SharePoint

Introducción

El propósito de este manual es detallar cómo configurar e integrar Qflow con SharePoint para permitir la interacción entre ambas plataformas, permitiendo así realizar operaciones con archivos en sitios y bibliotecas de documentos.

SharePoint cuenta con las siguientes acciones:

• Subir archivo

• Obtener archivo

• Crear carpeta

• Editar carpeta

• Editar documento

• Eliminar archivo

• Eliminar carpeta

Ver Acciones para conocer la descripción y contenido de cada una.

Prerrequisitos

Es necesario contar con una cuenta de Microsoft con acceso a SharePoint Online o OneDrive for Business. Esto puede configurarse desde el sitio de Microsoft aquí.

Parámetro de aplicación

Para entablar la conexión es necesario contar con al menos un parámetro de aplicación (ver Parámetros de aplicación) que permita establecer la comunicación entre Qflow y SharePoint. Este parámetro puede ser creado desde la configuración de la tarea de servicio en Qflow. (ver Configuración de Conectores desde una Tarea de Servicio)

Para crear un parámetro de aplicación de SharePoint, se requieren los siguientes pasos que se detallan a continuación.

Parámetro de aplicación utilizando OAuth

Este tipo de parámetro de aplicación requiere el inicio de sesión en la cuenta de SharePoint desde Qflow. La misma se efectúa en la configuración del conector siguiendo los pasos del flujo OAuth.

Una vez completados los pasos anteriores, será posible interactuar con SharePoint desde Qflow.

Acciones

Se pueden realizar las siguientes acciones con SharePoint:

Subir archivo

Esta acción permite subir un archivo a un sitio de SharePoint. Se debe proporcionar el archivo a subir y la URL del sitio. Opcionalmente se puede especificar la biblioteca de documentos (si se omite, se usa la predeterminada del sitio), la carpeta destino dentro de la biblioteca (mediante Ruta y/o Id o nombre de carpeta), un nombre para el archivo y si se desea reemplazar un archivo existente con el mismo nombre. Si no se reemplaza y ya existe un archivo con ese nombre, se creará uno nuevo con sufijo (1), (2), etc. Las rutas se normalizan (barras y espacios). También es posible enviar propiedades del archivo para actualizar columnas de la biblioteca durante la subida.

Tabla 88 Entradas

Entrada	Descripción
Archivo	Requerido. El archivo a subir. El tamaño máximo permitido es de 50 MB.
URL del sitio	Requerido. URL absoluta del sitio de SharePoint.
Biblioteca de documentos	Nombre de la biblioteca de documentos; si se omite, se usa la predeterminada del sitio.
Ruta	Carpeta dentro de la biblioteca donde se almacenará el archivo, por ejemplo «Facturas/2025». Se combina con lo indicado en Id o nombre de carpeta cuando este es un nombre o una ubicación; no se utiliza cuando ese campo indica un identificador único. La ruta se corrige automáticamente: se eliminan barras al inicio o al final, barras duplicadas y espacios innecesarios.
Id o nombre de carpeta	Carpeta destino dentro de la biblioteca. Se puede indicar su nombre (por ejemplo, Facturas), su ubicación dentro de la biblioteca (por ejemplo, Facturas/2025) o su identificador único. Si se omite, el archivo se sube directamente a la carpeta indicada en Ruta (o a la raíz de la biblioteca).
Nombre de archivo	Nombre con el que guardar el archivo; si no se indica, se usa el nombre original.
Sobrescribir	Si está activo, se sobrescribe un archivo existente con el mismo nombre. Si está desactivado y ya existe ese nombre, se crea un nuevo archivo con sufijo (1), (2), etc.
Propiedades del archivo	Estructura clave/valor para actualizar propiedades del archivo en la biblioteca. La clave debe corresponder al nombre de la columna en SharePoint y el valor al dato que se desea guardar. Los tipos admitidos son: Texto, Número, Verdadero/Falso, Fecha y Fecha/Hora.

Tabla 89 Salidas

Salida	Descripción
Enlace del documento	Enlace de visualización del archivo subido.
Id. del documento	Identificador del documento en SharePoint.

Obtener archivo

Esta acción permite obtener un archivo desde un sitio de SharePoint. Se debe proporcionar la URL del sitio y el archivo a obtener, identificándolo por nombre, ubicación o identificador único. Opcionalmente se puede especificar la biblioteca de documentos y la ruta donde se encuentra el archivo. Si no se indica biblioteca, se usa la predeterminada del sitio. Además del contenido del archivo, es posible mapear propiedades del archivo a datos internos del proceso.

Tabla 90 Entradas

Entrada	Descripción
URL del sitio	Requerido. URL absoluta del sitio de SharePoint.
Biblioteca de documentos	Nombre de la biblioteca de documentos; si se omite, se usa la predeterminada del sitio.
Ruta	Carpeta dentro de la biblioteca donde se encuentra el archivo. Se combina con lo indicado en Id o nombre de archivo cuando este es un nombre o una ubicación; no se utiliza cuando ese campo indica un identificador único.
Id o nombre de archivo	Requerido. Archivo que se desea obtener. Se puede indicar su nombre (por ejemplo, factura.pdf), su ubicación dentro de la biblioteca incluyendo el nombre (por ejemplo, Facturas/factura.pdf) o su identificador único.

Tabla 91 Salidas

Salida	Descripción
Propiedades	Estructura clave/valor que asocia nombres de columnas de la biblioteca de documentos a datos internos del proceso. Los valores leídos de esas columnas en SharePoint se escriben directamente en los datos mapeados al obtener el archivo.
Archivo	Archivo obtenido desde SharePoint.

Crear carpeta

Esta acción permite crear una carpeta en una biblioteca de documentos de SharePoint. Se debe proporcionar la URL del sitio y el nombre de la carpeta a crear. Opcionalmente se puede especificar la biblioteca de documentos, la ruta donde se creará la carpeta y propiedades para asignarle. Si en la ruta indicada ya existe una carpeta con el nombre especificado, se utiliza la carpeta existente en lugar de crear una duplicada.

Tabla 92 Entradas

Entrada	Descripción
URL del sitio	Requerido. URL absoluta del sitio de SharePoint.
Biblioteca de documentos	Nombre de la biblioteca de documentos; si se omite, se usa la predeterminada del sitio.
Ruta	Carpeta dentro de la biblioteca de documentos donde se creará la nueva carpeta, por ejemplo «Facturas/2025». Se debe dejar vacía para crear la carpeta directamente en la biblioteca. La carpeta indicada aquí debe existir previamente.
Nombre de la carpeta	Requerido. Nombre de la carpeta que se va a crear. Si en la ruta indicada ya existe una carpeta con ese nombre, se utiliza la carpeta existente y no se crea una duplicada.
Propiedades	Estructura clave/valor con los valores que se asignan a la nueva carpeta. La clave debe corresponder al nombre de la columna en la biblioteca de documentos y el valor al dato que se desea guardar. Si alguno de los nombres indicados no existe en la biblioteca, la operación falla.

Tabla 93 Salidas

Salida	Descripción
Identificador de la carpeta	Identificador de la carpeta creada (o existente) en SharePoint.
URL de la carpeta	URL web de la carpeta en SharePoint.

Editar carpeta

Esta acción permite actualizar propiedades personalizadas y/u otorgar acceso a una carpeta existente en una biblioteca de documentos de SharePoint. Se debe proporcionar la URL del sitio y la carpeta a editar, identificándola por nombre, ubicación o identificador único. Opcionalmente se pueden actualizar propiedades de la carpeta y otorgar permisos de edición o de solo lectura a direcciones de correo electrónico, con la posibilidad de notificarlas por correo.

Tabla 94 Entradas

Entrada	Descripción
URL del sitio	Requerido. URL absoluta del sitio de SharePoint.
Biblioteca de documentos	Nombre de la biblioteca de documentos; si se omite, se usa la predeterminada del sitio.
Ruta	Indica dónde se encuentra la carpeta que se desea editar, por ejemplo «Facturas/2025». Se debe dejar vacía si la carpeta está en la raíz de la biblioteca.
Id o nombre de carpeta	Requerido. Carpeta que se desea editar. Se puede indicar su nombre, su ubicación completa dentro de la biblioteca o su identificador de SharePoint.
Propiedades	Lista de propiedades que se actualizarán en la carpeta. Se debe indicar el nombre de la columna de la biblioteca de documentos a la izquierda y el nuevo valor a la derecha. Si la columna indicada no existe en la biblioteca, la operación falla.
Correos a los que se otorga permiso de edición	Direcciones de correo electrónico que podrán editar la carpeta. Se pueden ingresar una o varias direcciones.
Correos a los que se otorga permiso de solo lectura	Direcciones de correo electrónico que podrán ver la carpeta pero no editarla. Se pueden ingresar una o varias direcciones.
Enviar correo de invitación	Si está activo, SharePoint envía un correo de invitación a cada una de las personas indicadas en cualquiera de las listas anteriores. Si no se activa, el acceso se otorga sin notificarles.

Editar documento

Esta acción permite actualizar propiedades personalizadas y/u otorgar acceso a un documento existente en una biblioteca de documentos de SharePoint. El contenido del archivo no se altera. Se debe proporcionar la URL del sitio y el documento a editar, identificándolo por nombre, ubicación o identificador único. Opcionalmente se pueden actualizar propiedades del documento y otorgar permisos de edición o de solo lectura a direcciones de correo electrónico, con la posibilidad de notificarlas por correo.

Tabla 95 Entradas

Entrada	Descripción
URL del sitio	Requerido. URL absoluta del sitio de SharePoint.
Biblioteca de documentos	Nombre de la biblioteca de documentos; si se omite, se usa la predeterminada del sitio.
Ruta	Indica dónde se encuentra el documento que se desea editar, por ejemplo «Facturas/2025». Se debe dejar vacía si el documento está en la raíz de la biblioteca.
Id o nombre de archivo	Requerido. Documento que se desea editar. Se puede indicar su nombre, incluyendo la extensión (por ejemplo, factura.pdf), o su identificador de SharePoint.
Propiedades	Lista de propiedades que se actualizarán en el documento. Se debe indicar el nombre de la columna de la biblioteca de documentos a la izquierda y el nuevo valor a la derecha. Si la columna indicada no existe en la biblioteca, la operación falla.
Correos a los que se otorga permiso de edición	Direcciones de correo electrónico que podrán editar el documento. Se pueden ingresar una o varias direcciones.
Correos a los que se otorga permiso de solo lectura	Direcciones de correo electrónico que podrán ver el documento pero no editarlo. Se pueden ingresar una o varias direcciones.
Enviar correo de invitación	Si está activo, SharePoint envía un correo de invitación a cada una de las personas indicadas en cualquiera de las listas anteriores. Si no se activa, el acceso se otorga sin notificarles.

Eliminar archivo

Esta acción permite eliminar un documento de una biblioteca de documentos de SharePoint. Se debe proporcionar la URL del sitio y el archivo a eliminar, identificándolo por nombre, ubicación o identificador único. Opcionalmente se puede especificar la biblioteca de documentos y la ruta donde se encuentra el archivo. El archivo eliminado se mueve a la papelera de reciclaje del sitio.

Tabla 96 Entradas

Entrada	Descripción
URL del sitio	Requerido. URL absoluta del sitio de SharePoint.
Biblioteca de documentos	Nombre de la biblioteca de documentos; si se omite, se usa la predeterminada del sitio.
Ruta	Carpeta dentro de la biblioteca donde se encuentra el archivo a eliminar.
Id o nombre de archivo	Requerido. Archivo que se desea eliminar. Se puede indicar su nombre (incluyendo la extensión), su ubicación dentro de la biblioteca o su identificador único.

Eliminar carpeta

Esta acción permite eliminar una carpeta de una biblioteca de documentos de SharePoint, incluyendo su contenido. Se debe proporcionar la URL del sitio y la carpeta a eliminar, identificándola por nombre, ubicación o identificador único. Opcionalmente se puede especificar la biblioteca de documentos y la ruta donde se encuentra la carpeta. La carpeta eliminada se mueve a la papelera de reciclaje del sitio.

Tabla 97 Entradas

Entrada	Descripción
URL del sitio	Requerido. URL absoluta del sitio de SharePoint.
Biblioteca de documentos	Nombre de la biblioteca de documentos; si se omite, se usa la predeterminada del sitio.
Ruta	Carpeta dentro de la biblioteca donde se encuentra la carpeta a eliminar.
Id o nombre de carpeta	Requerido. Carpeta que se desea eliminar. Se puede indicar su nombre, su ubicación dentro de la biblioteca o su identificador único.

Nota

Las integraciones con plataformas externas dependen de las políticas, condiciones y características técnicas definidas por sus respectivos proveedores. Cualquier cambio en dichos servicios (incluyendo APIs, mecanismos de integración, funcionalidades y costos) es ajeno a Qflow.