de sólo lectura.
Atributos: conjunto de pares de nombres y valores de atributos
HTML que Qflow agregará al control que muestra los datos del
dominio. Usa el botón con el símbolo “+” para agregar una fila a
la lista de atributos y después modifica la clave (nombre del
atributo) y el valor para especificar el atributo.
Dirección: esta propiedad sólo está disponible para dominios
cuyo tipo de control sea “Radio button” o “Lista de Check Box”.
Permite especificar si las opciones de estos controles deben ser
mostrados uno al lado del otro (“Horizontal”, opción por defecto) o uno arriba del
otro (“Vertical”).
Restricciones:
Expresión regular: esta propiedad sólo existe cuando el tipo
de dato del dominio es “Texto” o “Documento”. Permite especificar
una expresión regular para validar los textos que se ingresen o el
nombre del archivo que se está subiendo. Si un usuario ingresa un
texto que no está contemplado en la expresión regular, Qflow le
mostrará el mensaje de error especificado en la propiedad “Mensaje
de error de formato”.
Mensaje de error de formato: texto del mensaje de error que se
mostrará al usuario si ingresa un valor que no cumpla con la
expresión regular definida en la propiedad “Expresión regular”.
Operador de la comparación: permite especificar el operador
que se utilizará para comparar una fecha ingresada por un usuario
con la fecha especificada en “Fecha a comparar”.
Fecha a comparar: esta propiedad sólo existe cuando el tipo de
dato del dominio es “Fecha”. Permite especificar una fecha con la
cual Qflow, al validar valores de datos de aplicación del
dominio, comparará las fechas ingresadas por los usuarios. La
propiedad “Operador de la comparación” permite especificar qué
comparación se hará.
Largo máximo: esta propiedad sólo existe cuando el tipo de
dato del dominio es “Texto”. Permite especificar un largo máximo
para los valores de los datos asociados a ese dominio.
Valor máximo: esta propiedad sólo existe cuando el tipo de
dato del dominio es “Número”. Permite especificar un valor máximo
para los valores de los datos asociados a ese dominio.
Valor mínimo: esta propiedad sólo existe cuando el tipo de
dato del dominio es “Número”. Permite especificar un valor mínimo
para los valores de los datos asociados a ese dominio.
Esta sección explica cómo configurar el acceso a fuentes de datos de
cada tipo. La configuración suele tener dos partes: la especificación de
la conexión a la fuente y la especificación de qué datos se traen (la
consulta). La excepción a esto son las fuentes de tipo Lista, para las
cuales directamente se especifican los elementos de la lista.
Para especificar la conexión, siempre hay dos opciones (Figura 648):
Usar un parámetro de aplicación: en este caso, selecciona el
parámetro de aplicación que contiene la especificación de la
conexión.
Definir en la configuración del origen de datos: en este caso,
haz clic en el botón de configurar.
Se recomienda utilizar un parámetro de aplicación (por información sobre
cómo definir parámetros de aplicación, ver Parámetros de aplicación).
Si decides especificar la ubicación de los datos en la configuración del
origen de datos, deberás completar los mismos datos de conexión que si
estuviese definiendo un parámetro de aplicación. La sección “Propiedades
de un parámetro de aplicación” tiene instrucciones para hacerlo.
Figura 648 Opciones de conexión a origen de datos
Definir la consulta a una base de datos requiere saber utilizar SQL.
La Figura 649 muestra el formulario en el que se define una consulta a
una base de datos. Para definir la consulta, puedes escribirla
directamente en SQL o puede usar el constructor de consultas (Figura 650).
La primera columna de la sentencia “Select” debe ser la columna
que contiene la clave de los datos. La segunda columna debe ser la que
contenga la descripción (ejemplo: “Select Id, Nombre From Clientes”). Se
puede incluir más columnas. En ese caso, para usar los datos que vienen
en las columnas adicionales se debe asociarlas a parámetros de salida.
Debajo de la consulta, hay una sección dedicada a estos parámetros, la
cual se explica más abajo.
Las consultas pueden tener parámetros de entrada. Para crear un
parámetro de entrada, haz clic en el botón de “+” en la tabla que
aparece en la parte superior de la Figura 649. “Valor de prueba” es el
valor que tendrá dicho parámetro para probar la consulta. Puedes editar y
eliminar parámetros existentes. Para insertar un parámetro de entrada en
la consulta, haz clic en el botón indicado en la Figura 649.
Los parámetros de entrada se representan en la consulta con llaves. En
la Figura 649, hay un parámetro de entrada llamado “País”.
El constructor de consultas facilita la definición de la consulta al
mostrar los nombres de las tablas disponibles. Además, una vez
seleccionadas las tablas en la sección “From” de la consulta, las
columnas disponibles aparecen para seleccionar en la sección “Select”.
En “Order by” se agregan las columnas que se desean usar para ordenar el
resultado, y en “Where” se definen las condiciones de filtro a través de
una interfaz igual a la que se usa para definir las condiciones de las
compuertas (ver Especificación de condiciones).
Antes de guardar la configuración del dominio, debes probar la consulta.
Para eso, haz clic en el botón de probar consulta (Figura 649, “Probar
consulta”). Si la consulta funciona, Qflow muestra el resultado de
ejecutarla.
Para definir parámetros de salida, es necesario probar la consulta,
haciendo clic en el botón correspondiente como se muestra en la Figura 649.
Se mostrará, en lugar del formulario de la consulta, las columnas
que se obtuvieron como resultado de ésta. Cierra este resultado y
volverás al formulario anterior, pero ahora, como se ve en la Figura 651,
los parámetros están habilitados para su edición. Haz clic sobre el
nombre en azul para editarlo.
Los nombres que escribas serán los que veas cuando configures algún dato de
aplicación para almacenar en él los valores de estos parámetros. Los
parámetros se asocian a datos de aplicación en el formulario de
propiedades de los datos de aplicación, en la sección “Dependencias”
(ver Dependencias).
Una vez definida la consulta, haz clic en el botón de aceptar para
guardarla.
Definición de la consulta a un web service (SOAP)
Una vez especificada la conexión a un web service SOAP (ver Configuración de la conexión), debes hacer clic
en el botón de cargar (ver Figura 652) para que se cargue la lista de
métodos de ese web service. A continuación, donde dice “Seleccionar
método Web”, selecciona el método que deseas usar para el dominio. Al
seleccionar el método, se cargan los parámetros de éste. Los parámetros
del método se asocian a parámetros de entrada. El método seleccionado debe retornar
una lista de objetos simples.
A cada parámetro se le puede asignar un valor fijo. Si el tipo de
control es Lookup, Selector de Ítems o Combo Box, también se puede
establecer que ese valor sea parametrizable. Para ello, en la tabla de
parámetros (Figura 652) debes elegir el tipo de cada parámetro. Hay dos
tipos de parámetro:
Personalizado: un parámetro personalizado funciona como los
parámetros de los dominios que obtienen sus datos de una base de
datos: cuando se define un dato de aplicación de ese dominio, se
especifica otro dato de aplicación como parámetro (ver Dependencias).
Para un parámetro de este tipo, ingresa un nombre
(Figura 652).
Sistema: un parámetro de sistema se usa con un método de web
service desarrollado especialmente para interactuar con el dominio de
forma tal que la consulta sea más eficiente. Por ejemplo, en lugar de
tener un Lookup que trae todos los elementos de una tabla, y recién
en el código del cliente filtra los datos por clave, se puede
desarrollar un método que reciba la clave por parámetro y devuelva
solamente el registro que tiene la clave que se pasó por parámetro.
Los parámetros de sistema no se asocian a datos de aplicación. Qflow
determina cómo invocar un método en base a qué parámetros de sistema
hay definidos. Hay cuatro tipos de parámetros de sistema:
Filtro por clave: para usar con un método que recibe por
parámetro una clave (identificador). Qflow lo utiliza, por ejemplo,
con controles de tipo Lookup.
Ejemplo de un método para usar con este parámetro:
GetCliente(string clave).
Filtro por texto: para usar con un método que recibe por
parámetro una descripción. Qflow lo utiliza, por ejemplo, para pasar
el texto ingresado en el selector de ítems. Ejemplo de un
método para usar con este parámetro: GetCliente(string filtro).
Cantidad máxima de ítems: útil si el método del web service
recibe un parámetro (de tipo “int”) que indica el máximo de elementos
que debe devolver. Ejemplo: GetCliente(string filtro, bool
comienzaCon, int cantMaxima). Otro ejemplo: GetCliente(string clave,
int cantMaxima).
Una consulta a una fuente de datos para un dominio debe devolver, por lo
menos, dos columnas: una para la clave y una para la descripción de las
entidades que se devuelven. Si la fuente es de tipo base de datos, la
primera columna que se devuelve se toma como clave y la segunda como
descripción. Pero si la fuente es un web service, no hay columnas, sino
que hay propiedades de objetos, y no hay forma de determinar cuál de las
propiedades corresponde a la clave y cuál a la descripción. Para hacer
eso se utiliza el mapeo de columnas.
El mapeo de columnas consiste en definir columnas y asociar cada una de
ellas a una propiedad del objeto. Las dos primeras columnas se usan para
la clave y la descripción respectivamente. Columnas adicionales son
opcionales, y se pueden asociar a parámetros de salida (ver más
adelante).
Por defecto, la tabla de mapeo tiene todas las propiedades mapeadas a un
nombre de columna. Si deseas cambiar algún nombre, haga clic en el texto
correspondiente a “Nombre de columna” para ingresar el nombre de la
columna, y después de ingresarlo, pulsa “Enter”. Si deseas quitar algún
mapeo, haz clic en la fila y luego en el botón de “Limpiar mapeo”
(indicado en la Figura 652). También puedes cambiar el orden del mapeo
con los botones correspondientes.
Después, cada columna definida se asocia a un parámetro de salida
mediante el botón de “Parámetros de salida” (análogo a la consulta de
base de datos): a cada columna se le asigna un nombre de parámetro.
Tanto los parámetros de entrada como los de salida se asocian a datos de
aplicación a través de la sección “Dependencias” de los datos de
aplicación pertenecientes al dominio (ver Dependencias).
Una vez especificada la conexión a un web service tipo REST (ver Configuración de la conexión), se debe
especificar la acción a realizar, la cual es una URL correspondiente al
web service que se desea consultar (Figura 653). Luego se debe
seleccionar el método HTTP requerido (GET, POST o PUT).
Los parámetros de entrada tienen los mismos tipos que en los web
services SOAP (ver sección Parámetros de entrada), pero a diferencia
de éstos, no se cargan automáticamente, sino que el usuario debe
ingresarlos a mano. Puedes ponerles un nombre y un valor (ambos deben ser
únicos) además del tipo. Estos parámetros se usan para cargar valores en
los encabezados, como se explica abajo, y
el objeto de entrada, que se explica en Objeto de entrada.
Se pueden especificar encabezados HTTP para enviar en la solicitud, que son pares clave-valor.
La clave es un texto, y el valor debe ser un parámetro de tipo “Ninguno” o “Personalizado”
que se encuentre definido en la tabla de la sección “Parámetros”.
El objeto de entrada es de tipo JSON, y consiste en un objeto con
propiedades. Estas propiedades pueden ser valores (que se toman de los
parámetros de entrada) o subpropiedades, que a su vez tienen más
valores.
Para crear una nueva propiedad, haz clic en el botón indicado en la
Figura 653. Esto abrirá un menú como el de la Figura 654.
Si deseas agregar una propiedad con subpropiedades, elije la opción de
“Agregar propiedad” (luego podrá agregarle subpropiedades a la propiedad
principal). De lo contrario, elije la opción de “Agregar propiedad con
valor”. Esto le permitirá darle un valor a la propiedad a partir de un
parámetro de entrada. Opciones análogas se muestran al hacer clic en el
botón de “Agregar subpropiedad”.
La Figura 655 muestra un ejemplo de un árbol de propiedades y
subpropiedades.
Para editar el nombre de una propiedad o subpropiedad, puede usar el
botón indicado en la Figura 653 o presionar F2. Recuerda que, a la hora
de hacer la consulta, las propiedades que estén en el mismo nivel del
árbol deben tener nombres diferentes. También puedes eliminar una
propiedad, usando el botón correspondiente (Figura 653). Estas dos
opciones también se muestran en un menú contextual si haces clic derecho
sobre la propiedad.
Una vez creada la estructura de su árbol, debes ingresar los valores
necesarios. A todos los valores se les debe asignar un parámetro; si
deseas enviar una propiedad con valor vacío, crea un parámetro cuyo valor
sea vacío (que no sea de tipo Sistema). Para asignar un valor a un
parámetro, haz clic derecho sobre el valor. Esto abrirá un menú
contextual como muestra la Figura 656.
Si posicionas el cursor sobre la opción “Asignar valor”, sobre la derecha
se desplegará un submenú con todos los parámetros existentes. Haz clic
sobre el que desee asignar, y el valor se mostrará con el nombre de ese
parámetro. Puedes asignarle el mismo parámetro a más de un valor. El
botón de Limpiar te permite borrar el parámetro actualmente asignado al
valor.
En la Figura 657 se muestra un ejemplo de resultado final.
Figura 657 Árbol con propiedades y parámetros cargados
Una vez creado su objeto de entrada, debes probar la consulta, al igual
que en los web services SOAP, con el botón para dicho fin (análogo a la
Figura 652). El resultado de la consulta debe ser un arreglo de objetos
JSON. Dado que un objeto JSON podría potencialmente tener varios niveles
de subpropiedades, hay un límite de la profundidad mostrada. Esto se
puede ver en la Figura 658, donde los campos con un símbolo de
información son aquellos que tienen más subpropiedades, pero no se
muestran.
Figura 658 Resultado de consulta con nivel de profundidad no soportado
Luego de probada la consulta, la tabla de Mapeos de columnas se cargará
con las propiedades encontradas. Se puede proceder entonces a realizar
los mapeos correspondientes y cargar los parámetros de salida como se
explica en la sección Mapeo de columnas y parámetros de salida.
Definición de la consulta a una lista de SharePoint
La definición de la consulta a una lista de SharePoint o SharePoint Online
es similar a la de una consulta a una base de datos (ver Definición de la
consulta a una base de datos), con la diferencia de que la consulta se
escribe en CAML en lugar de SQL. También hay un constructor de consultas para
facilitar la tarea.
Un cuadro de texto con sugerencias permite a un usuario escribir parte
de un texto y le muestra una lista de valores cuyos textos empiezan con
lo que él escribió. Esos valores se obtienen de algún origen de datos.
Por ejemplo, supongamos que un usuario tiene que seleccionar el nombre
de un producto de entre los productos que ofrece una empresa. Si la
empresa tiene muchos productos, tal vez no sea tan práctico tener un
combo box. Tal vez sea más práctico que el usuario empiece a escribir el
nombre del producto, y entonces una lista va mostrando los productos
cuyos nombres se asemejan a lo que escribe el usuario, hasta que
finalmente sean tan pocos que el usuario puede encontrar el que desea
fácilmente y seleccionarlo.
Similar al área de texto, pero permite modificar propiedades de formato
del texto como usar negrita, cursiva, alinear el texto, agregar listas u
otros elementos.
Un dato de un dominio que usa este tipo de control se muestra, si es
editable, como un control para subir archivos (de lo contrario, sólo el
valor del dato). Cuando un usuario sube un archivo usando este control,
el archivo se adjunta al proceso, y además, en el valor del dato se
guardan el identificador de nuevo adjunto, la versión y la ruta del
archivo que se subió, separados por punto y coma (“;”). De este modo, el
usuario no sólo adjunta un archivo, sino que éste queda asociado a un
dato que le da un significado al archivo. Por ejemplo, se puede requerir
el ingreso de un currículum teniendo un control de “Currículum Vitae”.
Para que un usuario pueda subir un archivo, no sólo tiene que ser
editable el dato, sino que en la visibilidad debe estar permitido agregar
archivos (ver Visibilidad de adjuntos).
Figura 665 Control de tipo «Documento», modificable
Control que muestra un texto, pero no permite modificarlo, aun cuando la
visibilidad del dato defina que existe permiso de edición para el dato en el
paso que se está contestando o en el paso de inicio.
Conjunto de check boxes. Es útil cuando se le quiere presentar al
usuario una lista de opciones y el usuario puede elegir varias de ellas.
Los textos de las opciones son copiados en el valor del dato uno a
continuación del otro, separados por saltos de línea (sólo dominios de
tipo texto aceptan este tipo de control).
Control que permite obtener a partir de un identificador un valor
correspondiente a ese identificador, sacado de una base de datos, de una
lista o de un web service. El usuario escribe el identificador en una
caja de texto y Qflow muestra el valor correspondiente a ese
identificador.
Similar al check box, pero cuando hay varios “radio buttons” en una
misma área, sólo uno de ellos puede estar marcado, por lo que, cuando se
marca uno, se desmarcan automáticamente los otros.
Combinación de selector de fechas y selector de horas.
Si posicionas el ratón sobre el símbolo del mundo, verás la zona
horaria de preferencia del usuario.
Lista que permite seleccionar un elemento particular de una colección
con una gran cantidad de elementos (por ejemplo, sacados de una base de
datos). Los elementos son mostrados en una lista y Qflow los filtra a
medida que el usuario escribe el nombre del elemento buscado.
Las integraciones permiten que Qflow interactúe con otros sistemas
mediante la ejecución de operaciones de componentes de software. Un
proceso puede ejecutar las operaciones de una integración a través de
una actividad de servicio (ver Tarea de servicio).
La definición de una integración requiere conocimientos técnicos de
informática. Por eso Qflow separa la definición de una integración de
su utilización.
Para definir una integración, se debe definir una o más operaciones. Una
operación es un conjunto de llamadas a un componente externo a Qflow.
Por ejemplo, si es una integración con un web service, es un conjunto de
llamadas a métodos de ese web service. Una de las operaciones es
seleccionada como operación en producción y ésa es la que se ejecuta
cuando se llama la integración.
El formulario de propiedades de una integración tiene las siguientes
secciones:
General: además de permitir especificar el nombre y la
descripción de la integración, permite seleccionar la operación en
producción.
Parámetros: permite definir los parámetros de la integración. Los
parámetros permiten que el proceso, al llamar a la integración, le
envíe datos y que cuando la integración termine su ejecución, reciba
datos de ella.
Operaciones: permite definir las operaciones de la integración.
Una operación de una integración que accede a un web service, por
ejemplo, se especifica mediante la URL del web service, del nombre
del método que se debe invocar y de los parámetros que se le pasan a
ese método.
Ejecuta en transacción: permite especificar si la operación debe
ser ejecutada en una transacción, o sea, en un contexto en el que
muchas operaciones son ejecutadas y, si al menos una falla, entonces
todas son canceladas y deshechas. Esto es posible solamente con
algunas operaciones (por ejemplo, operaciones de bases de datos).
NOTA TÉCNICA:esta opción se implementa ejecutando el código de
la integración dentro de unTransactionScope.
Nombre de la operación en producción: indica cuál de las
operaciones definidas en la integración es la que se utilizará (vea
más abajo cómo definir operaciones; inicialmente no hay operaciones
definidas y por lo tanto, no es posible elegir una). Para elegir la
operación en producción, haz clic en la opción seleccionada
(puede ser “Ninguno”) y elije una operación de la lista que Qflow le muestra.
La sección de parámetros muestra una tabla (inicialmente vacía) con los
parámetros de la integración. Los parámetros permiten enviar datos a la
operación que se ejecuta, o recibir datos del resultado de ejecutar la
operación. Por ejemplo, si la integración invoca un método de un web
service que tiene dos parámetros y que devuelve un número, se deben
crear tres parámetros: uno por cada parámetro del método y uno para el
resultado. Cuando se selecciona la integración en una tarea de servicio
(ver Tarea de servicio), se asocia cada parámetro de la integración a
un dato o parámetro de aplicación.
Para agregar un parámetro, haz clic en el botón “+”. Eso hace que
se agregue una fila a la tabla. Para modificar una propiedad del
parámetro, haz clic en su valor (por ejemplo, para modificar el nombre
del parámetro, haz clic en el texto que aparece en la columna “Nombre”
de ese parámetro).
Para eliminar un parámetro, selecciónalo y haz clic en el botón de
eliminar (✗).
Las propiedades de un parámetro son:
Nombre: nombre que identifica el parámetro.
Tipo de dato:
Texto
Número
Verdadero/Falso: dato con dos valores posibles: verdadero o
falso
Fecha
GUID: identificador
Dirección:
Entrada
Salida
Entrada y Salida
Requerido: si esta opción está marcada, es obligatorio asociar un
dato o parámetro de aplicación al parámetro en las tareas de
servicio que usen la integración que se está definiendo.
Las operaciones también se muestran en una tabla (Figura 677). Cuando se
agrega una operación, aparece el formulario del asistente para generarla
(Figura 678). En la sección “General” de ese formulario se ingresan el
nombre y opcionalmente, la descripción de la operación. Debajo de estas
opciones están las opciones para agregar los componentes que debe usar
Qflow para ejecutar la operación. Una vez definidos los componentes,
debea hacer clic en el botón de siguiente para ir al siguiente paso. Al
final del proceso, Qflow generará el código que ejecuta la operación.
Si se marca la opción “Crear integración AdHoc”, no hace falta
especificar nada: una integración ad hoc se crea con un código que no
ejecuta nada. Se puede usar para pruebas o para generar una operación
cuyo código será escrito a mano más tarde.
De lo contrario, hay que especificar uno o más componentes para la
operación. Los tipos de componente disponibles son:
Database: un procedimiento almacenado, o un script para hacer
consultas (Queries) o insertar o actualizar datos (Upserts).
Rest web service: un web service REST.
SharePoint: una lista de SharePoint. Se puede subir documentos y
crear elementos en una lista o biblioteca de documentos.
SharePoint Online: igual que el componente anterior, pero para listas
de SharePoint Online.
Web service: un web service.
Nota
En la versión OnPremise de Qflow, también se pueden manejar operaciones de otros tipos:
COM, Assembly (componente .Net) y Qflow Assembly (componente .Net que
implementa una interfaz definida en Qflow). Estas operaciones no
están disponibles en Qflow Design, pero sí en el diseñador
clásico. Una vez definidas, es posible ver el código de estas
operaciones en Qflow Design.
Para agregar un componente, haz clic en el botón de configurar la
operación (Figura 678). Aparece entonces un menú que permite seleccionar
el tipo de componente. Cuando selecciones el tipo de componente,
aparecerá un formulario para especificar la conexión al componente. Ese
formulario tiene dos opciones:
Usar un parámetro de aplicación: si marcas esta opción, en lugar
de especificar la conexión, puedes seleccionar un parámetro de
aplicación para que Qflow obtenga los datos de la conexión del
parámetro de aplicación. Si la lista de parámetros de aplicación para
elegir está vacía, es porque no hay un parámetro de aplicación
disponible para el tipo de componente seleccionado (por ejemplo, el
tipo de componente es “Database” y no hay ningún parámetro de
aplicación de tipo “Conexión a base de datos” disponible).
Definir en la configuración del origen de datos: si marcas esta
opción, debes especificar los datos de la conexión. Los datos de una
conexión se especifican de la misma forma que si uno estuviera
definiendo una conexión en un parámetro de aplicación. Por
instrucciones sobre cómo configurar una conexión, consulta la sección
correspondiente en el apartado Parámetros de aplicación:
Método web: suponiendo que se quiere acceder a las operaciones de
altas, bajas y modificaciones de empleados, un ejemplo sería poner.
“empleados”.
Método Http: el método Http (get, post, put o delete), que
depende de qué operación se deseas realizar (obtención de un objeto,
alta, modificación o eliminación).
Encabezados: permite especificar encabezados para la conexión con el
web service REST. Para los valores de las claves se debe especificar un
parámetro de la integración que sea de entrada o entrada/salida.
Parámetros: permite especificar la estructura de los objetos que
se reciben por parámetros. Si el parámetro es un valor simple (por
ejemplo, el identificador de una entidad), basta con hacer clic en
“Agregar propiedad” (Figura 680) y asignarle un nombre
seleccionándola, haciendo clic en “Editar propiedad” (Figura 680) e
ingresando el nombre. Este nombre se usará más tarde para asociar el
parámetro con uno de los parámetros de entrada de la integración. El
botón “Agregar subpropiedad” sirve para especificar objetos
complejos. Combinando “Agregar propiedad” y “Agregar subpropiedad”,
se puede especificar un objeto que tiene dentro otros objetos. No es
necesario incluir todas las propiedades de los objetos: solamente
aquellas a las que se quiera asignar valores que están en parámetros
de la integración.
Objeto de retorno: funciona de la misma forma que Parámetros,
pero para el objeto de retorno.
Figura 679 Configuración de conexión para integración de tipo REST web service
Figura 680 Configuración de parámetros y objeto de retorno. En este
caso, el objeto recibe un parámetro simple, “id”, y devuelve un objeto,
del cual interesa la propiedad “Name” (la integración tiene un parámetro
de entrada para el “id” y uno de salida para “Name”.
Una vez especificado un componente, si haces clic en el botón de aceptar,
el componente se agrega a la lista de componentes (Figura 681).
Figura 681 Dos componentes agregados a una operación
Cuando se terminó de agregar componentes, hay que especificar qué
operaciones de estos componentes se ejecutarán en la operación. Para
pasar a esta etapa de la definición de la operación, haz clic en el
botón de la flecha (Figura 681, “Siguiente”). La pantalla cambia para
mostrar las clases y métodos disponibles (Figura 682). Cuando se
selecciona una clase, la lista de métodos disponibles cambia para
mostrar los métodos de la clase seleccionada. Las clases que se muestran
son las siguientes:
Para bases de datos: como las bases de datos no tienen clases, lo
que se muestra son clases generadas por Qflow para representar
comandos que se pueden enviar a la base de datos. Las clases son de
los siguientes tipos:
[BaseDeDatos].Queries: estas clases permiten ejecutar
consultas sencillas generadas automáticamente por Qflow. Cuando
se selecciona esta opción, en la lista “Métodos disponibles” se
carga un elemento por cada tabla de la base de datos. Cada uno de
estos elementos representa un comando “SELECT” para traer los
datos de la tabla correspondiente. Por ejemplo, si la base de
datos tiene una tabla que se llama “Empleados”, en “Métodos
disponibles” aparece el “método” “EmpleadosQuery”. Si además tiene
una tabla llamada “Productos”, aparece el método “ProductosQuery”,
etc.
[BaseDeDatos].StoredProcedures: estas clases permiten ejecutar
procedimientos almacenados. Cuando se selecciona esta opción, en
la lista “Métodos disponibles” se cargan los procedimientos
almacenados de la base de datos.
[BaseDeDatos].Upserts: permiten ejecutar secuencias de
comandos SQL generados automáticamente por Qflow para
actualizar tablas. Cuando se selecciona esta opción, en la
lista “Métodos disponibles” se carga un elemento por cada tabla
de la base de datos. Cada uno de estos elementos representa un
comando que inserta o actualiza un registro de una tabla, según
si los valores que se le pasan corresponden a un registro que
ya existe o no. Por ejemplo, si la base de datos tiene una
tabla que se llama “Empleados”, en “Métodos disponibles”
aparece el método “EmpleadosUpsert”.
Para web services: se muestra la clase que implementa las
operaciones del web service. Si se selecciona esa clase, se
muestran los métodos que el web service expone.
Para web services REST: se muestra la clase asociada al
componente configurado, con un único método.
Para listas de SharePoint y SharePoint Online: las clases disponibles corresponden a
los tipos de contenido disponibles para la lista seleccionada.
También está la opción [DynamicContentType], que permite agregar
un elemento o subir un documento especificando el tipo de
contenido mediante un parámetro. Una vez seleccionada la clase,
suelen aparecer dos métodos disponibles: uno permite crear un
elemento (“CreateItemX”, donde X es el nombre del tipo de
contenido seleccionado en “ClasesDisponibles”). El otro permite
subir un documento (“UploadDocumentX”). En este caso, además de
los parámetros correspondientes a los campos del tipo de
contenido, hay uno que debe contener la ruta del archivo que se va
a subir. Si la clase seleccionada es [DynamicContentType],
solamente aparecerá la opción de crear un ítem
(“CreateItemDynamicContentType”).
Para agregar un método, selecciónalo y haz clic en el botón “+”. Al
agregar un método, aparecen sus parámetros de entrada y de salida. A
cada uno de esos parámetros se le puede asociar uno de los parámetros
definidos para la integración. El ícono al lado de un parámetro del
método indica si es de entrada o salida; si deja el cursor de un ratón
sobre un parámetro, aparece una etiqueta que dice “Entrada” o “Salida”.
Para asociar un parámetro del método a un parámetro de la integración,
haz clic con el botón derecho donde dice “Valor” y selecciona “Asignar
valor”. Esto hace que aparezca la lista de parámetros de la integración
compatibles con el parámetro seleccionado del método: los parámetros
compatibles son los que tienen un tipo convertible y la misma dirección
(entrada o salida). Por ejemplo, si el parámetro de entrada del método
es de tipo “Número”, se podrán seleccionar los parámetros configurados
como Entrada o Entrada/Salida y de tipo “Número”. Sin embargo, si el
parámetro de entrada del método es de tipo “Texto”, se podrán
seleccionar todos los parámetros configurados como Entrada o
Entrada/Salida sin importar el tipo, ya que un valor de cualquier tipo
se puede convertir en texto. Análogamente, si el parámetro del método es
de salida y tipo “Texto”, aparecerán todos aquellos parámetros
configurados como Salida o Entrada/Salida sin importar su tipo (Figura 683).
Seleccione, de la lista, el parámetro de la integración que desee
asociar al parámetro del método y ambos quedarán asociados.
Ejemplo (Figura 684): una integración invoca un método de un web
service, GetProductName, que recibe como parámetro un número entero,
productId, y devuelve un texto.
Para la integración se definen dos parámetros, ID, de tipo “Número” y de
entrada, y Resultado, de tipo “Texto” y de salida. ID sólo se puede
asociar al parámetro productId del método. No se puede asociar al
resultado del método porque éste es un texto, mientras que ID es un
número. Además, ID es un parámetro de entrada, por lo que, aun cuando el
resultado del método fuera un número, no sería posible asociarlos. Lo
mismo pasa con Resultado, que sólo se puede asociar al resultado del
método.
Para quitar un método, selecciónalo y haz clic en el botón de eliminar
método (Figura 683).
Figura 684 Integración con dos parámetros, y cómo se los asocia con los
parámetros de un método
Una vez especificados los métodos con sus parámetros, vuelve a hacer
clic en el botón de siguiente.
Qflow generará el código para llamar el método y guardar el resultado
en los parámetros de salida. Haz clic en el botón de aceptar para
guardar la operación.
Una vez creada una operación, puedes acceder al código generado mediante
el botón de editar (Figura 685).
Cuando se agrega una operación a una integración, Qflow genera el
código que ejecutará para invocar la operación. Este código se puede ver
y modificar. El código se muestra en el editor de código, que también se
usa al editar manejadores de eventos, tareas de códigos y validaciones.
El botón de compilar permite compilar el código. Si hay errores, se
muestran en la solapa “Error”. En algunos casos, como por ejemplo en las
tareas de código, es posible ejecutar el código con un botón de
“Ejecutar”. Tenga cuidado al usarlo: si, por ejemplo, el código modifica
una base de datos, al ejecutarlo desde el editor, la base de datos puede
ser modificada como si el código se estuviese ejecutando desde un
proceso. En el caso de las integraciones esta opción no es posible.
Diferencia de versiones
El botón de Ejecutar no se encuentra disponible en la versión Cloud.
Los parámetros de aplicación son entidades que permiten separar datos de
configuración de las entidades que los utilizan. Por ejemplo, puede
suceder que muchas plantillas de proceso utilicen el mismo servicio web
desde tareas de servicio. Resulta incómodo tener que especificar en cada
una de las tareas la Url del servicio. Además, si ésta cambia, hay que
modificar todas las tareas. Por eso es más conveniente que ese dato se
guarde en un lugar solo, y que para cada tarea de web service, en lugar
de especificarse la Url del web service, se especifique dónde está
guardado ese dato.
De la misma forma, puede haber varias integraciones distintas que usan
el mismo web service (cada una invocando una operación distinta, por
ejemplo). En ese caso también es preferible almacenar la información del
web service en un solo lugar del cual todas las integraciones obtienen
los datos de conexión. Los parámetros de aplicación permiten guardar
datos como esos, y utilizarlos en tareas de servicio, en fuentes de datos
para dominios que los usen, en integraciones, y como etiquetas o parámetros en otros pasos.
Además, para los conectores que Qflow ofrece con otras herramientas, también es
necesario utilizar un parámetro de aplicación de conexión que almacena los datos
necesarios para conectarse con dicha herramienta.
El formulario de edición de un parámetro de aplicación permite, además
de modificar su nombre y su descripción, definir el tipo del parámetro y
asignarle un valor. Los tipos de parámetro son:
Contraseña: el valor del parámetro es un texto que se guarda
cifrado en base de datos.
Texto: el valor del parámetro es un texto.
Conexión a base de datos: el parámetro tiene todos los datos
necesarios para conectarse a una base de datos.
Conexión a web service: el parámetro tiene todos los datos
necesarios para conectarse a un web service (ya sea SOAP o REST).
Conexión a SharePoint: el parámetro tiene los datos necesarios
para conectarse a una lista de SharePoint.
Conexión a SharePoint Online: el parámetro tiene los datos necesarios
para conectarse a una lista de SharePoint Online.
Conexión de integración: el parámetro tiene los datos necesarios para
conectarse a las herramientas de las cuales Qflow permite crear conectores.
Para asignarle un valor al parámetro, como por ejemplo su valor o los
datos de conexión a una base de datos, haz clic en el botón de
configurar (Figura 687). Para configurar un parámetro de aplicación de
tipo “Contraseña” o “Texto”, simplemente se ingresa la contraseña o el
texto del parámetro (en el caso de la contraseña, se la ingresa dos
veces).
Las propiedades de una conexión a una base de datos (Figura 688) son las
siguientes:
Tipo de proveedor: proveedor de acceso a la base de datos (por
ejemplo, proveedor de SQL, OleDb, ODBC, Oracle). Depende del tipo
de base de datos para el cual se está definiendo una conexión.
Servidor: nombre del servidor donde se encuentra la base de
datos.
Seguridad integrada: Esta opción es para bases de datos SQL
Server. Si esta opción está marcada, la conexión se hace
utilizando seguridad integrada. De lo contrario, Qflow habilita
las propiedades “Usuario” y “Contraseña” para ingresar el nombre
de usuario de la base de datos y la contraseña correspondiente.
Parámetros adicionales: es una grilla en la que se pueden agregar
parámetros a la cadena de conexión. La grilla tiene dos columnas,
una para el nombre del parámetro y otra para el valor. Por
ejemplo, si se quiere especificar un timeout de 60 segundos para
la conexión a una base SQL Server, se puede agregar un parámetro
adicional con nombre “Connection Timeout” y valor “60”.
Probar conexión: haz clic en este botón para comprobar que los
datos ingresados son correctos. Si los datos son correctos, podrás
elegir un valor para la propiedad “Base de datos”.
Base de datos: la base de datos a la cual desea conectarse.
Figura 688 Configuración de una conexión a una base de datos
Las propiedades de una conexión a web service (Figura 689) son las
siguientes:
Url: la URL del web service (puede ser SOAP o REST).
Credenciales de red: deja marcada esta opción si deseas utilizar
las credenciales del usuario cuya cuenta utilizan los servicios de
Qflow. Si deseas utilizar otras credenciales, desmarca esta opción e
ingrese el nombre de usuario y la contraseña que desee utilizar.
Probar conexión: si haces clic en este botón, podrás verificar si
la URL y las credenciales ingresadas son correctas. Si lo son, Qflow
abrirá la página del web service en una nueva pestaña del navegador.
Figura 689 Configuración de conexión a web service
Las propiedades de una conexión a SharePoint (Figura 690) son las
siguientes:
URL del sitio: la URL del sitio de SharePoint en que está la
lista de SharePoint a la que desea acceder.
Credenciales de red: marca la opción si deseas usar la cuenta de
los servicios de Qflow para conectarse a SharePoint, o de lo
contrario desmárcala e ingresa nombre de usuario y contraseña.
Utiliza el botón “Probar conexión” para comprobar que puedes acceder
al sitio del SharePoint especificado mediante las credenciales que
indicó. Si la prueba es exitosa, podrás seleccionar la lista de
SharePoint.
Lista: este campo se habilita una vez que haya probado que los
datos anteriores son correctos, mediante el botón de probar conexión.
Selecciona aquí la lista de SharePoint a la que deseas acceder.
Figura 690 Configuración de conexión a una lista de SharePoint
Configuración de una conexión a SharePoint Online
De manera similar a la configuración anterior, pero teniendo en cuenta que debido a que
SharePoint Online se autentica mediante un servicio de Office, debemos ingresar nombre de
usuario y contraseña para crear la conexión.
Las propiedades de una conexión a SharePoint Online (Figura 691) son las
siguientes:
URL del sitio: la URL del sitio de SharePoint Online en que está la
lista a la que desea acceder.
Nombre de usuario: nombre de usuario a utilizar para autenticarse en
el sitio de SharePoint Online.
Contraseña: contraseña a utilizar para autenticarse en
el sitio de SharePoint Online.
Lista: este campo se habilita una vez que haya probado que los
datos anteriores son correctos, mediante el botón de probar conexión.
Selecciona aquí la lista de SharePoint Online a la que deseas acceder.
Figura 691 Configuración de conexión a una lista de SharePoint
Debido a que los datos de una conexión a una integración dependen del
conector que se vaya a utilizar, lo primero que el usuario debe
elegir es la herramienta.
Figura 692 Selección de herramienta de un parámetro de conexión
Una vez seleccionada la herramienta, el segundo paso consiste en seleccionar
el tipo de conexión. Las herramientas pueden tener varios tipos de conexión
dependiendo de cómo se conectan al servicio que proveen.
El último paso implica ingresar los valores de los datos de conexión. Los datos
a llenar dependen del tipo de conexión seleccionado en el paso anterior. Puedes
usar la ayuda disponible en los parámetros, lo cual te redirigirá a esta documentación.
Figura 694 Configuración de parámetro de conexión
Una vez guardado, ya podrá ser utilizado como conexión para tareas de servicio que usen
esa misma herramienta como conector. Para más información puede ver la especificación de
cada tipo de conexión en el artículo correspondiente a la herramienta en la sección
de conectores.
Un parámetro se puede utilizar en varios contextos en los cuales es
necesario especificar el tipo de información que se guarda en un
parámetro de aplicación. En un dominio que usa un web service como fuente de datos, por ejemplo, es
necesario especificar la URL del web service. El usuario puede optar por
especificar la URL en las propiedades del propio dominio (“Definir en la
configuración del origen de datos”) o utilizar un parámetro de aplicación. Los
parámetros de aplicación se pueden utilizar también en integraciones. Un
parámetro de aplicación de tipo “Texto” se puede utilizar como etiqueta
(consulte la sección Etiquetas), como destinatario de una tarea externa (ver
Respuesta de tarea externa) o como parte de las condiciones de una compuerta
(ver Compuertas). Un parámetro de aplicación de este tipo también se puede asociar a
parámetros de bots y de integraciones, en tareas de servicio asícronas y síncronas
respectivamente. Además, estos parámetros están disponibles en el código que se escribe en
actividades de código o en assemblies de tipo Qflow (que contienen clases derivadas de
CodeScriptBase; ver el manual de la Interfaz de Scripting).
Diferencia de versiones
La configuración de formularios personalizados no se encuentra
disponible en la versión Cloud, así como tampoco el sitio Web Forms ni el
manual de Diseño de Formularios Personalizados para dicho sitio.
Qflow permite sustituir los formularios que aparecen en Qflow Task
por formularios personalizados. Qflow no posee una herramienta que
permita diseñar estos formularios, pero se puede utilizar otra
herramienta para diseñarlos (se recomienda Visual Studio) y luego
incluirlos en uno de los dos sitios de Qflow.
Qflow incluye dos sitios para trabajar con procesos, con dos tecnologías
distintas:
Qflow Task
Sitio Web Forms
Este manual no explica cómo desarrollar los formularios personalizados,
sino que explica solamente cómo asociar esos formularios a los procesos,
mediante la creación y configuración de los ítems de tipo “Formulario
personalizado”. Por información sobre cómo desarrollar formularios
personalizados, consulta los dos manuales sobre el asunto. Si estás
utilizando Qflow Cloud, sólo encontrarás disponible el manual sobre
Diseño de Formularios Personalizados.
Hay tres tipos de formularios en Qflow, y, en consecuencia, tres tipos
de formularios personalizados:
Formularios de inicio: son los formularios que aparecen cuando un
usuario hace clic sobre una plantilla de proceso para iniciar un
proceso. Permiten cargar su nombre y descripción, pudiendo
permitir cargar valores de datos de aplicación, roles y archivos
adjuntos.
Formularios de respuesta: son los formularios que permiten
responder una tarea de Qflow.
Formularios de los procesos: son los formularios que muestran
información propia del proceso, y no de alguno de sus pasos. Hay
dos tipos:
Formularios del proceso: muestran datos del proceso, pero
nunca permiten modificarlos. Son los formularios que aparecen
cuando un usuario hace clic sobre un proceso. Muestran
información de un proceso.
Formularios de edición del proceso: muestran datos del
proceso, y permiten modificarlos. En un formulario de edición del
proceso se puede modificar, por ejemplo, su nombre. También es
posible modificar datos, roles y archivos adjuntos, si la visibilidad
definido lo permite.
Los formularios estándar muestran agrupados por grupo los datos de
aplicación (ver Datos de aplicación). Para el caso del sitio Web
Forms, Qflow incluye además tres formularios que funcionan como
formularios personalizados y que tienen la misma apariencia que los
formularios estándar, salvo porque muestran los datos de aplicación sin
agrupar. Lo mismo se puede conseguir en Qflow Task si se definen los
datos de aplicación sin un grupo. La Figura 695 y la Figura 696 muestran
la diferencia entre un caso y el otro. En las dos se muestran los mismos
cuatro datos. Dos de estos datos pertenecen a un grupo llamado “Datos
profesionales” y los otros dos a uno llamado “Persona”. En el primer
caso (Figura 695), los datos aparecen agrupados en cuadros diferentes, y
se indica, para cada cuadro, el nombre del grupo al que corresponde. En
el otro (Figura 696), los datos se muestran todos en un mismo formulario
titulado “Datos de aplicación”.
Figura 695 Datos de aplicación en un formulario estándar
Figura 696 Datos de aplicación en un formulario que no agrupa
El formulario básico de propiedades de un formulario personalizado
muestra las siguientes propiedades:
Figura 697 Sección General de formularios personalizados
Usar MVC: esta opción indica que el formulario es un formulario
MVC, desarrollado para ser utilizado desde Qflow Task. Para
especificar un formulario para el sitio Web Forms de Qflow, marca
la opción “Usar Web Forms”.
Las propiedades de formularios que usan MVC son las siguientes:
Es área: indica que el formulario es un área portable, que es
uno de los tipos de formularios personalizados MVC de Qflow. El
otro tipo es “vista”.
Propiedades de formularios de tipo Vista:
Vista: nombre de la vista a utilizar. Formularios de
tipo vista utilizan el área predeterminada (“CustomForms”) y
un controlador predeterminado (“Flow”), por lo que para
estos formularios no se necesita especificar más nada.
Propiedades de formularios de tipo área:
Área: nombre del área que se debe utilizar.
Controlador: nombre del controlador.
Acción: nombre de la acción.
Usar Web Forms: esta opción sólo aparece si en el archivo de
Web.config de BPM el value de “ShowWebFormsProperties” es “true”.
Url: escriba la URL relativa (con respecto a la URL básica del
sitio Web Forms de Qflow) de la página ASPX que contiene el
formulario. Los formularios provistos por Qflow están en la
carpeta CustomForms del sitio Web Forms (los archivos
correspondientes tienen el sufijo “Default”). Puedes tomarlos como
ejemplo, pero no los modifiques, pues pondrías en riesgo el
funcionamiento de los procesos que usan esos formularios (todos
los procesos que no usan formularios personalizados).
Es aplicable a: esta opción permite indicar para qué tipos de
formulario se puede usar este formulario personalizado. Los tipos de
formulario están explicados al comienzo de esta sección.
Para asignar un formulario personalizado a un elemento del diseño, ya
sea un evento de inicio, una tarea de usuario o una tarea de
notificación a un usuario, haz doble clic en el elemento para abrir su
formulario de propiedades. En la sección “Formulario” selecciona el
formulario que deseas (Figura 698).
Sólo aquellos formularios cuyo tipo aplique a ese elemento aparecerán.
Para definir un formulario personalizado como formulario del proceso,
haz clic derecho en la plantilla en la que se basan los procesos que lo
utilizarán. En el menú, selecciona “Formularios del proceso” y luego
“Formulario del proceso”. Qflow mostrará una sección llamada “Formulario”,
donde podrás elegir el que desees, siempre que su tipo sea compatible.
Para especificar un formulario personalizado como formulario de edición
del proceso, haz lo mismo, pero seleccionando en el menú “Formularios
del proceso”, “Formulario de edición del proceso”.
El diseño de formularios personalizados es una tarea de mayor
complejidad técnica, que requiere conocimientos de ASP.NET MVC o Web
Forms, dependiendo de cuál es el sitio de Qflow en el que se va a usar
el formulario. Los manuales de Diseño de Formularios Personalizados MVC
y Web Forms tienen información útil para quienes tengan que desarrollar
esos formularios.
Los manejadores de eventos son pequeños programas que Qflow ejecuta en
su contexto (tienen acceso a los datos del proceso) cuando ocurre un
determinado evento durante la ejecución de un proceso. Los eventos que
pueden disparar la ejecución de manejadores están predefinidos. Definir
un manejador consiste principalmente en definir su código. Más tarde se
lo asocia a algún evento, de modo que cuando éste ocurre, se ejecuta el
código del manejador.
El formulario de propiedades de un manejador de evento tiene las
siguientes secciones:
General: nombre y descripción
Información del manejador:
permite definir el código del manejador y determinar si es síncrono o
asíncrono. Las propiedades de esta sección se explican abajo.
Síncrono: el manejador se ejecuta de forma tal que el proceso
lo espera y no continúa hasta que la ejecución del manejador
termine. El manejador puede modificar datos del proceso.
Asíncrono: el manejador se ejecuta de forma tal que el proceso
no espera que su ejecución termine. El manejador no puede
modificar datos del proceso.
Orden: es un número útil cuando hay más de un manejador asociado
a un evento. En ese caso, los manejadores se ejecutan en orden
creciente usando ese número. Por ejemplo, si hay tres manejadores
para el mismo evento, Qflow ejecuta primero aquel cuyo valor para
esta propiedad sea 0, luego el que tenga como valor 1 y por último el
que tenga como valor 2.
Usar integración: si se marca esta opción, el manejador utiliza
el código de una integración que ya está definida, en lugar de
utilizar código escrito específicamente para el manejador. Cuando
esta opción está marcada, la pantalla cambia para que se puede
seleccionar una integración y desaparecen las opciones que permiten
escribir el código del manejador (Figura 700). La parte inferior de
la pantalla cambia para mostrar los parámetros de la integración, de
modo que se pueda asociar datos de aplicación con ellos, de la misma
forma que en una tarea de servicio (ver Tarea de servicio).
Propiedades si se usa una integración:
Integración: lista para seleccionar la integración que
contiene el código que se desea asignar al manejador.
Parámetros: especificación de la correspondencia entre
datos de aplicación y parámetros de la integración. Consulta
Integraciones por detalles.
Propiedades si no se usa una integración:
Lenguaje: permite especificar el lenguaje de programación
en el que se escribirá el código del manejador. Las opciones
son C# y Visual Basic .NET.
Código: debajo de las opciones de lenguaje aparece un área
de texto que permite escribir el código del manejador en el
lenguaje seleccionado.
Figura 700 Propiedades de un manejador de eventos
Para asociar un manejador de eventos a una tarea, selecciónala en el
grafo y haz clic en el ícono de propiedades para abrir el formulario
de propiedades del elemento en Qflow. Luego, accede a la pestaña
“Dev tools”. En esa sección encontrarás una lista de eventos a los que
se puede asignar un manejador:
Error en paso: ocurre cuando se produce un error durante la
ejecución del paso.
Finalizar paso: ocurre cuando el paso termina su ejecución.
Iniciar paso: ocurre cuando comienza la ejecución del paso.
Novedades en paso: ocurre cuando hay novedades en el paso. Por
ejemplo, en el caso de una tarea de usuario, cuando un destinatario
contesta la pregunta. Nótese que el hecho de que haya novedades en
un paso no implica necesariamente que el proceso o el hilo cambien
de estado. Por ejemplo, si una tarea de usuario tiene varios
destinatarios y el proceso espera que cinco de ellos contesten
antes de continuar, el proceso no abandonará el estado de espera
hasta que cinco destinatarios contesten, pero cuando el primero en
contestar lo haga, estará generando una novedad en el paso.
Para asignar el manejador a un evento, selecciona el evento y haz clic
en el botón de modificar. En el formulario de propiedades del evento,
selecciona el manejador y haz clic en el botón con el símbolo de ✓.
Para asociar un manejador de eventos a un evento del proceso, haz clic
derecho en la plantilla que contiene los procesos donde se utilizará el
manejador y selecciona “Manejadores de eventos”.
Esto muestra una lista con los eventos del proceso. Marca el
evento al cual deseas asociar el manejador, después haz clic en el botón
de editar, o doble clic en la fila correspondiente. Aparece entonces una
lista de manejadores, marque el manejador deseado y haz clic en
el botón con el símbolo de ✓.
Los eventos del proceso son los siguientes:
Cambio de estado de hilo: ocurre cuando un hilo cambia de estado.
Por ejemplo, si un hilo estaba esperando que alguien ejecutara una
tarea, y esa persona contesta la tarea, el hilo pasa de estar en
espera a estar ejecutándose.
Cambio de estado del proceso: ocurre cuando el proceso cambia de
estado. Por ejemplo, si el proceso llega a un paso de tarea, hay
un cambio de estado, pues el proceso adopta un estado en el que
espera por la finalización o cancelación de esa tarea.
Error en hilo: ocurre cuando se produce un error durante la
ejecución de un hilo.
Etapa en tiempo: ocurre cuando la etapa actual del proceso supera
el tiempo definido como esperado. Por más información de las
etapas consultar la sección Etapas.
Etapa retrasada: ocurre cuando la etapa actual del proceso supera
el tiempo máximo definido.
Finalizar proceso: ocurre cuando finaliza el proceso.
Finalizar hilo: ocurre cuando finaliza un hilo.
Hilo en espera: ocurre cuando un hilo finaliza y espera la
finalización de sus hilos hermanos.
Iniciar proceso: ocurre cuando inicia el proceso.
Iniciar hilo: ocurre cuando inicia la ejecución de un
nuevo hilo.
Separación de hilo: ocurre cuando un hilo se divide en varios
hilos. Esto ocurre cuando un hilo llega a una compuerta paralela
divergente o a una compuerta inclusiva divergente que inicia
varios hilos.
Unión de hilos: ocurre cuando dos o más hilos se unen. Esto
ocurre cuando el proceso llega a una compuerta paralela
convergente o a una compuerta inclusiva convergente que une varios
hilos.
Figura 702 Asignar un manejador a un evento del proceso (en este caso,
el manejador “Enviar alerta” se asigna al evento “Etapa retrasada”).
Esta funcionalidad está deprecada y no se puede utilizar en Qflow Design.
Los worklets son conjuntos de elementos de un diseño y conexiones entre
ellos. Estos conjuntos pueden ser utilizados en varios diseños como si
fueran una unidad. Un worklet tiene un diseño propio, pero no es
independiente, sino que debe ser usado dentro de un diseño.
Actualmente, Qflow Design no permite agregar
worklets ni ver su contenido, aunque sí permite ver la lista de worklets
de un paquete. Si necesitas trabajar con worklets, utiliza el diseñador
de procesos de negocio de escritorio (la versión clásica de la
herramienta).
Las validaciones son pequeños programas que se definen para ejecutar
operaciones en los formularios de los procesos. Para desarrollar
validaciones es necesario poseer conocimientos de scripting del lado del
cliente (Javascript). Hay dos tipos de validaciones:
Las que se ejecutan cuando Qflow carga un formulario en la pantalla.
Estas validaciones permiten modificar el estado de los datos del
formulario antes de que el usuario pueda modificarlos. Para ello,
se puede implementar el método formLoad().
Las que se ejecutan cuando el usuario hace clic en el botón de
respuesta del formulario (el botón que inicia el proceso en el
caso de los formularios de inicio; el botón que responde la tarea
en el caso de los formularios de respuesta; el botón “Guardar” en
un formulario de edición del proceso). Estas validaciones pueden
ser utilizadas para verificar los datos y emitir una alerta cuando
éstos no son válidos, impidiendo así que el usuario cometa errores
que perjudiquen el correcto funcionamiento del proceso. Para ello,
se puede implementar el método formSubmit().
Al igual que los formularios personalizados, las validaciones son
definidas en un paquete, plantilla de proceso o versión y después son
asociadas a los formularios en los que se desea utilizar. Una validación
puede ser utilizada en varios formularios de varios procesos diferentes.
Una validación se puede asociar a un formulario de cualquier tipo
(formulario de inicio, formulario de respuesta a tarea de usuario,
formulario del proceso y formulario de edición del proceso).
El formulario de propiedades de una validación tiene las siguientes
propiedades que se pueden modificar:
Nombre
Descripción
Debajo de la descripción hay un área de texto para escribir el código
de la validación.
En versiones anteriores de Qflow, se permitía elegir el lenguaje de
programación de la validación, siendo las opciones JavaScript y
VBScript. Sin embargo, VBScript se considera obsoleto. Por este motivo,
la posibilidad de elegir el lenguaje sólo se muestra si el código
existente ya es de tipo VBScript. De lo contrario, el lenguaje usado
será JavaScript, sin opción de cambiar.
Para asociar una validación a un elemento del diseño de un proceso, haz
doble clic en el elemento para abrir su formulario de propiedades (el
elemento puede ser un evento de inicio, para asociar la validación al
formulario de inicio, una tarea de usuario o una tarea de notificación a
un usuario). En la pestaña “Dev tools”, marca las validaciones que deseas
asociar al elemento seleccionado.
Para asociar una validación al formulario del proceso o al formulario de
edición del proceso, abra las propiedades del formulario, haciendo clic
con el botón derecho en la plantilla y seleccionando “Formularios del
proceso”, “Formulario del proceso” o “Formulario de edición del
proceso”. Esto abre la ventana de propiedades del formulario
seleccionado. En la sección “Validaciones”, marca las validaciones que
deseas asociar al elemento seleccionado.
Figura 704 Selección de validaciones presentes en un formulario
Un bot es un programa informático que realiza tareas que le son
asignadas por procesos, con los cuales se comunica asíncronamente. En
general, las tareas que son procesadas por bots son tareas que utilizan
muchos recursos de hardware (memoria, procesador), y que por eso deben
ser realizadas por un proceso separado de los procesos que ejecutan los
servicios de Qflow. Un bot puede incluso funcionar en un servidor
diferente al que alberga los servicios de Qflow. Los bots no están
pensados para tareas sencillas, que se ejecutan en unos pocos segundos y
pueden ejecutarse en actividades de servicio o de código.
La interacción entre un proceso y un bot se da de la siguiente forma:
Un proceso crea una tarea para el bot mediante una tarea de servicio
asíncrono. La creación de la tarea consiste en almacenar en una cola
la información de la tarea. Esa información incluye los parámetros de
la tarea e indicaciones de cuál es el bot que debe ejecutarla. Estas
indicaciones son lo que se define en Qflow Design.
El bot verifica si tiene tareas pendientes y al hacerlo, encuentra la
nueva tarea e intenta procesarla. El bot es un servicio, o al menos
un proceso que verifica periódicamente si tiene nuevas tareas en la
cola. Para ello, utiliza el web service WebBot, que provee métodos
para acceder a la cola y obtener los datos de las tareas pendientes
para procesarlas. También le provee métodos para abortar una tarea o
indicar que la tarea ya fue completada. Como la funcionalidad de
obtener tareas y actualizarlas es provista por un web service, el bot
puede estar en un servidor distinto al de los servicios de Qflow.
El formulario de propiedades de un bot tiene las siguientes secciones:
General: permite ingresar una descripción y, en la propiedad
“Ejecutable por”, el nombre del usuario cuyas credenciales se usarán
para ejecutar el bot e invocar el web service WebBot.
Parámetros: permite definir los parámetros del bot. Los
parámetros del bot se definen de la misma forma que los parámetros de
una integración. Consulte Integraciones por
instrucciones.
Notificación:
No notificar: si se selecciona esta opción, Qflow no notificará
al bot cuando le asigne un nuevo trabajo. El bot deberá consultar el
web service WebBot periódicamente para averiguar si tiene trabajo
pendiente.
Notificar a cola de mensajes: en este caso, Qflow notificará al
bot que tiene un nuevo trabajo pendiente mediante una cola de
mensajes. El bot, en este caso, no debe consultar periódicamente el
web service WebBot, sino que debe suscribirse a una cola de mensajes
de MSMQ e implementar un manejador para el evento que se disparará
cuando haya un nuevo trabajo. Si selecciona esta opción, debe
especificar la ruta de la cola de mensajes que será utilizada.
Vencimiento: permite definir un plazo para que el bot procese la
tarea. Una vez vencido el plazo, si el bot no ha terminado de
procesar la tarea, el proceso continuará su ejecución a través del
conector de vencimiento de la tarea de servicio asíncrono en el que
se le había asignado el trabajo al bot. Si la tarea de servicio
asíncrono no tiene definido un paso siguiente a través del conector
de vencimiento, quedará en estado de error. Consulte la sección
Configuración de plazos por instrucciones sobre cómo definir vencimientos.
Esta sección describe en detalle las propiedades de cada uno de los
elementos que pueden ser parte de un diseño. Las primeras secciones son
sobre aspectos comunes a varios pasos. Por ejemplo, tanto una tarea de
usuario como una tarea de notificación requieren la selección de uno o
más destinatarios.
Hay propiedades que son comunes en todos los elementos que se pueden
agregar al diseño de un proceso: el nombre del elemento y su
descripción.
El nombre aparece siempre en la parte superior del formulario de
propiedades de un elemento, junto a los botones de aceptar, cancelar y
expandir o contraer formulario. La descripción aparece en la sección
“Documentación” del formulario de propiedades.
En algunos elementos del diseño, como tareas de usuario o eventos de
temporización, es posible configurar plazos. Las tareas permiten gestionar
plazos con acciones como alertas, recordatorios y delegaciones para minimizar
atrasos, mientras que los eventos de temporización pausan el proceso hasta
cumplir el plazo. Los formularios de estos elementos incluyen una sección
con las siguientes propiedades:
Información de temporizador: en esta propiedad se especifica el
vencimiento, que se puede definir de cuatro formas:
Fecha fija: permite especificar una fecha.
Fecha variable: permite utilizar el valor de un dato de
aplicación de tipo Fecha o FechaHora. Qflow ejecutará la
acción en la fecha indicada por el valor del dato de
aplicación. Para poder elegir esta opción, debes tener definido
un dato de tipo Fecha o FechaHora.
Tiempo fijo: permite indicar un intervalo de tiempo en
segundos, minutos, horas o días. Qflow ejecutará la acción una
vez transcurrido ese intervalo, a partir del momento en el que
el proceso fue iniciado. Los días y horas no laborables no
cuentan a efectos de realizar el cálculo, excepto que se use un calendario.
Tiempo variable: esta opción es similar a la anterior, pero
permite utilizar el valor de un dato de aplicación de tipo
Número para indicar el valor del intervalo. Este valor puede
ser interpretado como expresado en segundos, minutos, horas o
días. Para poder elegir esta opción, debes tener definido un
dato de tipo Número. Los días y horas no laborables no cuentan a efectos
de realizar el cálculo, excepto que se use un calendario.
Visibilidad de datos, roles, adjuntos y comentarios
Qflow permite configurar qué datos, roles y adjuntos pueden ver o modificar
los usuarios durante un proceso y dónde pueden hacerlo. Los comentarios
también se pueden gestionar, permitiendo agregarlos o visualizar los
existentes.
Los usuarios interactúan con los procesos a través de los formularios:
Formulario de inicio del proceso: es el formulario que aparece al
iniciar el proceso y está relacionado con el evento de inicio.
Formularios de respuesta del proceso: son los formularios que los
usuarios utilizan para responder a las tareas de los procesos.
Están asociados a tareas de usuario.
Formulario del proceso: es el formulario que aparece cuando
alguien hace clic sobre un proceso para examinar su información.
Está asociado al proceso y no permite modificar los datos.
Formulario de edición del proceso: es un formulario similar al
formulario del proceso, pero que permite modificar datos.
Para definir el nivel de acceso a la información del proceso, hay que
definirlo para cada uno de estos formularios y en el caso de los
formularios de respuesta, para cada una de las tareas de usuario. No es
necesario definir el acceso a la información en aquellos formularios
donde no se desee que estén disponibles datos, roles, archivos adjuntos
o comentarios, puesto que, por defecto, éstos no están presentes en el
formulario de respuesta.
El formulario de inicio del proceso está asociado al evento de inicio,
puesto que aparece cuando se está iniciando el proceso. Para modificar
el nivel de acceso a la información del proceso durante su inicio, abre
el formulario de propiedades del evento de inicio y busca la pestaña
“Visibilidad”. Allí podrás especificar qué datos y roles están presentes y se
muestran en el formulario, y cuáles pueden ser modificados por el
usuario. También están las opciones de visibilidad de adjuntos y
comentarios. Más adelante se explican estas opciones en detalle.
El caso de los formularios de respuesta es similar. Los formularios de
respuesta de Qflow están asociados a las tareas de usuario, puesto que
aparecen cuando un usuario desea responder a una tarea asignada a él.
Para modificar la visibilidad en una tarea de usuario, se procede de la
misma forma que con un evento de inicio.
Para modificar el nivel de acceso en el formulario del proceso, accede a
la ventana de propiedades del formulario del proceso haciendo clic con
el botón derecho en la plantilla y seleccionando la opción “Formularios
del proceso”, “Formulario del proceso”. Esa ventana tiene una sección
“Visibilidad”. Haz lo mismo para modificar la visibilidad en el formulario de
edición del proceso, pero seleccionando “Formularios del proceso”,
“Formulario de edición del proceso”.
La visibilidad de datos y roles se configura de la misma manera. Esta sección
explica cómo configurar la visibilidad de datos, pero las mismas instrucciones
aplican para los roles.
La visibilidad de los datos de aplicación se modifica mediante una tabla
(Figura 708) que muestra la lista de datos de aplicación. Si se tienen
dos datos con el mismo nombre y una visibilidad diferente de
“Ausente”, se mostrará un error al guardar.
Para modificar la visibilidad de un dato, selecciónalo y haz clic en el botón que aparece arriba de la tabla,
el mismo mostrará las opciones de visibilidad disponibles (la Figura 709 muestra
el botón correspondiente, con sus respectivas opciones). Se pueden seleccionar varios datos simultáneamente.
Las opciones son:
Figura 709 Botones de visibilidad con sus significados
Requerido: el usuario puede ver y modificar el valor del dato, y
además, si el dato no tiene un valor, está obligado a ingresar uno.
Editable: el usuario puede ver y modificar el valor del dato.
Sólo lectura: el usuario puede ver el valor del dato, pero no
puede modificarlo.
Ausente: el dato no está en el formulario. Es como si no existiera.
A su vez si se desea poder modificar un dato que este con visibilidad solo lectura o ausente mediante un script
de la pagina, se debe marcar la opción de la tabla “Código/Dep.” (Figura 711), el cual se puede visualizar con el boton arriba a la derecha
de la tabla (Figura 710).
Figura 710 Opción de visualizacion de columna “Código/Dep.”
Figura 711 Tabla de datos con columna “Código/Dep.”
Si un dato pertenece a una tabla, las propiedades del la visibilidad
que se editen, aplicarán a toda la tabla. Por lo tanto, estas
propiedades pueden ser modificadas también a través de una grilla (Figura 712), que
aparece en el apartado “Más opciones” debajo de la tabla de datos (véase la Figura 708) .
Esta grilla aparece cuando, al menos uno de los datos que pertenece a la tabla, tiene una visibilidad que
permite su edición (requerido, editable, o tiene marcada la opción de la columna). Las columnas
presentes que permiten modificar las propiedades de la visibilidad específicas de esos datos son:
Permitir la adición: especifica si está permitido agregar nuevas
instancias al dato o nuevas líneas al bloque de líneas, si el dato
pertenece a uno.
Permitir la eliminación: especifica si está permitido eliminar
instancias del dato o líneas del bloque, si el dato pertenece a uno.
Número máximo de instancias: especifica la cantidad máxima de
instancias que puede tener un dato o la cantidad máxima de líneas del
bloque si el dato pertenece a uno. Si el dato tiene esa cantidad de
instancias, no se permite agregar ninguna más, aunque se permita la
adición.
Número mínimo de instancias: especifica la cantidad mínima de
instancias que puede tener un dato o la cantidad mínima de líneas del
bloque si el dato pertenece a uno. Si el dato tiene esa cantidad de
instancias, no se permite eliminar ninguna más, aunque se permita la
eliminación.
Figura 712 Tabla de opciones adicionales de visibilidad para datos multivaluados
En aquellos elementos que hacen uso de un formulario (evento de inicio,
tareas de usuario y la configuración de formularios del proceso), la
visibilidad de datos tiene una posibilidad adicional, que es el ordenamiento
de los grupos de los datos. Debajo de la sección de instancias
encontrará un slider que, al seleccionarlo, le mostrará los grupos
correspondientes a los datos que tengan una visibilidad tal que se muestren
en el formulario (Editable, Requerido o Sólo Lectura).
Puedes seleccionar el grupo que deseas mover y luego hacer clic en las
flechas para moverlo hacia arriba o hacia abajo. También puedes arrastrar
los grupos para ordenarlos. Este orden de grupos se verá reflejado en el
formulario. Aquellos datos que no tengan grupo quedarán dentro
del grupo de “Datos de aplicación”, el cual no es ordenable.
Es posible realizar configuraciones avanzadas expandiendo la sección «Más opciones»,
donde se pueden ajustar los siguientes parámetros:
Límites:
Número máximo de archivos adjuntos: indica el número máximo de
archivos adjuntos que puede tener el paso. Qflow no permitirá
agregar adjuntos por encima de este valor, a menos que éste sea
0, que significa que no hay un máximo.
Número mínimo de archivos adjuntos: indica el número mínimo de
archivos adjuntos que puede tener el paso. Qflow no permitirá
borrar archivos adjuntos cuando hacerlo implique que la
cantidad de adjuntos pase a ser inferior a este valor.
Tamaño máximo de adjunto (KB): permite especificar el tamaño
máximo, en kilobytes, que pueden tener los adjuntos (la opción por
defecto, 0, significa que no hay límite). Si se especifica un
valor, Qflow no permitirá adjuntar archivos con tamaño mayor al
especificado.
Mostrar solo: hace que Qflow muestre sólo los archivos que
cumplan con alguna de las expresiones regulares ingresadas en esta
propiedad. (*)
Editar solo: hace que Qflow permita editar solamente los
archivos que cumplan con alguna de las expresiones regulares
ingresadas en esta propiedad. (*)
Agregar solo: hace que Qflow permita agregar solamente adjuntos
que cumplan con alguna de las expresiones regulares ingresadas en
esta propiedad. (*)
Eliminar solo: hace que Qflow permita eliminar solamente
adjuntos que cumplan con alguna de las expresiones regulares
ingresadas en esta propiedad. (*)
Figura 716 Visibilidad de adjuntos (más opciones)
Expresiones regulares de los filtros de los adjuntos
Los filtros de los adjuntos se especifican mediante expresiones
regulares similares a las que utiliza Windows para su sistema de
archivos, en las que el asterisco (“*”) sustituye cualquier cantidad de
caracteres. Ejemplo: la expresión “*.zip” significa “todos los archivos
con la extensión zip”.
Un filtro puede usar varias expresiones separadas por “;” o por “|”. Por
ejemplo, si el filtro “Mostrar solo” tiene la expresión
“*.zip;*.rar;Licencia.pdf”, Qflow mostrará solamente los archivos con
extensiones “zip”, “rar” y el archivo llamado “Licencia.pdf”.
El caracter “?” sustituye una ocurrencia de cualquier caracter.
Ejemplos: la expresión “*.???” representa cualquier archivo que tenga
una extensión de tres caracteres; la expresión “documento?.doc”
representa cualquier archivo cuyo nombre empiece con “documento” y tenga
un caracter adicional antes de la extensión (“documento1.doc”, por
ejemplo, pero no “documento12.doc” ni “documento.doc”).
El caracter “!” permite negar una expresión. Sólo se puede utilizar al
principio del filtro. Por ejemplo, si en el filtro “Mostrar solo” se
escribe la expresión “!*.exe;*.bat”, Qflow mostrará solamente los
archivos que no tengan extensiones “bat” ni “exe”.
Los formularios de Qflow tienen la opción de agregar comentarios al
completarlos (en el caso de aquellos que no son de tipo sólo lectura) y
ver los comentarios existentes. Esto les permite a los usuarios dar y
obtener información extra sobre el proceso, que se considere importante
pero que no sea parte de los datos de éste. Las opciones de visibilidad de
estos comentarios son las siguientes:
Permitir adición: el usuario puede agregar un comentario al
formulario si lo desea.
Requerido: el usuario está obligado a ingresar un comentario; si
no lo hace, no podrá completar el formulario. Sólo se puede
seleccionar esta opción si ya se ha elegido “Permitir adición”.
Ver historial de comentarios: el usuario puede visualizar el historial
de comentarios del proceso.
La configuración de comentarios difiere para las tareas de usuario, en
las cuales tenemos la capacidad de elegir si se requieren comentarios
según la respuesta elegida por el usuario, así como también la opción
de agregar la respuesta a la bitácora de comentarios. Para más
información, ve la sección de Tarea de usuario.
Muchas propiedades de los pasos de Qflow permiten utilizar etiquetas.
Esto significa que los valores de estas propiedades no tienen que ser
determinados durante el diseño de un proceso, sino que Qflow los puede
obtener de donde se le indique cuando los necesite utilizar. Por
ejemplo, es común incluir en los asuntos de las tareas de usuarios el
valor de algún dato de aplicación (como el número de documento de un
cliente o su nombre). En este caso, en lugar de que la tarea diga algo
así como “Atender la solicitud del cliente”, puede decir “Atender la
solicitud del cliente Juan Pérez, CI 11111111”.
Las propiedades para las cuales se puede usar etiquetas tienen un ícono
con una etiqueta al lado (Figura 719). Si haces clic en este ícono,
aparece una lista con los ítems que se pueden seleccionar para la
etiqueta. Si, al ver esta lista escribes, la lista se reducirá a
los elementos que contengan el texto que hayas ingresado. También
puedes optar por mostrar en la lista solamente ítems de algún tipo
específico (sólo datos de aplicación, por ejemplo). Para ello, haz clic
en el ícono correspondiente en la parte inferior de la lista (Figura 719,
abajo, donde dice “Datos”, “Roles”, etc).
También se puede ingresar una etiqueta sin hacer clic en el ícono de la
etiqueta, simplemente ingresando el símbolo “#” en la propiedad: esto
también hace aparecer la lista de ítems que se pueden usar para la
etiqueta.
Los tipos de ítem que se pueden utilizar en etiquetas son:
Datos de aplicación: se usa el valor del dato.
Roles de plantilla de proceso: se usa el nombre del usuario que
desempeña el rol.
Parámetros de aplicación de tipo texto: se usa el valor del
parámetro.
Información del proceso: por ejemplo, el nombre del proceso, o su
fecha de inicio.
En general, los pasos se dividen en tres tipos: eventos, actividades y compuertas.
Un evento representa algo que ocurre en el proceso y hay tres tipos: de inicio,
intermedio y de fin. Una actividad representa una
unidad de trabajo a realizar en el proceso y puede ser una tarea, un proceso
automático o un subproceso.
El evento de inicio marca el comienzo de un proceso y define el punto en el que un usuario
lo inicia. Por ejemplo, para utilizar un formulario personalizado como formulario de inicio,
este se asocia al evento de inicio. Al iniciarse el proceso, su ejecución comienza en este
evento, que debe ser único
El formulario de propiedades de un evento de inicio tiene las siguientes pestañas:
Se pueden especificar de antemano los nombres y las
descripciones de los procesos, usando etiquetas, de modo que no sea necesario
que el usuario los ingrese al iniciar un proceso.
Nombre autogenerado: un texto con etiquetas para indicar cómo
se deben formar los nombres de los procesos.
Descripción autogenerada: un texto con etiquetas para indicar
cómo se debesn formar las descripciones de los procesos.
Figura 721 Sección de auto-generación de nombre y descripción del proceso.
Tambien podemos compartir un enlace a personas externas a la organización
para que puedan iniciar este proceso sin necesidad de contar con un usuario en el sistema.
Permitir que personas ajenas a la organización inicien procesos con esta
versión de la plantilla: si esta opción está marcada, se habilita el inicio del
proceso por parte de personas ajenas a la organización. Al habilitar esta opción,
se muestra el resto de las opciones de la funcionalidad.
Enlace público: muestra y permite copiar el enlace que deberá ser compartido
con usuarios externos para el inicio del proceso.
Código embebido: muestra y permite copiar un segmento de código HTML que
permite embeber el formulario de inicio de este proceso en cualquier sitio
web.
Figura 722 Configuración de inicio de proceso por usuarios externos o anónimos
Dentro de las opciones avanzadas, es posible configurar un mensaje de confirmación que
será visible para los usuarios, tanto externos como del sistema, al iniciar el proceso.
Este mensaje puede personalizarse utilizando etiquetas para incorporar datos dinámicos.
Además, se puede definir la etapa que se iniciará al ejecutar este paso y establecer la
bandera del proceso.
Los eventos de fin que Qflow implementa son en Evento de fin simple,
que llamaremos Evento de fin (Figura 724), y el Evento de fin terminal
(Figura 725).
Los eventos de fin y fin terminal finalizan la ejecución de los
procesos. Un evento de fin terminal termina la ejecución del proceso aun
cuando todavía haya hilos en ejecución. En ese caso, Qflow finaliza
esos hilos y el proceso termina su ejecución. Un evento de fin, por el
contrario, espera que todos los hilos terminen y una vez terminados,
finaliza el proceso.
El formulario de propiedades de estos eventos permite configurar tanto el
progreso del proceso como su bandera.
Una tarea de usuario asigna una tarea a un usuario o grupo de usuarios, y
los destinatarios se definen mediante roles de plantilla de proceso.
Cuando un usuario accede al formulario de una tarea en Qflow Task, debe
seleccionar una opción de una lista para actualizar el estado de la tarea.
Asunto del mensaje: el texto del asunto del mensaje que se
enviará o mostrará a los destinatarios. Si la tarea está configurada
para enviar notificaciones, se usa en el asunto del mensaje de correo
electrónico que se envía a los destinatarios. Se puede especificar
mediante una etiqueta (ver Etiquetas).
Destinatarios: lista de los destinatarios de la tarea. Los
destinatarios son roles de plantilla de proceso. Para especificar un
destinatario, comienza a escribir su nombre y selecciónalo cuando
aparezca como opción. Además en esta sección
podemos configurar si la tarea puede ser respondida por usuarios
externos o no. Para más información, ver Respuesta de tarea externa.
Expandiendo la sección «Más opciones» puedes configurar:
Enviar notificaciones: permite definir si se desea que el paso
envíe notificaciones por correo electrónico a sus destinatarios. Si
la opción está desmarcada, Qflow no enviará mensajes de correo
electrónico para notificar a sus destinatarios que tienen una tarea
pendiente.
Encargado de la tarea: permite especificar un rol, que será el
encargado de la tarea. El encargado puede responder por cualquiera
de los destinatarios. También puede delegar la tarea y enviar
alertas.
Destinatario alternativo: permite especificar un rol, de modo
que, si el destinatario original de la tarea no puede completarla,
sea posible elegir a los miembros de ese rol como destinatarios al
delegarla.
Respuestas: una tabla que contiene las respuestas que estarán
disponibles para quienes desempeñen las tareas. Los botones permiten
agregar o quitar respuestas, además de reordenarlas mediante las
flechas. Cada respuesta tiene las siguientes
propiedades, que se modifican en la propia tabla donde se muestran:
Texto: texto de la respuesta. Es lo que se le muestra al
usuario. Cuando se agrega una respuesta, el texto queda con un
texto predeterminado. Para modificarlo, haz clic en ese texto.
Clave: un texto que identifica la respuesta, pero que no se
muestra al usuario. La clave se usa en evaluaciones de condiciones
que la utilizan. La clave se modifica de la misma forma que el
texto, haciendo clic sobre ella.
Comentario requerido: si se configura en “Sí”, indica que la respuesta de la tarea
debes tener comentario.
Tipo: indica el tipo de respuesta, que puede ser no final,
final o final terminal. Cuando un usuario elige una respuesta
final, da su tarea por terminada y ya no puede seguir trabajando
en ella. Cuando elige una respuesta que no es final, se guardan
los cambios que hizo en los datos, pero su tarea sigue pendiente.
Como una tarea puede estar asignada a varios destinatarios, el
hecho de que un destinatario seleccione una respuesta final no
significa necesariamente que el proceso vaya a continuar su
ejecución, porque otros destinatarios pueden no haber dado por
terminadas sus partes de la tarea. En este caso, los criterios de
respuestas múltiples (ver más abajo) definen bajo qué condiciones
el proceso dará toda la tarea por terminada y continuará su
ejecución. Esto no aplica para cuando el usuario selecciona una
respuesta final terminal; en este caso, la tarea finalizará aunque los
otros destinatarios no hayan contestado aún, sin importar los
criterios de respuestas múltiples.
Permitir respuesta rápida: si la opción está marcada, permite que esta
tarea se pueda responder desde la vista de «Mis tareas» en Qflow Task, además de
poder ser respondida junto con otras tareas que compartan las mismas
respuestas y permite la respuesta desde el mail de notificación de la tarea. Esta
opción está disponible solamente para aquellas tareas que
no tengan elementos requeridos en su visibilidad (de datos, roles o adjuntos).
Para mas información sobre el uso de la funcionalidad, consulta el manual de Qflow Task.
Agregar respuesta a comentarios: permite que las respuestas sean agregadas a la bitácora
de comentarios de Qflow Task.
Expandiendo la sección «Más opciones» puedes configurar:
Mensaje de confirmación al usuario: permite escribir un mensaje que se mostrará a los
usuarios (tanto de sistema como externos) al responder la tarea. Permite ser decorado con
etiquetas en su contenido.
Criterio de respuesta múltiple: permite especificar cuándo el
proceso debes continuar, cuando tiene más de un destinatario. Las
opciones son:
Algún usuario haya respondido: cuando un usuario seleccione
una respuesta final, el proceso finalizará la tarea y
continuará su ejecución.
Todos los usuarios hayan respondido: el proceso continuará
su ejecución solamente cuando todos los destinatarios hayan
seleccionado una respuesta final.
Por lo menos “X” usuarios hayan respondido: cuando una
cantidad (X) de usuarios haya respondido, el proceso continuará
su ejecución. Si se selecciona esta opción, se habilita el
campo “Cantidad/Porcentaje” para especificar la cantidad (X).
Por lo menos un porcentaje “X” de usuarios haya respondido:
similar a la opción anterior, pero se indica un porcentaje de
usuarios en lugar de una cantidad absoluta.
Modo de presentación de la respuesta: permite configurar cómo se
muestran las respuestas de la tarea en un formulario estándar en Qflow Task.
Los plazos sirven para prevenir o mitigar atrasos en las
tareas mediante alertas, recordatorios, delegaciones y vencimientos. Las
alertas y recordatorios son notificaciones que se envían cuando vence un
plazo. Las delegaciones consisten en reasignar tareas y los vencimientos
permiten que el proceso tome un camino alternativo al que hubiese
seguido si no se hubiese vencido un plazo.
La pestaña de plazos muestra una tabla con los plazos
que se hayan definido. Ésta tiene tres botones para agregar, modificar y
eliminar controles de tiempo (Figura 728).
Tipo de acción: se muestran varios botones. Cada uno corresponde
a una clase de acción. Se marca una de las clases haciendo clic en
ella. Las clases posibles son:
Recordatorio: Qflow envía una notificación con un
recordatorio para el destinatario seleccionado.
Alerta: Qflow envía una notificación con una alerta para el
destinatario seleccionado.
Delegación: Qflow reasigna la tarea, dándosela al
destinatario seleccionado.
Vencimiento: Qflow interrumpe la espera, abandonando la
ejecución del paso y continuando con la ejecución del proceso por
medio del evento de borde temporizador, para más detalles sobre
cómo agregar los eventos de borde ver Agregar eventos de borde.
Información de tiempo: estas propiedades definen el plazo del
vencimiento que disparará la acción especificada más arriba. Por
instrucciones, ver Configuración de plazos.
Destinatarios: seleccione aquí los destinatarios de la acción.
Para alertas y recordatorios, los destinatarios son quienes
recibirán las notificaciones. Para delegaciones, son a quienes se
les reasignará la tarea. Los vencimientos no tienen destinatarios.
Para agregar un destinatario, empieza a escribir el nombre de un
rol de que esté disponible en la plantilla que está utilizando, y
cuando lo veas en la lista que aparece, selecciónalo.
Las tareas de usuario pueden ser configuradas para ser
respondidas por usuarios externos a Qflow, lo cual se indica
en la sección «Participantes» en el panel de configuración de la tarea.
Figura 730 Configuración de respuesta de tarea externa
Si se marca esta opción, la tarea permitirá añadir destinatarios
que no son roles de plantilla, en forma de direcciones de correos
electrónicos.
Cuando se ejecute la tarea, un correo con un enlace
llegará a las direcciones marcadas como destinatarios que permiten
acceder al formulario de la tarea para responder. Aquellas personas
con el enlace podrán ingresar al formulario de la tarea sin necesitar
un usuario de Qflow para ingresar. El enlace y formulario serán válidos
mientras la tarea siga disponible.
En esta sección, también es posible configurar si la tarea requiere verificación
en dos pasos. Al habilitar esta opción, los usuarios externos deberán ingresar un
código de verificación al acceder al formulario de la tarea. Este código se puede
solicitar directamente desde el formulario y será enviado a la dirección de correo
utilizada para acceder al mismo. Esto garantiza que el usuario que responde la
tarea sea el mismo que recibió el enlace.
Podremos agregar destinatarios externos en la forma de datos y parámetros
de sistema de tipo texto, o directamente escribiendo direcciones
de correo en el campo «Destinatarios» de la tarea.
Figura 731 Roles, datos, parámetros y correos como destinatarios de tarea
Tenga en cuenta que agregar destinatarios externos no prohibe usar roles como
destinatarios, de manera que es posible tener una misma tarea que
se despache tanto a usuarios de sistema como a usuarios externos. Los
historiales de la tarea reflejan las acciones de los usuarios externos
identificados por la dirección del correo a la cual se envió en enlace.
Si hay un rol definido como «Encargado de la tarea», este tendrá permiso
sobre las tareas despachadas a destinatarios externos.
Una tarea de notificación envía una notificación a usuarios de Qflow.
Los usuarios suelen recibir las notificaciones por correo electrónico,
pero también las pueden ver en Qflow Task. En eso una tarea
de notificación es similar a una tarea de usuario. La diferencia es que
no requiere acción de su destinatario, que se limita a acceder al
formulario que le presenta la información. Este formulario puede ser,
como en el caso de otros pasos que utilizan formularios, personalizado.
El formulario de propiedades de una tarea de notificación de usuario
tiene las siguientes pestañas:
General: permite especificar el asunto del correo electrónico que
recibirán los destinatarios configurados en la sección «Participantes».
Formulario: permite definir qué datos de la aplicación, roles, adjuntos
y comentarios serán visibles en el formulario. (ver Visibilidad de datos,
roles, adjuntos y comentarios). Ademas de un texto de ayuda para los
usuarios. Cuando vean la notificación en Qflow Task, podrán ver el texto
de ayuda al hacer clic en el ícono de ayuda (“?”). El texto puede
contener código HTML.
Una tarea de e-mail envía un mensaje de correo electrónico a las
casillas especificadas en sus propiedades. Una tarea de e-mail utiliza
la configuración del servicio SMTP para enviar sus mensajes.
El formulario de propiedades de una tarea de e-mail tiene las siguientes
secciones:
De/Para: permite configurar el remitente y destinatarios de la tarea.
Contenido: permite especificar el texto del mensaje que se va a
enviar, así como el formato de ese mensaje y qué archivos adjuntos del proceso
se enviarán como archivos adjuntos al mensaje.
Se permite configurar el remitente del mensaje. Para esto, se
debe desactivar la opción «Usar remitente predefinido» y luego
seleccionar uno de los remitentes de la lista. Estos son los
mismos remitentes que se pueden configurar en la sección de
servicios de notificación en Qflow Admin.
La sección de «Destinatarios» muestra un espacio para
escribir las direcciones de correo electrónico de los destinatarios del
mensaje. Puedes escribir varias direcciones o ingresar datos de
aplicación o parámetros de sistema de tipo texto, que contengan
direcciones de correo electrónico.
Figura 735 Configuración «De/Para» tarea de e-mail
La sección “Contenido” contiene las siguientes propiedades:
Asunto: texto del asunto del mensaje. Se puede usar una etiqueta
(ver Etiquetas).
Cuerpo: texto principal del mensaje. Se puede usar una etiqueta
(ver Etiquetas).
Lenguaje de programación: indica si el cuerpo del mensaje está
especificado en HTML o mediante texto plano.
HTML: el cuerpo del mensaje está especificado en HTML.
Texto: el cuerpo del mensaje está especificado mediante texto
plano, sin marcas de HTML.
En la parte inferior se escribe el mensaje, pudiendo utilizar etiquetas
para tomar, por ejemplo, valores de un dato de aplicación. Para esto,
escribe “#”.
Una tarea de fórmula toma datos de aplicación o roles del proceso, hace
operaciones con ellos y genera un resultado que se almacena también en
algún dato de aplicación o rol, según corresponda.
La ejecución de esta tarea, llevará a cabo las operaciones en el orden
especificado, pudiendo utilizar un valor pre-calculado y almacenado en
algún dato de aplicación o rol, en una operación posterior.
Al expandir la sección de «Más opciones» puede seleccionar una zona horaria para todas
las fechas que se manejen en el paso. Las fechas en Qflow tienen una zona horaria que influye
en los cálculos realizados con éstas. Dado que un proceso con fechas puede ser
ejecutado en una zona horaria distinta a la del usuario (si el servidor está
en otro lugar), para evitar ambigüedades, se puede indicar específicamente en qué
zona se considera que están las fechas. En el caso de que se importe una tarea de fórmula
de una versión anterior de Qflow, de forma automática estará seleccionada la opción
“Zona horaria del servidor”.
El formulario de configuración de una tarea de fórmula muestra una tabla,
inicialmente vacía, con la definición de la fórmula, que está compuesta
de operaciones (cada fila de la tabla corresponde a una operación). Para
agregar una operación a la fórmula, haz clic en el botón “+”. Esto abre
el formulario de la nueva operación, a la derecha de la tabla de la
fórmula (Figura 739).
Las propiedades de una operación son las siguientes (Figura 739):
Destino: es la primera de las propiedades. Donde dice “Comience a
escribir…”, empiece a escribir el nombre del dato de aplicación o
rol, en el cual desea guardar el resultado de la fórmula.
Primer operando: después de donde dice “Es igual a”, se puede
ingresar el primer operando, escribiendo donde dice “Comience a
escribir…”. El operando puede ser:
Valor: un valor fijo. En este caso, escriba el valor.
Dato de aplicación: un dato de aplicación de cualquier tipo.
Si empieza a escribir el nombre de un dato de aplicación,
pronto aparecerá el dato en una lista que se despliega mientras
escribe.
Función: el resultado de una función. Por ahora, la única
función disponible es GetDate(), que devuelve la fecha actual según la zona
horaria especificada en la tarea. Esta función se podrá seleccionar si empieza a escribir “GetDate()”.
Rol: un rol de plantilla de proceso. Se selecciona de forma
similar a un dato de aplicación.
El primer operando depende del destino: si el destino es un rol, el operando debes serlo
también. Si el destino es un dato, el valor que pueda tomar el primer operando depende del
tipo de dato del destino.
Transformación: esta opción permite aplicar al operando una
transformación antes de operar con él. Las transformaciones posibles
dependen del tipo de dato del operando.
Datos numéricos: en general, estas transformaciones sólo
tienen sentido si el operando es un dato que admite múltiples
valores.
Average: calcula el promedio de los valores.
Count: cuenta la cantidad de valores.
Max: toma el máximo de los valores.
Min: toma el mínimo de los valores.
Sum: toma la suma de los valores.
Datos de texto:
Left: toma sólo los primeros caracteres del operando. La
cantidad de caracteres a tomar se especifica en la propiedad
“Largo”.
Left Trim: corta todos los espacios en blanco que pueda
haber al principio del operando.
Mid: toma sólo los caracteres del medio del operando. La
posición a partir de dónde debes tomar los caracteres se
indica en la propiedad “Inicio” (el 0 corresponde a la
primera posición). La cantidad de caracteres a tomar a
partir de esa posición se especifica en la propiedad
“Largo”. Por ejemplo, si el valor del operando es “Hola
Mundo!”, Inicio = 5 y Largo = 5, el resultado de la
transformación será “Mundo”. Para el mismo operando, si
Inicio = 0 y Largo = 4, el resultado será “Hola”.
Right: toma sólo los últimos caracteres del operando. La
cantidad de caracteres a tomar se especifica en la propiedad
“Largo”.
Right Trim: corta todos los espacios en blanco que pueda
haber al final del operando.
Trim: corta todos los espacios en blanco que pueda haber
tanto al principio como al final del operando.
Fecha: los valores retornados en estas transformaciones son calculados
según la zona horaria especificada en la tarea.
GetDay: toma sólo el día.
GetHour: toma sólo la hora.
GetMinutes: toma sólo los minutos.
GetMonth: toma sólo el mes.
GetSeconds: toma sólo los segundos.
GetYear: toma sólo el año.
Operador: operador de la operación. Es posible no elegir ningún
operador y sólo aplicarle una transformación al primer operando,
sin realizar ninguna operación.
+ (suma): en el caso de los roles, funciona como una unión de
conjuntos (el resultado de sumar dos roles es un conjunto con
los miembros de ambos roles).
- (resta): en el caso de los roles, funciona como una resta de
conjuntos: el resultado son todos los miembros del primer rol
que no estén en el segundo rol.
* (multiplicación)
/ (división)
mod (resto de dividir el primer operando entre el segundo)
AddDay: le suma a un primer operando de tipo fecha la cantidad
de días indicada por el segundo operando. El segundo operando
debes ser un número.
AddHour: le suma a un primer operando de tipo fecha la
cantidad de horas indicada por el segundo operando. El segundo
operando debes ser un número.
AddMinutes: le suma a un primer operando de tipo fecha la
cantidad de minutos indicada por el segundo operando. El
segundo operando debes ser un número.
AddMonth: le suma a un primer operando de tipo fecha la
cantidad de meses indicada por el segundo operando. El segundo
operando debes ser un número.
AddSeconds: le suma a un primer operando de tipo fecha la
cantidad de segundos indicada por el segundo operando. El
segundo operando debes ser un número.
AddYear: le suma a un primer operando de tipo fecha la
cantidad de años indicada por el segundo operando. El segundo
operando debes ser un número.
Segundo operando: seleccione el segundo operando de las opciones.
Las opciones para este operando son las mismas que las
opciones para el primer operando. El segundo operando depende de todo lo
anterior: el destino, el primer operando con su posible transformación y
el operador. Por este motivo, puede que algunos datos no aparezcan como opción
para el segundo operando.
Las compuertas permiten modificar el flujo de un proceso, ya sea creando
varios caminos paralelos en el proceso o seleccionando un camino de
varios posibles posteriores a la compuerta.
Todas las compuertas se conectan con varios elementos a través de sus
conectores. Lo que cambia según el tipo de compuerta es si, una vez que
un proceso pasa por ella, continúa utilizando todos los caminos, algunos
de ellos o solamente uno.
Las compuertas pueden ser de los siguientes tipos:
Compuerta exclusiva: selecciona uno de varios posibles caminos
para que el proceso continúe su ejecución.
Compuerta inclusiva: selecciona uno o más de varios posibles
caminos para que el proceso continúe su ejecución, de modo que puede
generar varios hilos paralelos.
Compuerta paralela: genera tantos caminos paralelos como
conexiones salientes tenga.
Las compuertas se usan de a dos: se agrega una compuerta y, en el lugar
en el que terminan los caminos que se iniciaron con ella, se incluye
otra compuerta. En el caso de la compuerta exclusiva, esto no es
obligatorio. En el caso de las compuertas que generan paralelismo (la
paralela y la inclusiva), la segunda compuerta del par (compuerta
convergente) es obligatoria y tiene propiedades que permiten definir
bajo qué condiciones el proceso continuará su ejecución al terminar de
ejecutar uno de los caminos.
Una compuerta exclusiva selecciona uno de varios posibles caminos para
que el proceso continúe su ejecución. Define una condición para cada una
de sus conexiones salientes. Si alguna condición es verdadera cuando el
proceso llega a la compuerta, el proceso utiliza esa conexión para
continuar su ejecución. Si ninguna condición es verdadera, el proceso
utiliza la conexión por defecto para continuar su ejecución (ver
Especificación de la conexión por defecto por instrucciones para
definir la conexión por defecto). Si más de una condición es verdadera,
el proceso utiliza la primera de las condiciones para continuar su
ejecución. En ningún caso se utiliza más de una conexión: la compuerta
exclusiva no genera caminos paralelos.
Figura 741 Definiición de condiciones en una compuerta exclusiva
Las compuertas paralelas se utilizan de a dos: la primera (compuerta
paralela divergente) divide el proceso en varios hilos: el proceso llega
a la compuerta paralela y sigue su ejecución usando todas las conexiones
salientes de la compuerta. La segunda compuerta (compuerta paralela
convergente) une los hilos, haciendo que todos los caminos en los que se
había dividido el proceso converjan nuevamente en uno.
El formulario de propiedades de la compuerta que efectúa la separación
es muy sencillo: sólo permite ingresar un nombre y una descripción.
La segunda compuerta, que une los hilos, permite definir las condiciones bajo las cuales
el proceso debe continuar su ejecución (por ejemplo, si debe esperar a que todos los hilos
finalicen). También especifica qué hacer con los hilos pendientes si no se espera a todos.
Las opciones disponibles se detallan en Propiedades de compuertas convergentes.
Una compuerta inclusiva es una suerte de híbrido de compuerta exclusiva
y compuerta paralela: selecciona uno o más de varios posibles caminos
para que el proceso continúe su ejecución, de modo que puede generar
varios hilos paralelos. Define una condición para cada uno de los
conectores salientes. Una vez evaluadas las condiciones, el proceso
continúa su ejecución a través de todas las conexiones cuyas condiciones
se cumplan. Si más de una condición es verdadera, la compuerta genera
varios caminos paralelos.
Al igual que las compuertas paralelas, las compuertas inclusivas se
deben usar en pares, y la segunda compuerta de un par (la compuerta
convergente) tiene propiedades que permiten definir cuándo el proceso
debes continuar su ejecución al llegar a la compuerta y qué debes hacer
con hilos pendientes. Las opciones disponibles se detallan
en Propiedades de compuertas convergentes.
El formulario de propiedades de la primera compuerta (compuerta
divergente) es muy sencillo y sólo permite ingresar un nombre y una
descripción.
La conexión por defecto es la que usa una compuerta exclusiva cuando
ninguna de las condiciones que contiene es evaluada como verdadera. Para
definir una conexión por defecto, selecciona una de las conexiones de la
compuerta, haz clic sobre ella con el botón derecho y selecciona, en el
menú contextual, “Conexión por defecto” (Figura 744).
Las compuertas exclusivas e inclusivas contienen en sus propiedades
condiciones que Qflow evalúa cuando llega a alguna de ellas. Estas
condiciones determinan por qué camino (en el caso de la compuerta
exclusiva) o caminos (en el caso de la compuerta inclusiva) continuará
su ejecución el proceso, una vez abandonada la compuerta.
Para definir las condiciones de una compuerta, abre el formulario de
propiedades. Este formulario está dividido en subsecciones, cada una
representando un camino posible que la compuerta puede tomar en el
proceso. En cada subsección, es posible establecer una condición.
Para definir una condición simple, haz clic en el botón “+Condición”.
Eso hace que Qflow agregue un elemento a la lista de condiciones
(Figura 746).
Figura 746 Nueva condición en lista de condiciones
Una vez agregada la condición, debes especificar sus componentes. Donde
dice “Comience a escribir…” debes escribir el nombre del
ítem que desea usar en la condición. El ítem puede ser un dato de
aplicación, un parámetro de aplicación de tipo texto, o una tarea de
usuario que se haya ejecutado antes. Una vez seleccionado el ítem, selecciona
el operador a utilizar y finalmente, el valor con el cual desea comparar. Si
el ítem seleccionado es una tarea de usuario, se podrá seleccionar el criterio
de votación, que permite especificar cómo evaluar la respuesta si los
destinatarios de la tarea son muchos:
Algún usuario ha contestado: si algún destinatario contestó lo
especificado en la combinación de operador y valor, la expresión es
verdadera. De lo contrario, es falsa.
Todos los usuarios han contestado: si todos los destinatarios de
la tarea contestaron lo especificado en la combinación de operador y
valor, la expresión es verdadera. De lo contrario, es falsa.
Ningún usuario ha contestado: si ningún destinatario contestó lo
especificado en la combinación de operador y valor, la expresión es
verdadera. De lo contrario, es falsa.
X usuarios han contestado: si X destinatarios contestaron lo
especificado en la combinación de operador y valor, la expresión es
verdadera. De lo contrario, es falsa. Si esta opción está
seleccionada, se habilita un casillero para especificar el valor de
X.
X% de usuarios han contestado: si X% de los destinatarios
contestaron lo especificado en la combinación de operador y valor, la
expresión es verdadera. De lo contrario, es falsa. Si esta opción
está seleccionada, se habilita un casillero para especificar el valor
de X.
La respuesta más seleccionada fue: Si la respuesta más
seleccionada fue la especificada en la combinación de operador y
valor, la expresión es verdadera. De lo contrario, es falsa.
El valor puede ser puede ser un valor fijo como “2”, pero también puedes
escribir el nombre de un dato de aplicación o parámetro de aplicación de
tipo texto para que la comparación se haz con su valor, el valor de una
clave de respuesta de tarea de usuario o el nombre de ésta. En este último
caso, la comparación se hará con la clave de la respuesta que se haya dado a la
tarea de usuario que se contestó antes. Esto permite construir
condiciones como “Si el dato de aplicación ‘Estado’ es igual a la
respuesta que se dio a la tarea de usuario ‘Aprobar’”.
Si agregas otra condición, debes decidir si la segunda condición se debe
cumplir simultáneamente con la primera, es decir, si lo que se evalúa es
“Se cumple la primera condición Y se cumple la segunda condición” o “Se
cumple la primera condición O la segunda condición”. Para eso están los
botones “Todas” y “Alguna”. Si hace clic en “Todas”, Qflow muestra a la
izquierda de las condiciones el texto “Y”. Si haces clic en “Alguna”,
basta con que se cumpla una de las condiciones y a la izquierda de las
condiciones aparece el texto “O”.
Para poder combinar “Y” y “O” hay que usar grupos de condiciones. Para
agregar un grupo, haz clic en “+Grupo”. Después puede agregar
condiciones dentro del grupo. El grupo tiene sus propios botones de
“Todas” y “Alguna”, para determinar cómo se combinan las condiciones
dentro del grupo (se combinan todas con “Y” o se combinan todas con
“O”). A su vez, los grupos se combinan de la misma forma que las
condiciones, con “Y” y “O”. Un grupo puede contener grupos: combinando
grupos de condiciones unidas con “Y”, con grupos de condiciones unidas
con “O”, se puede construir cualquier condición compleja.
Supon que una plantilla de proceso tiene un dato numérico “Monto” y
otro dato “Tipo de producto”. Se deseas construir la condición “Si Monto
> 5000 y (Tipo de Producto = 1 o Tipo de Producto = 2)”.
Para eso se necesita una condición “Si Monto > 5000” y un grupo para
“(Tipo de Producto = 1 o Tipo de Producto = 2)”, puesto que esta última
condición se debes evaluar primero para después comparar el resultado con
“Si Monto > 5000”. Los grupos cumplen la misma función que los
paréntesis.
En primer lugar se crea una condición con “+Condición” y se ingresan de
izquierda a derecha el dato de aplicación “Monto”, el operador “mayor a”
y el valor “5000” (Figura 747).
Figura 747 Construcción de la condición “Si Monto > 5000”
Luego se agrega un grupo con “+Grupo”, dos condiciones dentro del mismo
con su botón “+Condición” y se presiona en “Alguna” (Figura 748) para
poder llenar las dos condiciones que se evalúan con el operador “O”.
Figura 748 Construcción de grupo con dos condiciones bajo el operador
“O”.
Una vez hecho esto se procede a completar los campos de las condiciones:
la primera, de izquierda a derecha, con el dato de aplicación “Tipo de
Producto”, el operador “igual” y el valor “1”. La segunda condición se
completa de la misma forma pero con el valor “2” al final, obteniendo la
condición final como indica la Figura 749.
Figura 749 “Si Monto > 5000”, y un grupo para “(Tipo de Producto = 1 o
Tipo de Producto = 2)”
Las compuertas paralelas y las compuertas inclusivas se usan de a pares.
La segunda compuerta tiene opciones para determinar bajo qué condiciones
el proceso debes continuar al llegar a ella y qué hacer con hilos que
quedan pendientes. Estas opciones son:
Continuar después de:
Todos los hilos han finalizado: el proceso se detiene en la
compuerta divergente y espera hasta que todos los hilos finalicen
para continuar.
Algún hilo ha terminado: el proceso continuará ni bien una
cierta cantidad de hilos haya terminado, y no esperará la
finalización de los otros hilos. La cantidad de hilos a esperar se
especifica donde dice “Número de hilos”.
Los hilos provenientes de los pasos han terminado: permite
especificar qué hilos el proceso debes esperar. El formulario
muestra el nombre del último elemento de cada hilo acompañado de
una caja de verificación que se puede marcar. El proceso
continuará cuando hayan terminado todos los hilos correspondientes
a los elementos que se han marcado.
Finalizar hilos hermanos: si esta opción está marcada, todos
los hilos que no hayan terminado serán finalizados antes de que
el proceso continúe.
Figura 750 Propiedades de una compuerta convergente
Una actividad de llamada sirve para que un proceso inicie otro proceso,
al cual se le llama “proceso hijo” (del proceso que lo inició, se dice
que es su padre).
Cuando un proceso llega a una actividad de llamada, inicia un proceso de
la plantilla indicada en la configuración de la actividad de llamada.
Una vez iniciado el proceso hijo, el proceso padre puede continuar su
ejecución sin esperar que finalice la ejecución del hijo, o puede
detenerse y esperar a que termine su ejecución para continuar.
El formulario de propiedades de una actividad de llamada está dividido
en dos pestañas:
General: permite especificar la plantilla que se
usará para iniciar procesos desde la actividad y algunas otras
propiedades de los procesos.
Mapeos: permite especificar correspondencias entre datos de
aplicación del proceso padre y datos de aplicación del proceso hijo,
y entre roles del proceso padre y roles del proceso hijo. Esto
permite intercambiar información entre los dos procesos, copiando el
valor de datos o roles de uno a los datos o roles correspondientes
del otro. También se puede especificar que se copien adjuntos de un
proceso al otro.
Plantilla de proceso: especifica de qué plantilla de proceso son
los procesos que se inician desde la actividad de llamada.
Versión: especifica qué versión del proceso se usará para iniciar
los procesos.
Usar versión publicada: marca esta opción si deseas que
siempre se utilice la versión que esté publicada al momento de
iniciar el proceso hijo.
Versión: esta opción permite seleccionar una versión
específica.
Nombre del proceso: es el nombre del proceso a iniciar. Se puede
utilizar una etiqueta para que el nombre sea, por ejemplo, el valor
de un dato de aplicación. Por más detalles, consulta la sección
Etiquetas.
Descripción del proceso: descripción del proceso a iniciar. Se
puede utilizar una etiqueta para que la descripción tome el valor,
por ejemplo, de un dato de aplicación. Por más detalles, consulta la
sección Etiquetas.
Esperar al fin del subproceso para continuar: si esta opción está
marcada, una vez iniciado el proceso hijo, el proceso que lo creó
no continúa su ejecución hasta que el hijo haya terminado. Sólo
si esta opción queda marcada se pueden actualizar los datos del
proceso padre desde el proceso hijo.
Figura 752 Propiedades de una actividad de llamada, “Plantilla de
proceso”
La pestaña de mapeos muestra una tabla inicialmente vacía a la que se
pueden agregar filas. Cada fila representa una correspondencia entre un
dato o rol del proceso padre y un dato o rol del proceso hijo. En la
parte inferior están las opciones de mapeos de archivos adjuntos.
Arriba de la tabla con las correspondencias de datos y roles están los
botones que permiten agregar un mapeo de datos de aplicación, agregar un
mapeo de roles, y borrar el mapeo seleccionado (Figura 753). Si todavía
no se llenaron las opciones de la sección “Plantilla de proceso”, los
botones están deshabilitados, puesto que es imposible saber qué datos de
aplicación y roles del proceso están disponibles en el proceso que se
inicia.
Cuando se hace clic en uno de los botones que sirven para agregar un
mapeo, se agrega una nueva fila a la tabla de mapeos. Para especificar
las propiedades del mapeo, haz clic en cada celda de la nueva fila,
seleccionando los valores deseados.
Un mapeo tiene las siguientes propiedades (cada una corresponde a una
columna de la tabla):
Tipo: indica si el mapeo es de roles o de datos. Esto está
determinado por qué botón se usó para agregar el mapeo y no se puede
modificar.
Origen: dato de aplicación o rol del proceso padre.
Objetivo: dato de aplicación o rol del proceso hijo.
Dirección: indica si se copiará el valor desde el dato o rol de
origen al dato o rol de destino o viceversa:
Entrada: se copia el valor del dato o rol del proceso padre al
dato o rol del proceso hijo. Esto se hace al momento de iniciar el
proceso.
Salida: se copia el valor del dato o rol del proceso hijo al
dato o rol del proceso padre. Esto se hace cuando el proceso hijo
termina su ejecución y sólo si el proceso padre espera al proceso
hijo. Si el proceso padre continúa su ejecución inmediatamente
después de iniciar el hijo, sin esperar la finalización de éste,
no se copian datos o roles del hijo al padre.
Entrada/salida: se copia el valor del dato o rol del proceso
padre al dato o rol del proceso hijo, al momento de iniciar el
proceso hijo. Una vez finalizada la ejecución del proceso hijo, si
y sólo si el padre esperó la finalización del hijo antes de
continuar, se copia el valor del dato o rol del proceso hijo al
dato o rol del proceso padre.
IMPORTANTE: para que un dato o rol aparezca en la lista que permite
seleccionarlos como Objetivo, debes ser editable en el evento de inicio
del proceso hijo. Si un dato o rol no aparece en la lista de objetivos
posibles, revise la visibilidad que tiene en el evento de inicio de la
versión que se usará para iniciar el proceso hijo.
En la parte inferior del formulario están las opciones para el mapeo de
adjuntos:
No agregar adjuntos: Qflow no copia los adjuntos del proceso
padre al proceso hijo.
Agregar adjuntos al hijo: Al iniciar el proceso hijo, Qflow
copia en él los adjuntos del proceso padre.
Agregar adjuntos al hijo y actualizar: al iniciar el proceso
hijo, Qflow copia en él los adjuntos del proceso padre. Una vez
que el proceso hijo termina su ejecución, si hubo cambios en esos
adjuntos, los vuelve a copiar al proceso que lo inició, pero sólo
si el padre esperó la finalización del hijo para continuar.
Incorporar adiciones del hijo: si esta opción está marcada,
Qflow incorpora al padre todos los archivos que hayan sido
adjuntados al hijo durante su ejecución. Esto sólo se hace si el
padre espera por el hijo.
Un subproceso es un elemento que contiene varios elementos y permite
manejar una parte del diseño del proceso como si fuese una unidad. Sirve
para simplificar el diseño del proceso, ya que se puede contraer, de
modo que se vea como una actividad simple, o expandir, mostrando todo su
contenido, que puede ser modificado como si fuera un diseño de proceso
dentro del diseño de proceso.
Un subproceso recién creado tiene un evento de inicio y un evento de
fin. Cuando el proceso llega a la ejecución de un subproceso, comienza
por el evento de inicio y termina su ejecución al llegar a un evento de
fin.
Figura 755 Subproceso expandido (izq.) y contraído (der.), con los
botones que permiten expandirlo y contraerlo
Una tarea de código permite escribir un programa para que un proceso lo
ejecute. El código puede ser escrito en los lenguajes C# o Visual Basic
.NET y debes implementar una interfaz definida en Qflow.
Una tarea de código, además del nombre y de la descripción, tiene las
siguientes propiedades:
Lenguaje de programación: permite elegir el lenguaje de
programación (C# o VB .NET).
Código: es el código del script.
El código contiene un procedimiento llamado “Execute”. Cuando un proceso
ejecute el código, llamará a ese procedimiento. El código se escribe
dentro de una clase derivada de la clase CodeScriptBase, definida por
Qflow. Esa clase tiene un conjunto de métodos y propiedades que
permiten trabajar con los datos del proceso. Por más información sobre
cómo usar esos métodos y propiedades, consulte el manual de Referencia
de la Interfaz de Scripting de Qflow.
La tarea de servicio es un tipo de paso utilizado para ejecutar una integración
definida por el usuario (ver Integraciones) o para emplear alguno de los
conectores predefinidos que ofrece Qflow (ver Conectores).
El panel de configuración de la tarea de servicio muestra un flujo de pasos a
completar antes de poder guardar el paso.
La sección “Eventos manejados” permite asignar manejadores de eventos a distintos hitos
de la tarea, como por ejemplo eventos al inicio del paso, al finalizar, o eventos en caso
de error en la ejecución. Para más información, ver Asociar un manejador a un evento
de una tarea.
A continuación se explica la configuración tanto para integraciones de usuario como
para conectores:
En el primer paso del flujo (Figura 759), elegir la
primera opción del listado, «Integraciones» y hacer clic en «Siguiente».
Figura 759 Panel de configuración de tarea de servicio
En este paso (Figura 760) se muestra un listado
de todas las integraciones alcanzables por la versión (es decir, que estén definidas en
la versión donde se está configurando la tarea, o en cualquier plantilla o paquete del
que la versión sea descendiente) que tengan definida una operación en producción (nótese
que puede haber integraciones creadas sin tener una operación en producción asignada, en
cuyo caso no aparecerá en el listado). Selecciona la integración que quiere usar y haz
clic en «Siguiente».
El tercer paso es donde se definen los parámetros de conexión, que no son usados
en las integraciones de usuario, por lo tanto, no es necesario configurar nada en
este paso, y podemos continuar haciendo clic en «Siguiente».
Figura 761 Configuración de conexión para integraciones de usuario
El último paso es para asignar los valores a los parámetros de la integración.
En el paso se muestran las pestañas que corresponden a los parámetros de entrada,
salida y entrada/salida. En cada pestaña veremos los parámetros con un campo para
escribir y un ícono que representa el típo del parámetro.
Podemos asignar datos de aplicación (y únicamente para parámetros de entrada, también
se pueden utilizar parámetros de aplicación de tipo texto) comenzando a escribir en los
campos, para que el sitio despliegue una lista de las opciones disponibles. Haz clic en
las opciones para mapearlas al parámetro.
La opción de «Auto mapear» asigna automáticamente todos los datos a los parámetros
que tengan el mismo nombre.
Es necesario asignar todos los parámetros requeridos (marcados con un asterisco
rojo) antes de continuar. Una vez mapeados los parámetros, haz clic en «Finalizar»
para terminar la configuración.
Figura 762 Mapeo de parámetros de una tarea de servicio
Una vez terminada la asignación de los parámetros, ya podemos guardar el
panel para finalizar con la configuración de la tarea.
Figura 763 Configuración de tarea de servicio finalizada
Una tarea de servicio asíncrono permite asignarle un trabajo a un bot.
Un bot puede tener parámetros, al igual que una integración. Una tarea
de servicio asíncrono es muy similar a una tarea de servicio, con la
única diferencia de que, en lugar de seleccionar una integración para
ejecutar, se selecciona un bot (ver Bots) al cual se le asigna un
trabajo (Figura 765).
El formulario de propiedades de una tarea de servicio asíncrono incluye
dos pestañas:
Un evento de temporización permite especificar una demora. Cuando un
proceso llega a un evento de temporización, se detiene durante el tiempo
especificado en él. El formulario de propiedades de un evento de temporización permite especificar
cuánto debes esperar el evento.
Figura 767 Propiedades de evento de temporización
Un evento intermedio simple, que llamaremos evento intermedio, permite
marcar el avance de un proceso, modificando las propiedades que tienen
ese propósito (progreso, bandera y etapa).
Figura 769 Propiedades de evento intermedio simple
Un evento de atrapar señal permite poner al hilo en espera hasta que se
reciba una señal proveniente de un evento de lanzar señal. Se utiliza en
escenarios donde es necesario sincronizar el trabajo de dos o más hilos
que se ejecutan simultáneamente. Las dos propiedades específicas de
estos eventos son las siguientes:
Esperar señal de: evento de lanzar señal por el cual se espera.
Continuar si la señal ya fue lanzada: en caso de que la señal se
haya lanzado previamente al intento de atraparla, especifica si se
debes esperar una nueva señal o simplemente continuar.
Figura 771 Propiedades de evento de atrapar señal
Un evento de lanzar señal permite notificar a eventos de atrapar señal
que lo están esperando para que continúen su ejecución. La configuración
de este evento es similar a la de un evento intermedio (ver Evento intermedio simple).
Los eventos intermedios de borde, son eventos que se pueden adjuntar a
ciertas actividades. Si durante la ejecución de la actividad se provoca
alguno de los eventos definidos, el proceso continúa por un flujo que lo
contemple. Los eventos que Qflow admite como eventos de borde son:
Evento temporizador: estos eventos se pueden adjuntar a tareas de
usuario o tareas de servicio asincrónico, el proceso seguirá este
camino al ocurrir el vencimiento definido en la propia actividad.
Evento de error: estos eventos se pueden adjuntar a tareas de
servicio, tareas de código, tareas de fórmula y tareas e-mail, el
proceso seguirá este camino al ocurrir algún error en la ejecución de
la actividad.
Los artefactos son objetos cuyo propósito es hacer más manejable y
comprensible el proceso. En el diseño del proceso, tienen un
comportamiento distinto al de otros elementos: no son parte del flujo
del proceso. Se los puede conectar a actividades, eventos y compuertas,
pero sólo para señalar que están relacionados con ellos. Son elementos
informativos que no afectan al proceso.
Los artefactos disponibles en Qflow son:
Referencia de objeto de datos: representa un conjunto de datos
que se usa en alguna actividad.
Referencia a base de datos: representa un almacén de datos, como
por ejemplo una base de datos.
Anotación: permite escribir un texto y asociarlo a algún elemento
del diseño.
Referencia a objeto de datos y referencia a base de datos
Tanto una referencia a objeto de datos como una referencia a base de
datos se agregan al diseño y se conectan con el elemento al que se
refiere. Por ejemplo, si una tarea de servicio actualiza una base de
datos, se puede agregar una referencia a base de datos para indicar cuál
es la base de datos que actualiza (Figura 778). Para escribir el nombre
de la base de datos, haz doble clic en la referencia a base de datos.
Debajo del objeto aparece una caja para escribir un texto.
Otro ejemplo: si un usuario utiliza determinado conjunto de datos para
desempeñar una tarea, se puede incluir en el diseño un objeto de datos
que indique cuál es el conjunto de datos (Figura 779).
Figura 778 Referencia a base de datos en tarea de servicio
Figura 779 Referencia a objeto de datos en tarea de usuario
Cuando se selecciona un elemento del diseño del proceso, una de las
opciones que aparece sirve para agregar una anotación. Si haces clic en
el botón correspondiente, Qflow crea una anotación y le permite
posicionarla en el lugar que deseas. Una vez posicionada la anotación,
haz doble clic para ingresar un texto. Se puede aumentar el tamaño de
una anotación para que el texto quepa.
Figura 781 Opciones de un elemento con botón de agregar anotación
Un pool permite crear andariveles para organizar el proceso, agrupando
dentro de un mismo nivel elementos relacionados.
Cuando se agrega un pool, todos los elementos del diseño quedan dentro
de él. No está permitido arrastrar elementos hacia afuera del pool:
todos los elementos del diseño debesn estar dentro.
Una vez creado un pool, se pueden agregar andariveles con los botones
que aparecen al seleccionar el pool (Figura 783). Los andariveles se
pueden agrandar o achicar, seleccionándolos y usando el ratón para
arrastrar sus bordes hacia uno u otro lado.
Los formularios personalizados permiten definir, de forma visual, la estructura y el diseño de los formularios utilizados en uno o más pasos del proceso.
Su función principal es controlar la apariencia, el orden y la organización de los campos que se muestran al usuario al momento de completar una tarea.
Estos formularios se crean desde el diseñador de formularios: una herramienta gráfica que facilita la construcción sencilla y visual de las interfaces que se integran a distintas etapas del proceso.
Una vez creado, el formulario puede asociarse a uno o más pasos (tareas de usuario o eventos de inicio), determinando así en qué momento será mostrado durante la ejecución.
A diferencia de otros mecanismos de entrada de datos, el formulario personalizado no modifica la lógica del proceso ni sus reglas de ejecución.
Su propósito es exclusivamente definir cómo se presenta la información, con qué etiquetas y bajo qué condiciones de visibilidad.
Cada formulario puede adaptarse a distintos contextos mediante reglas específicas, configuradas para cada campo y para cada etapa.
Esto permite, por ejemplo, mostrar un conjunto de datos al inicio y ocultarlos o volverlos de solo lectura en fases posteriores.
Para crear un nuevo formulario personalizado, seleccioná un proceso existente y elegí un elemento compatible (como una tarea de usuario o un evento de inicio) para editarlo.
Desde el elemento elegido:
Dirígete al panel de propiedades.
En la sección Formulario, selecciona Crear formulario personalizado.
Una vez creado, el formulario queda vinculado a la versión actual del proceso.
Un mismo formulario puede asignarse a múltiples elementos (evento de inicio o tarea de usuario) dentro del mismo proceso, pero no puede reutilizarse en otros procesos.
El diseñador de formularios te permite crear formularios de manera sencilla.
Para empezar, solo tienes que arrastrar y soltar los componentes desde el panel izquierdo hacia el área central de la pantalla.
Estos componentes están organizados en categorías como “Formato y ayuda”, “Datos y roles” u “Otros”.
Cuando agregas un componente de tipo dato, el sistema te pedirá que indiques un nombre, ya que es obligatorio.
Ese dato será creado en Qflow Design y quedará disponible para reutilizarse en otros formularios.
Dependiendo del componente que elijas, se generará automáticamente un campo con el dato
(como un texto, una lista o una casilla) o un elemento visual (como un separador o un contenedor).
Estos componentes no contienen información en sí mismos, sino que definen cómo se verá el formulario.
Una vez agregados, puedes moverlos dentro de la vista para organizar la estructura del formulario según tus necesidades.
Los componentes permiten:
Representar visualmente campos del formulario que luego estarán disponibles durante su ejecución (como texto, números, fechas u opciones).
Organizar la estructura del diseño, mediante elementos como títulos, mensajes o separadores.
Cada componente incluye un ícono de engranaje que permite acceder a su panel de propiedades.
Desde allí se configuran aspectos visuales y funcionales como el nombre del dato, el dominio y la visibilidad.
En el diseñador de formularios, los componentes se incorporan desde el panel izquierdo mediante la acción de arrastrar y soltar.
Según su tipo, pueden generar un nuevo dato en Design, reutilizar uno ya definido o simplemente añadir elementos visuales sin asociar datos.
Componentes por tipo de dato (Texto, Número, Combo Box, etc.):
Al arrastrar uno de estos componentes al formulario, se crea un nuevo dato asociado al dominio correspondiente.
En ese caso, se solicita definir un nombre para identificar el dato dentro del proceso.
Para más información sobre los dominios disponibles, consulte la sección Dominios.
Componentes de rol:
Permiten cargar un rol definido en el proceso y mostrarlo como campo en el formulario.
Este campo puede utilizarse, por ejemplo, para asignar dinámicamente un rol a un usuario.
Su visibilidad se configura desde el mismo panel utilizado para los datos, donde se define si el campo será visible, editable, requerido u ausente.
Para más información, consulte la sección Roles de plantilla de proceso.
Datos y roles existentes:
A través de las opciones Seleccionar datos existentes o Seleccionar roles existentes, es posible insertar elementos ya definidos en Design.
Estos elementos heredan sus configuraciones previas.
Dentro del formulario, sus propiedades pueden editarse, y los cambios realizados se reflejan también en el entorno de diseño.
Nota
Si se modifica el dominio de un dato desde Design, el cambio se aplicará automáticamente en todos los formularios que utilicen ese dato.
Esto garantiza coherencia entre la definición central y su representación en el formulario.
Título:
Componente visual que permite separar y nombrar secciones dentro del formulario.
Mensaje:
Se utiliza para mostrar texto informativo o instrucciones al usuario.
Bitácora de comentarios:
Los formularios permiten configurar comentarios asociados al proceso, que el usuario puede completar al enviar una tarea.
Estos comentarios no forman parte estructural de los datos, pero permiten registrar observaciones relevantes en la bitácora del proceso.
Nota
Los datos definidos en la plantilla o en la versión permiten modificar su configuración dentro del formulario: nombre, dominio y visibilidad.
El resto de datos permiten modificar únicamente su visibilidad (editable, requerido, solo lectura u ausente), pero no su nombre ni su dominio.
Un mismo formulario puede asignarse a uno o más elementos del proceso, siempre que se trate de un Evento de inicio o una Tarea de usuario.
Esta asignación se realiza desde Design, utilizando el panel de propiedades del elemento correspondiente.
La visibilidad de los campos se configura exclusivamente en el diseñador de formularios, donde se define cómo aparecerá cada dato en cada uno de los pasos del proceso: editable, requerido, solo lectura o ausente.
Para más información sobre estas configuraciones, consulte la sección
Visibilidad de datos, roles, adjuntos y comentarios.
Visibilidad
Comportamiento
Editable
El campo puede ser modificado por el usuario.
Requerido
El campo debe completarse antes de avanzar.
Solo lectura
El valor se muestra, pero no puede editarse.
Ausente
El campo no se muestra en ese paso.
Debajo de la asignación de visibilidad se encuentra un control adicional: la casilla Permite modificar el valor por código o dependencia.
Esta opción determina si el dato podrá actualizarse automáticamente durante la ejecución del proceso.
Por dependencias: el valor se calcula a partir de otros datos de aplicación definidos como parámetros del dominio.
Por código: el valor puede ser modificado en tareas de tipo Código, aplicando la lógica configurada en el proceso.
Si la casilla no está marcada, el valor del dato no podrá modificarse en tareas de código ni por dependencias, quedando limitado a la interacción del usuario según la visibilidad establecida.
Ejemplo: en un formulario de licencias, el campo Fecha de fin puede completarse automáticamente como Fecha de inicio + cantidad de días solicitados.
Este cálculo puede realizarse tanto por una dependencia configurada en el formulario como por una tarea de tipo Código, siempre que la casilla esté seleccionada.
Desde el diseñador, puedes acceder a una vista previa del formulario antes de publicar el proceso.
Para abrirla:
Haz clic en Vista previa, ubicada en la parte superior derecha.
El formulario se abrirá en una nueva pestaña, mostrando su estructura actual.
La vista previa permite revisar:
La distribución visual de los componentes.
La forma en que se verá el formulario durante la ejecución.
Durante la vista previa es posible interactuar con los componentes (por ejemplo, escribir texto o seleccionar opciones), pero estas acciones no se guardan ni afectan al proceso.
Nota
La vista previa no evalúa validaciones, lógica del proceso, visibilidad por paso ni integraciones externas.
Solo representa la estructura visual general del formulario.
Dentro del menú de vista previa se encuentra la opción Escanear QR.
Esta funcionalidad genera un código QR que puede escanearse desde un dispositivo móvil o tablet para abrir el formulario.
Permite validar el diseño y la experiencia en pantallas reducidas.
El formulario se abre respetando la configuración actual.
No registra datos ni ejecuta el proceso.
El enlace QR es válido por 30 minutos.
Nota
Esta funcionalidad permite validar el diseño en entornos móviles o tablet.
No puede utilizarse como prueba funcional del flujo.
La parte superior del diseñador se incluye accesos y controles globales:
Nombre del formulario: identifica el formulario actual.
Botón “Vista previa”: abre la simulación visual del formulario.
Menú QR: permite generar un código para abrir el formulario en un dispositivo móvil.
Navegación (cuadrícula): acceso directo a Task, Admin, Design y Team.
Menú de usuario: configuración de cuenta y sesión.
Todos los cambios realizados se guardan automáticamente.
Para que el formulario sea funcional dentro del proceso, es necesario publicar la versión en la que fue asignado.
Nota
La publicación de la versión del proceso es obligatoria para que el formulario se ejecute en contexto real.
en la barra de
herramientas. Haz clic en él y después haz clic en el diseño.
Esto agrega la actividad, aunque sin especificar que es una tarea
de usuario. Al agregar la actividad, aparece una columna de
íconos a la derecha (Figura 548). Si
seleccionas el ícono 
, se puede agregar
rápidamente otra actividad que quedará automáticamente conectada a
la primera. Haz clic en ese ícono para agregar otra actividad
(esta actividad será la tarea “Atender la queja”).
Finalmente, repite la operación para agregar la actividad que se
usará para notificar al cliente. El diseño queda parecido al de la
Figura 549.
. Al hacer esto, aparece un menú para elegir
el tipo de la actividad. Selecciona “Tarea de usuario”. Repite el
procedimiento para la segunda actividad. Para la tercera, haz lo mismo,
pero en lugar de seleccionar “Tarea de usuario”, selecciona “Tarea de
e-mail”.
).
Esto creará el rol y te permitirá continuar creando
roles sin cerrar el panel, pero limpiando los datos anteriores.
). En la
columna “Visibilidad”, todos los datos pasarán a tener el valor “Editable”.
Haz clic en el botón de aceptar (✓) para guardar los cambios. Para ver
más información sobre visibilidad, vaya a la sección
Visibilidad de datos, roles, adjuntos y comentarios.
).
).
para
que Qflow muestre las propiedades de la lista.
