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Software de BPM para la gestión de la calidad: Gestiona tus documentos y acciones de calidad con Qflow

¡Descubre el poder de la automatización de procesos!
Prueba Qflow ahora y automatiza tus procesos empresariales.
Publicado por
Agustina Brañas
Business Analyst
Ayudando a nuestros clientes a maximizar el uso de Qflow para satisfacer sus necesidades y lograr un mayor rendimiento en sus procesos.

Introducción

La gestión de la calidad es una disciplina fundamental para cualquier empresa que quiera ofrecer productos o servicios de alta calidad a sus clientes. Sin embargo, la gestión de la calidad puede ser un proceso complejo y es allí donde un software de BPM (Business Process Management) se convierte en una herramienta muy útil para implementar un sistema de gestión de calidad y certificarte en ISO 9001 de manera fácil y rápida, automatizando procesos claves y mejorando su eficiencia y eficacia.

En este artículo, vamos a ver dos ejemplos de cómo utilizar un software de BPM para automatizar la gestión de los documentos y acciones vinculadas a tu SGC.

Elaboración, revisión y aprobación de documentos de un sistema de gestión de calidad

La documentación es una parte integral del sistema de gestión de calidad que garantiza la consistencia en los procesos y procedimientos. En el artículo Documentación Esencial en un Sistema de Gestión de Calidad puedes encontrar una completa guía sobre el tema.

Sin embargo, la elaboración, revisión y aprobación de estos documentos, que es un proceso clave en un SGC, puede ser un proceso laborioso y propenso a errores.

La automatización de este proceso con un software BPM puede ayudar a las empresas a:

  • Estandarizar y organizar el proceso de elaboración, revisión y aprobación de nuevos documentos.
  • Reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para llevar a cabo la gestión documental.
  • Facilitar el seguimiento del estado de los documentos y las personas a cargo de cada tarea.
  • Agilizar la comunicación entre los usuarios involucrados.
  • Realizar auditoría de las decisiones tomadas.
  • Mantener el flujo de trabajo, incluso cuando una persona se encuentra ausente.
  • Controlar los tiempos con recordatorios, alertas y vencimientos.
  • Notificar y difundir fácilmente los nuevos documentos aprobados.

Plantilla de aprobación de documentos lista para usar

Qflow ofrece un template o plantilla de “Aprobación de documentos” lista para usar, la cual se puede adaptar a la aprobación de documentos de un SGC de cualquier organización, sin importar su tamaño.

A continuación, nos detendremos en alguna de las tareas claves de este proceso:

Solicitud de elaboración de documento

En este paso de inicio, se ingresan los datos básicos del documento como el título, la versión y la descripción.

A su vez se definen los encargados de elaborar y revisar documentos, que pueden ser personas o grupos de personas fijos, o cualquier persona perteneciente a una cola de trabajo que pueda responder esta tarea.

También se define la lista de distribución a la cual debe notificarse la existencia de un nuevo documento de calidad cuando el mismo se apruebe.

Elaboración de documento

Es la tarea que recibe el usuario definido como Elaborador del documento, en el cual podrá ver la información ingresada en el paso anterior y en el que deberá cargar el documento solicitado como adjunto al proceso para ser enviado a revisión.

La única respuesta posible para esta tarea es “Enviar a Revisar”

Revisión del documento

Es la tarea que recibe el usuario definido como Revisor del documento, en el cual podrá ver la información ingresada en los pasos anteriores y en donde deberá descargar el archivo adjunto para efectuar la revisión correspondiente.

Las respuestas posibles a esta tarea son “Aprobar” en el caso de que no tenga objeciones sobre el documento, o “Corregir” para el caso de que requiera que el Elaborador realice cambios en el mismo. En este último caso, el Revisor debe ingresar los cambios solicitados en un campo de comentarios en el proceso para orientar al Elaborador que recibirá la tarea “Corregir documento”, en donde deberá efectuar los cambios solicitados, subir la nueva versión del documento y enviarlo nuevamente a revisión.

Subida a repositorio documental

En esta plantilla, esta tarea es una tarea de usuario, que implica la carga manual del documento en un repositorio documental. La misma puede ser borrada en el caso de que tu organización no cuente con un repositorio documental o quieras que los documentos queden alojados únicamente en Qflow. En este último caso tienes la posibilidad de configurar fácilmente vistas en Qflow que te permitirán consultar toda la documentación aprobada con los metadatos que te resulten más importantes, de forma organizada y sencilla.

Si deseas ir una mayor automatización, puedes cambiar esta tarea por una tarea de servicio para realizar una integración, por ejemplo con SharePoint, y subir los documentos de forma automática una vez aprobados, sin requerir intervención de un usuario.

Pasos de notificación

En esta plantilla hay dos pasos de notificación automática definidos: la primera es para notificar al Elaborador cuando el documento fue aprobado y el segundo para notificar a la lista de distribución definida en el paso inicial, que un nuevo documento fue publicado.

No es necesario estar dentro de la herramienta para visualizar las notificaciones; ¡las mismas pueden llegar por correo electrónico o a dispositivos móviles para una comunicación aún más fluida!

Etapas

En esta plantilla, están definidas etapas que nos permite medir si los tiempos de respuesta son los adecuados, e incluso para definir un límite de tiempo máximo. De esta forma, un usuario podría controlar los tiempos de respuesta, recibiendo alertas en caso de que pase un tiempo esperado o máximo en una etapa determinada, como puede ser la de elaboración o revisión.

¿Cómo optimizar este proceso para la gestión documental de un SGC?

La flexibilidad de Qflow permite una gran personalización de los procesos, incluso los creados a través de plantillas o de nuestro asistente de Inteligencia Artificial.

La plantilla de “Aprobación de documentos” presentada anteriormente permite ser editada agregando nuevas tareas, condiciones o modificando el flujo de acuerdo a las necesidades específicas de la gestión de documentos de un SGC.

Por ejemplo, podemos agregar una tarea de Aprobación del documento luego de la tarea de Revisión para contemplar el requisito de la norma ISO 9001 que requiere que los documentos sean aprobados por personal autorizado antes de su publicación. La aprobación garantiza que los documentos son considerados oficialmente válidos y sean aceptados para su uso en el sistema de gestión de la calidad. Habitualmente esta aprobación la realiza la alta dirección de la empresa.

A su vez, podemos agregar más datos o campos a completar en el formulario, sin necesidad de programar.

Por ejemplo, en el paso inicial de Solicitud de elaboración de documento podemos agregar datos importantes del documento como el código, el tipo de documento (procedimiento, instructivo, manual, entre otros) o el área o proceso al cual está relacionado.

También se pueden incorporar fechas límites para la ejecución de cada tarea (elaboración, revisión y aprobación) y definir notificaciones y alertas cuando los plazos están próximos a su vencimiento.

Aplicando estas modificaciones obtendríamos un flujo de proceso como el que mostramos a continuación, al cual le agregamos un pool con los correspondientes andariveles para identificar a simple vista el responsable de cada tarea:

Por otro lado, este proceso puede ser enriquecido con la incorporación de un rol de moderador, que reciba las tareas pendientes si los plazos establecidos para el cumplimiento de estas se vencieron sin completarse, para que decida otorgar nuevos plazos para el cumplimiento o delegarle la tarea a otra persona. Esto también puede ser configurado automáticamente en la herramienta, pero la asignación de esta tarea a un usuario puede permitir realizar un análisis de causa y determinar si es mejor ir por un camino o por otro.

Nueva versión de documento

La norma ISO 9001:2015 establece requisitos específicos para controlar los cambios en los documentos del sistema de gestión de la calidad. Esto incluye la identificación de los cambios, la revisión y aprobación por personal autorizado antes de la publicación de la nueva versión y un sistema para identificar claramente la versión actual de los documentos. Esto asegura que las personas estén utilizando la versión correcta y más actualizada de un documento.

Tomando como base el proceso de Nuevo documento, fácilmente podemos adaptarlo para generar el proceso de Nueva versión de documento.

Tanto sea que los documentos quedaron publicados en un repositorio documental o que se encuentren alojados en Qflow, el paso de inicio del proceso puede comenzar con un formulario que, por un metadato único de los documentos, como lo es el código, busque la versión actual del documento y me lo traiga al nuevo proceso junto a los demás metadatos para ser editado, manteniendo el código y modificando la versión.

Además se incorpora un campo de texto para detallar los cambios respecto a la versión anterior del documento, lo cual facilita el seguimiento de cambios para los usuarios interesados.

De ahí en más, este proceso puede seguir los mismos pasos que el proceso de Nuevo documento, con la elaboración, revisión, aprobación, publicación y distribución del mismo.

Gestión de acciones de calidad

Las acciones de calidad son medidas que se toman para corregir o prevenir problemas asociados a la gestión de la calidad. La gestión de las acciones de calidad es una tarea importante para asegurar que estas medidas se implementen de forma eficaz.

La automatización de este proceso con BPM puede ayudar a las empresas a:

  • Mejorar el seguimiento de las acciones de calidad.
  • Garantizar que las acciones de calidad se implementan de forma oportuna.
  • Evaluar la eficacia de las acciones de calidad.

Un proceso de gestión de acciones de calidad automatizado con un software BPM podría tener los siguientes pasos:

Creación de una nueva acción de calidad

En este paso de inicio, se puede configurar sencillamente el formulario para que se ingrese determinada información relevante para el proceso cómo la siguiente:

  • Nombre o descripción de la acción a realizar.
  • Tipo de acción: correctiva o de mejora.
  • Análisis de causas.
  • Acciones sugeridas.
  • Fecha límite de implementación. 
  • Fecha límite de aprobación.

Algunos de los datos básicos pueden ser configurados como requeridos en este paso de inicio (ejemplo el nombre o la descripción de la acción o el tipo de acción) y otros como editables. De esta forma, por ejemplo, puedo de forma opcional ingresar el análisis de causas o las acciones sugeridas y determinar de acuerdo a si estos campos están completos o no, el camino que el proceso va a tomar.

Además se definen al usuario que tomará el rol de implementador y de evaluador de la acción iniciada.

Asignación de la acción de calidad a un Responsable para el análisis de causas y acciones sugeridas

En caso de que en el paso anterior el usuario iniciador del proceso de acción de calidad, no completó el análisis de causas y/o las acciones sugeridas, el proceso irá por el camino de asignarle una tarea a un responsable de completar ambos campos requeridos.

Este usuario también podrá editar la fecha de implementación y evaluación si, habiendo definido las acciones sugeridas, entiende que el implementador necesita más o menos tiempo para llevar a cabo las mismas, o el evaluador para evaluar la efectividad de dichas acciones.

Implementación de la acción de calidad por parte de un Implementador

Es la tarea asignada al usuario designado para llevar a cabo las acciones sugeridas iniciada en la fecha estipulada por el usuario iniciador del proceso o el responsable del análisis de causas y determinación de acciones sugeridas.

Deberá realizar comentarios de la implementación una vez realizada y responder la tarea para que el proceso continue al paso de evaluación de la efectividad de la acción.

Evaluación de la eficacia de la acción de calidad por parte de un evaluador

Es la tarea asignada al usuario designado para realizar la evaluación de la efectividad de las acciones llevadas a cabo por el implementador.

Deberá realizar comentarios de la evaluación una vez realizada y responder la tarea expresando su conformidad para que el proceso finalice o pidiendo cambios o implementación de nuevas acciones si entiende que lo implementado no aborda eficientemente la causa que inició la acción de calidad en cuestión.

Por último, y al igual que en el caso del proceso de gestión de documentos, este proceso también puede ser enriquecido con la incorporación de un rol de moderador, que reciba una tarea de análisis de estado si los plazos establecidos para la implementación o la evaluación de la efectividad de la acción se vencieron sin completarse, para que decida otorgar nuevos plazos para el cumplimiento, delegarle la tarea a otra persona o anular la acción si entiende que la implementación de la misma perdió el sentido.

En el ejemplo que mostramos a continuación vemos cómo quedaría el flujo de proceso diseñado en la herramienta Qflow, ¡pronto para ser utilizado!

Conclusiones

Estos son solo dos ejemplos de cómo utilizar BPM para automatizar procesos de gestión de la calidad. Con BPM, las empresas pueden mejorar la eficiencia y eficacia de sus procesos de gestión de la calidad, lo que puede conducir a una mejora general de la calidad de sus productos o servicios.

Si quieres conocer mas en profundidad estos procesos o explorar otras posibilidades que Qflow te puede ofrecer para apoyar la gestión de tu SGC, ¡agenda una demostración gratuita hoy!

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Términos y condiciones

1ero Antecedentes

  1. 1.1. ITX S.A.- (en adelante “URUDATA SOFTWARE”) es una empresa con una amplia trayectoria a nivel regional, brindando soluciones de calidad que hacen a sus clientes más competitivos y eficientes.
  2. 1.2. Es exclusivo y único propietario de todos los derechos de propiedad intelectual sobre el software denominado “Qflow Cloud” (en adelante el “software”), así como de todo el material relativo al mismo.
  3. 1.3. El “Software” es una herramienta BPM (Business Process Management) 100% web que permite modelar los procesos de negocios de una empresa integrando personas y sistemas de información mediante un workflow. Toda la operación de la herramienta está a cargo del cliente, tanto sea modelado, como ejecución y control de sus procesos.
  4. 1.4. El presente documento establece los términos y condiciones que serán aplicables a todos los “Clientes” que utilicen de cualquier modo el “Software”, bajo cualquiera de sus opciones de contratación.
  5. 1.5. La utilización del “Software” implica el íntegro conocimiento y aceptación de estos términos y condiciones, así como de las decisiones que conforme a derecho adopte “URUDATA SOFTWARE” sobre cualquier cuestión no prevista, sin perjuicio de condiciones particulares que las partes pudieron pactar expresamente y por escrito.
  6. 1.6. El “Cliente” debe asegurarse de leer y comprender el alcance de este documento y contar con la capacidad jurídica necesaria para contratar, ya sea a nombre propio o en representación de una persona jurídica.
  7. 1.7. “URUDATA SOFTWARE” no garantiza que el “Software” funcione sin interrupciones, cumpla con las expectativas ni funcionalidades que el “Cliente” requiere. El “Software” se licencia “tal como es”, según los términos y condiciones que se establecen, sin brindar garantía alguna de utilidad o aptitud para lograr determinados fines, siendo de exclusiva responsabilidad del “Cliente” conocer el alcance, aptitudes y funcionalidades del “Software”.

2do Definiciones

A los efectos de estos términos y condiciones, las expresiones que se detallan tendrán los siguientes significados:

  • “Cliente”: Personas Físicas o Jurídicas que han realizado el proceso de adquisición de la licencia “SaaS” del “Software”, según regulación de los presentes términos y condiciones.
  • “Software o Qflow Cloud”: Refiere indistintamente al sistema informático de exclusiva propiedad de “URUDATA SOFTWARE” que únicamente puede utilizarse mediante conexión a Internet.
  • “Modalidad SaaS”: Refiere a la licencia de uso brindada al “Cliente” sobre el “Software”, conjuntamente con servicios de mantenimiento y alojamiento de datos en la nube, según lo que se detalla en el documento y el proceso de suscripción.
  • “Host / Servidor / Hosting”: Refiere al servicio web que proporciona capacidad de cómputo y base de datos en servidores en la nube, con tamaño escalable.
  • “Software de Base”: Refiere a los programas de ordenador diferentes y necesarios a efectos de que el “Software” funcione correctamente.
  • “Partes”: Refiere a los comparecientes denominados conjuntamente.

3ero Modalidad SaaS

  1. 3.1. Por el precio que las partes acuerdan durante el proceso de suscripción, “URUDATA SOFTWARE” otorgará al “Cliente” los siguientes derechos y servicios:
  2. 3.1.1. Licencia de Uso de los módulos del “Software” que las partes acuerden.
  3. 3.1.2. Servicios de Alojamiento de Datos (Hosting).
  4. 3.1.3. Actualización de Versiones.
  5. 3.2. Los Servicios de Soporte y Mantenimiento, así como de Capacitación no se incluyen en estos Términos & Condiciones, pudiendo ser contratados en forma independiente por parte del “Cliente”. Los derechos y servicios referidos serán brindados bajo los términos, condiciones y alcances determinados en los presentes términos y condiciones y de acuerdo a las especificaciones que se establecen en el proceso de suscripción, según las diversas opciones que “URUDATA SOFTWARE” establece.

4to Licencia de uso

  1. 4.1. La licencia otorgada sobre el “Software” es una licencia temporal, condicionada al pago del precio, no exclusiva, intransferible, limitada en las prestaciones y especificaciones del “Plan Contratado”.
  2. 4.2. La licencia de uso del “Software” estará vigente durante el lapso que el “Cliente” abone en tiempo y forma el precio establecido entre las partes.
  3. 4.3. El “Plan Contratado” por el “Cliente” determinará la cantidad de usuarios, cantidad de puntos de ejecución, almacenamiento necesario y toda otra especificación referida al alcance de la licencia de uso otorgada, sin perjuicio de lo dispuesto en el presente documento.
  4. 4.4. “URUDATA SOFTWARE” se reserva todos los derechos no cedidos o autorizados explícitamente. La licencia se rescindirá de pleno derecho en caso de ausencia de pago del precio.
  5. 4.5. El “Cliente” no podrá ceder en forma alguna esta Licencia, debiendo usar el “Software” para fines propios y legítimos. Tampoco podrá modificar, copiar, adaptar, reproducir, desarmar, descompilar, traducir o hacer ingeniería inversa del “Software”.
  6. 4.6. El “Cliente” deberá asegurarse que los nombres de usuario y contraseña requeridos para acceder al “Software” sean seguros, confidenciales y se encuentren exclusivamente en su poder. El “Licenciante” no será responsable por la pérdida o alteración de datos en el sistema.
  7. 4.7. Queda expresamente prohibido al “Cliente”.
  8. 4.7.1. Intentar vulnerar la seguridad o integridad del “Software”, las redes o los servicios y sistemas complementarios de terceros.
  9. 4.7.2. Utilizar el “Software” en cualquier forma que pueda perjudicar sus funcionalidades o las de otros productos o servicios complementarios; así como las de otros “Clientes”.
  10. 4.7.3. Intentar ganar acceso no autorizado a materiales, sistemas o recursos ajenos a aquellos a los que ha contratado.
  11. 4.7.4. Transmitir o ingresar al “Software” archivos que puedan dañar los dispositivos o que contengan material ofensivo o que viole la normativa.

5to Mantenimiento y Soporte

    1. 5.1. Durante la vigencia del contrato “URUDATA SOFTWARE” brindará al “Cliente” soporte y mantenimiento según el Plan contratado, sin perjuicio de no quedar obligado a ningún tiempo de respuesta específico.
    2. 5.2. El servicio de soporte y mantenimiento implica dar respuesta a los “incidentes” notificados por el “Cliente” respecto a anomalías detectadas en el uso del “Software” o falta de conocimiento para su uso. Esto no implica de manera alguna la personalización del “Software”, asesoramiento o trabajos necesarios para que el “Software” sea compatible o interconectado con “Sistemas” o “Hardware” propios del “Cliente” y que son diferentes a los establecidos en las especificaciones técnicas para un correcto funcionamiento del “Software”.
    3. 5.3. El “Cliente” podrá reportar incidentes y solicitar soporte según el Plan contratado, siempre a través de “Usuarios” previamente registrados en el sistema.
    4. 5.4. “URUDATA SOFTWARE” será quién categorice los incidentes reportados y tendrá la facultad a su solo criterio de determinar si los incidentes reportados son o no incidentes objeto de soporte, pudiendo rechazar las solicitudes. Los incidentes se considerarán resueltos una vez que se notifique que se ha establecido una solución permanente o transitoria. El horario de atención de incidentes será de lunes a viernes de 9 a 18 horas, en días hábiles de la República Oriental del Uruguay (UTC -3).
    5. 5.5. Las solicitudes de explicación sobre el uso del “Software” no serán consideradas un “incidente”.
    6. 5.6. Los incidentes no serán objeto de tratamiento en caso de que su causa esté relacionada con elementos ajenos al “Software”, tales como factores de conectividad, redes, sistemas operativos, navegadores o cualquier otra disfunción causada por un “Sistema de base”, ajeno al “Software” o por motivos de “hardware” o “conectividad”.
    7. 5.7. En caso de problemas técnicos, el “Cliente” deberá realizar todos los esfuerzos razonables para investigar y diagnosticar los problemas antes de reportarlos. Para utilizar el servicio de soporte el “Cliente” deberá estar suscrito a éste, encontrarse al día con los pagos y comunicarse por los siguientes medios y en orden de prioridad:

Soporte Online: Ingresando la consulta desde la misma aplicación.
Email de soporte: support@urudata.com

6to Alojamiento de Datos

  1. 6.1. El “Software” brinda sus funcionalidades desde la “nube”, esto implica que el “Cliente” podrá acceder remotamente desde cualquier computador con acceso a Internet que cumpla con las especificaciones técnicas.
  2. 6.2. Toda la información cargada por el “Cliente” al “Software” es de su exclusiva propiedad y responsabilidad. “URUDATA SOFTWARE” no controlará, manipulará ni observará de manera alguna la información que el “Cliente” cargue al “Software”, a excepción que sea necesario para el cumplimiento de sus obligaciones contractuales.
  3. 6.3. El “Cliente” podrá en todo momento emitir reportes con la información cargada en el “Software”.
  4. 6.4. “URUDATA SOFTWARE” no será responsable por la pérdida total o parcial, transitoria o definitiva de los datos o de información alojada, excepto que actúe con dolo o culpa grave.
  5. 6.5. “URUDATA SOFTWARE” hace constar que utiliza los servicios de alojamiento en la nube provistos por “Microsoft Azure” y que traslada sus términos y condiciones al “Cliente”, el cual acepta (https://azure.microsoft.com/en-us/support/legal). Cualquier contingencia o eventualidad de cualquier naturaleza que cause un perjuicio al “Cliente” que esté motivada por fallas, alteraciones o modificaciones de los servicios provistos por “Microsoft Azure” no serán de responsabilidad de “URUDATA SOFTWARE”, siendo dichos extremos ajenos a su voluntad y de imposible control, por tanto, no le serán imputables de manera alguna.
  6. 6.6. “URUDATA SOFTWARE” podrá en cualquier momento modificar el proveedor del servicio de “host” a otro diferente, el cual deberá poseer –al menos- similares características técnicas, de disponibilidad y seguridad.
  7. 6.7. El “Cliente” tiene derecho a alojar datos hasta el máximo que haya contratado durante el proceso de suscripción.

7mo Actualización de Versiones

Durante el lapso que se encuentre vigente el contrato, el “Cliente” recibirá las nuevas versiones del “software” que sean liberadas por “URUDATA SOFTWARE”, con los mismos derechos que los establecidos en la Cláusula “CUARTO”, siéndoles íntegramente de aplicación estos Términos y Condiciones de Uso.

8vo Precio, forma de pago y facturación

  1. 8.1. Al suscribirse el “Cliente” efectuará el pago a través de los medios habilitados.
  2. 8.2. “URUDATA SOFTWARE” destruirá total e irremediablemente toda la información que estuviese en el “Software” en el plazo de 30 días corridos desde que el “Cliente” incumplió en el pago del precio.
  3. 8.3. “URUDATA SOFTWARE” emitirán una factura al momento de la contratación por el periodo de tiempo acordado y el monto correspondiente al Plan contratado, la cual hará llegar al “Cliente” dentro de los 15 días siguientes.
  4. 8.4. Las facturas serán enviadas según la información de contacto y facturación proveída por el “Cliente”, quien será responsable de mantener actualizada esta información.
  5. 8.5. La factura correspondiente a los servicios se enviará al “Cliente” de acuerdo con el período contratado. Éste, si no ha optado por débito automático, deberá hacer el pago de los servicios por adelantado dentro de los 10 primeros días del mes de pago o en la fecha de vencimiento establecida en la factura si ésta fuera posterior a la primera.
  6. 8.6. El no pago de las facturas en tiempo y forma habilitará la suspensión del acceso al “Software” hasta que sea cancelada la deuda.
  7. 8.7. El precio podrá ser reajustado por “URUDATA SOFTWARE” en cualquier momento, teniendo el “Cliente” la opción de cancelar el contrato a partir de la entrada en vigencia del nuevo precio.
  8. 8.8. En cualquier momento el “Cliente” podrá solicitar cambiarse a un Plan superior al que tiene contratado. Sin perjuicio de ello, una vez que el “Cliente” exceda el límite de su contratación, “URUDATA SOFTWARE” impedirá automáticamente el acceso al sistema.
  9. 8.9. Al finalizar el plazo de contratación inicial, éste se renovará automáticamente por otros periodos iguales.

9no Información Confidencial

  1. 9.1. Toda la información que reciba o a la que tenga acceso cualquiera de las Partes en virtud de o en relación con la relación que surge del presente contrato, será de naturaleza confidencial ("Información Confidencial"). Dicha Información Confidencial no podrá ser divulgada, publicada, difundida ni utilizada de modo alguno por la Parte receptora sin la autorización expresa de la otra parte.
  2. 9.2. La Parte receptora deberá proteger la Información Confidencial de la Parte informante, con el mismo grado de cuidado y confidencialidad con que protege su propia información confidencial.
  3. 9.3. Estos términos y condiciones no imponen obligación alguna a cualquiera de las Partes, con relación a la Información Confidencial de la otra Parte que la receptora pueda establecer mediante pruebas legales suficientes, que cumpla alguno de los siguientes criterios:
  4. 9.3.1. Estaba en su poder, posesión o era conocida legítimamente por la Parte receptora sin la obligación de mantener su confidencialidad antes de recibirla de la Parte informante.
  5. 9.3.2. La información se encontraba en el dominio público, sin violar lo dispuesto en este Contrato.
  6. 9.3.3. Fue obtenida de buena fe por la Parte receptora de un tercero, con el derecho de divulgarla y sin la obligación de confidencialidad.
  7. 9.3.4. Fue desarrollada de manera independiente por la Parte receptora sin la participación de personas que hayan accedido a la información confidencial.
  8. 9.3.5. Su divulgación es requerida conforme a las leyes aplicables, en el entendido que la Parte receptora notifique a la Parte informante de dicho requerimiento antes de la difusión, y siempre que la Parte receptora haga los esfuerzos diligentes para limitar dicha difusión.
  9. 9.4. La Parte receptora no obtendrá, por virtud de este contrato, los derechos de propiedad o participación alguna sobre cualquier parte de la Información Confidencial del propietario o Parte informante.
  10. 9.5. Los datos de carácter personal, obtenidos por cualquiera de las partes para la ejecución del contrato que los vincula, sólo podrán ser utilizados para el cumplimiento del objeto del mismo, no pudiendo ser cedidos o revelados a terceros bajo ningún título. En este sentido todos los datos personales a los cuales tuvieren acceso o intervinieren en cualquier fase del tratamiento de datos personales, deberán actuar con reserva y confidencialidad sobre los mismos, guardando además estricto secreto profesional.
  11. 9.6. Finalizado el contrato cada parte deberá destruir de manera definitiva e irrecuperable la información o datos personales que hubiera obtenido de la otra parte durante la vigencia del contrato. Cada parte será la única responsable de salvaguardar sus propios datos.

10mo Responsabilidades

  1. 10.1. “URUDATA SOFTWARE” mantendrá indemne al “Cliente” por cualquier conflicto o contingencia que surja a consecuencia de reclamos de propiedad intelectual relacionados con el “Software”. En este sentido, “URUDATA SOFTWARE” se hará responsable por sí de reclamos basados en conflictos de propiedad intelectual, realizando sus máximos por mantener al “Cliente” ajeno a estos conflictos y en caso de no ser posible se obliga a hacer frente a todas las costas y costos que esta debe afrontar a consecuencia de la reclamación.
  2. 10.2. “URUDATA SOFTWARE” solo será responsable por omisiones, demoras o errores en sus “Sistemas” o servicios siempre y cuando le sean enteramente imputable y no cuando existan otros factores ajenos, causados o vinculados al “Cliente” u otros terceros que causen esa omisión, error o demora.
  3. 10.3. “URUDATA SOFTWARE” limita su propia responsabilidad, por cualquier concepto, hasta la suma que efectivamente haya percibido en los últimos tres meses. El “Cliente” contrata teniendo pleno conocimiento de la presente limitación de responsabilidad.
  4. 10.4. El “Cliente” es el único responsable por los contenidos que aloja en el “Software”, “URUDATA SOFTWARE” no conoce ni controla los contenidos alojados. El “Cliente” hace constar que todo el contenido que aloje y gestione en el “Software” es de carácter legal y no viola derechos ni normas.

11mo Datos Personales

  1. 11.1. Se hace constar que eventualmente “URUDATA SOFTWARE” puede alojar datos personales que el “Cliente” sea propietario o encargado de tratamiento, pero “URUDATA SOFTWARE” no tratará de manera algunos datos personales ni controlará o procesará dato personal alguno que los “Clientes” alojen.
  2. 11.2. Es de exclusiva responsabilidad de los “Clientes” verificar el cumplimiento de las normas de protección de datos personales.

12mo Finalización

  1. 12.1. “URUDATA SOFTWARE” podrá poner fin al presente contrato con una notificación previa a la contraparte de al menos 90 días de anticipación.
  2. 12.2. El “Cliente” podrá cancelar su cuenta en cualquier momento, comunicándolo en forma fehaciente a “URUDATA SOFTWARE”.
  3. 12.3. Luego de finalizada la vigencia del Contrato, los datos se mantendrán por un período máximo de noventa (90) días, luego del cual los mismos serán eliminados. El cliente puede solicitar la exportación de la información en forma gratuita dentro de los primeros 90 días.
  4. 12.4. “URUDATA SOFTWARE” no realizará reembolso del precio abonados a cuenta por los servicios, excepto que la finalización anticipada del contrato haya sido dispuesta por “URUDATA SOFTWARE”.
  5. 12.5. Cualquiera de las partes podrá rescindir el contrato si existen incumplimientos graves de la otra parte a las obligaciones principales que surgen del contrato o incumplimiento reiterado a obligaciones secundarias. El incumplimiento en el pago del precio es considerado un incumplimiento grave y por tanto caducará la licencia de uso.
  6. 12.6. Si el “Cliente” incumple cualquiera de sus obligaciones “URUDATA SOFTWARE” podrá, a su exclusivo arbitrio, finalizar o suspender el contrato e impedir el acceso al “Software” y a la información.
  7. 12.7. Al finalizar este contrato el “Cliente” seguirá siendo responsable de cualquier deuda adquirida cuya fecha de pago sea anterior o posterior a la fecha de finalización del acuerdo.

13ero Notificaciones y comunicaciones

  1. 13.1. Las partes considerarán válidas las notificaciones realizadas a los respectivos correos electrónicos; en el sistema de notificación de “Qflow Cloud” o en los domicilios físicos establecidos en el proceso de suscripción.
  2. 13.2. También se considerará válida cualquier notificación siempre que se obtenga el acuse recibo de la otra parte otorgada por persona con facultades de representación suficientes a tales efectos.
  3. 13.3. El “Cliente” acepta utilizar los diversos medios de comunicación implementados por “URUDATA SOFTWARE”, debiendo abstenerse de utilizarlos para difundir material no relacionado con el uso legítimo del “Software”.
  4. 13.4. “URUDATA SOFTWARE” podrá tener por no recibidas las comunicaciones que le sean realizadas sin que se verifique el correspondiente acuse de recibo o constancia similar de su recepción.

14to Jurisdicción

El presente Acuerdo se regirá por las estipulaciones contenidas en este documento y la ley aplicable será la de la República Oriental del Uruguay.

15to Modificaciones

  1. 15.1. Estos Términos y Condiciones podrán ser modificados por “URUDATA SOFTWARE” en cualquier momento, siendo válida la modificación a partir del segundo día hábil en que los nuevos términos hayan sido notificados en el sistema de notificación de “Qflow Cloud”.
  2. 15.2. Una vez notificada la modificación de estos Términos y Condiciones de Uso o el precio del servicio, el “Cliente” podrá en el plazo de 5 días corridos desde la notificación, manifestar su voluntad de rescindir el contrato. Esta rescisión no devengará responsabilidad alguna para las partes ni dará derecho a reembolso alguno de precios ya pagos.

16to Uso del Servicio de ChatGPT por nuestro asistente de inteligencia artificial

  1. 16. 1. El asistente de inteligencia artificial, disponible a partir de la versión 5.3 de Qflow, utiliza para la generación de los flujos de procesos, el servicio de ChatGPT. 
  2. 16.2. El usuario reconoce y acepta que: 
  • a. Al utilizar el asistente de inteligencia artificial, acepta los términos y condiciones estipulados por OpenAI para el servicio de ChatGPT: https://openai.com/policies 
  • b. Aunque hemos validado la precisión y la utilidad de las respuestas generadas por el ChatGPT, no podemos garantizar la exactitud, la completitud o la idoneidad de dichas respuestas para fines específicos.  
  • c. El uso del asistente de inteligencia artificial, incluido el servicio de ChatGPT, se realiza bajo la responsabilidad de cada usuario. En ningún caso "URUDATA SOFTWARE" será responsable por daños de ninguna índole que surjan del uso o la imposibilidad de uso de esta funcionalidad o del servicio de ChatGPT. 

Condiciones de la Contratación del Servicios de Mantenimiento de Licencias

El servicio de Mantenimiento de Licencias es brindado al cliente por la empresa URUDATA SOFTWARE (ITX S.A.) domiciliada en Canelones 1370 piso 2 de la ciudad de Montevideo, Uruguay.

Es condición para poder llevar a cabo este servicio, que el cliente haya adquirido licencias originales de los productos de Urudata y desde entonces posea este servicio sin interrupciones temporales. El mismo se lleva a cabo a los efectos de que el software licenciado se adapte a las nuevas exigencias técnicas y a los avances en el desarrollo del software, por tal motivo abarca la totalidad del software licenciado no admitiendo parciales de ningún tipo.

 

Marco: En el marco de este servicio, Urudata provee al Cliente con todos los parches de actualización del software licenciado para el cual se contrate el servicio que sean desarrollados por Urudata dentro de los 2 años de liberada la versión del software licenciado.

A esos efectos el Cliente deberá comunicar a Urudata su interés de que le sean provistos los parches de actualización que hayan sido desarrollados con una antelación no menor a 20 días.

Urudata garantiza la existencia de parches de actualización del software licenciado hasta 2 años después de liberada la versión al mercado, siendo absolutamente irrelevante el momento en que se otorgó la licencia respectiva.

Vencidos los 2 años de liberada la versión del software licenciado, Urudata no tendrá obligación de seguir desarrollando ni proveyendo parches de actualización.

Opción por nuevas versiones: En caso que Urudata desarrollara nuevas versiones del software licenciado, el Cliente tendrá derecho a sustituir el software licenciado por las nuevas versiones, sin ningún cargo, salvo los cargos de consultoría que el cliente decidiere contratar. A esos efectos el Cliente deberá solicitar a Urudata que le sea provista la nueva versión del software licenciado con una antelación no menor a 20 días.

Cuando el Cliente haga opción por la utilización de la nueva versión del software licenciado, Urudata no tendrá en adelante obligación de proveer parches de actualización de las versiones anteriores, y si de proveer parches de actualización de la “nueva versión del software licenciado”.

Urudata garantiza la existencia de parches de actualización de la nueva versión del software licenciado hasta 2 años después de liberada, siendo absolutamente irrelevante el momento en que se optó por sustituir el software licenciado por la nueva versión del software licenciado.

Vencidos los 2 años de liberada la nueva versión del software licenciado, Urudata no tendrá obligación de seguir desarrollando ni proveyendo parches de actualización.

Uso del software: El Cliente puede usar el software licenciado, más los parches de actualización o, en su caso, la nueva versión del software licenciado y/o sus parches de actualización, únicamente en las condiciones, sistemas y número de usuarios licenciados.

Implementación: El servicio de implementación de los parches de actualización del software licenciado, o en su caso, de la nueva versión del software licenciado y/o sus correspondientes parches de actualización, no está incluido en el presente contrato. Todos los gastos y honorarios de implementación que el cliente decidiere contratar, serán de cargo del Cliente.

Vigencia: Este servicio tiene una duración de un año, o bien del plazo que se haya establecido en las condiciones comerciales de la venta, si fuera diferente de un año. La fecha de inicio se establece en los términos comerciales pactados.

Tasación de daños y perjuicios: Los daños y perjuicios ocasionados por incumplimiento de este contrato no serán nunca superiores al precio establecido en las licencias otorgadas a las que refiere el presente servicio.

En ningún caso Urudata será responsable del mal funcionamiento del software licenciado o provisto, que sea originado por la mala utilización que el Cliente y/o sus empleados o dependientes hagan de este y/o por los defectos o imposibilidades de los equipos informáticos con que cuente el Cliente, o cualquier desperfecto de infraestructura o condiciones del centro de cómputos que sean inapropiadas para el correcto funcionamiento del software.

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