Introducción a los sitios de Q-flow
Introducción
El objetivo de este tutorial es dar una breve introducción a cada uno de los sitios de Q-flow.
Q-flow es una herramienta para definir, automatizar y gestionar procesos de negocio o workflows empresariales.
Se compone de 4 sitios:
BPM
Sitio de procesos
OMM
SAM
A continuación se describe qué hacer dentro de cada uno:
BPM: Diseñador Web de Procesos de Negocio
Sitio que permite diseñar procesos para luego poder utilizarlos.
Para crear los procesos se debe crear un sub paquete dentro del paquete “Raíz” y dentro de este se crean las plantillas de proceso.
Dentro de cada plantilla de proceso se pueden definir diferentes propiedades (ítems) para el proceso tales como “Datos de aplicación”, “Roles de proceso”, “Dominio de dato”, “Integraciones”, “Manejadores de eventos”, “Validaciones”, “Bots” y “Parámetros de aplicación”.
Definición de algunos de los ítems:
En los “Datos de aplicación” se definen diferentes datos que proveen información estructurada del proceso. Cada uno está asociado a un dominio, éstos pueden ser ya definidos (número, texto) o se puede crear nuevos dentro de “Dominio de dato”.
Datos de aplicación:
Dominio de datos:
Los roles de proceso se utilizan como destinatarios para los pasos interactivos. Los roles se asocian a usuarios y será a quienes Q-flow les asigna una tarea cuando un proceso llega a un paso interactivo. Puede ser un solo usuario o diferentes si los roles son multivaluados.
Dentro de las integraciones se puede invocar algún otro sistema.
Por más detalles sobre el resto de los ítems consulte el manual del Diseñador Web de Procesos.
El proceso se define por diferentes elementos, por ejemplo eventos, tareas, compuertas conectadas entre sí, entre otros. Los elementos tienen diferentes tipos, por ejemplo, las tareas pueden ser tarea de usuario, fórmula, entre otros.
Ejemplo de plantilla de proceso:
Cada paso dependiendo del tipo que se le asignó tiene diferentes configuraciones. Por ejemplo, la tarea de usuario permite la interacción entre usuarios mediante el envío de una pregunta que debe ser respondida. La pregunta y las posibles respuestas a ella son definidas en las propiedades de la tarea.
En el proceso anterior se le pregunta al encargado de compras, gerente de compras y director si aprueban el gasto del solicitante.
Sitio de procesos
Este sitio permite iniciar procesos y hacer un seguimiento de estos.
Se pueden realizar diferentes operaciones tales como iniciar un proceso, responder preguntas o tareas pendientes y ver notificaciones recibidas.
Los procesos se inician dentro de la sección “Iniciar proceso”. Dentro de esta se encuentran disponibles todas las plantillas que tienen una versión en producción.
Ejemplo de formulario de un proceso:
La información de los procesos se puede ver mediante vistas, gráficas, indicadores y tableros de control.
Vistas: dentro de esta sección se pueden crear vistas personalizadas que muestren sólo los datos de los procesos que se desean.
Gráficas: se pueden crear diferentes gráficas personalizadas para realizar un seguimiento de los procesos de forma visual.
Tablero de control: la información se despliega en vistas, graficas e indicadores en forma ordenada para que el usuario pueda visualizarlo todo a la vez.
OMM: Administrador del modelo organizacional
Este sitio se usa para representar la estructura de la organización y sus miembros en el sistema. Se pueden configurar diferentes propiedades de los usuarios y administrar aspectos de configuración.
El modelo organizacional maneja tres tipos de miembros, nodos, grupos y usuarios.
Los nodos sirven para organizar de forma jerárquica la estructura del modelo organizacional. Existe un nodo que es la raíz de la estructura. Un nodo puede contener grupos y usuarios. Se pueden organizar los usuarios de forma análoga a la estructura real de la empresa.
Los grupos permiten agrupar usuarios que comparten ciertas propiedades. Además de contener usuarios, un grupo puede contener otros grupos. Se suelen usar, por ejemplo, para agrupar usuarios que cumplen una misma función.
Los usuarios representan a los usuarios de Q-flow. Un usuario puede ser miembro de varios grupos, pero no puede estar en más de un nodo.
Dentro de cada nodo se pueden crear usuarios y grupos.
Dentro del sitio se pueden hacer diferentes configuraciones, tales como administrar permisos de la herramienta, calendarios, roles de seguridad, proveedores de seguridad, reportes de ingresos y autoría de permisos.
La opción “Calendarios” permite definir calendarios para que distintos usuarios se puedan regir por distintos calendarios. Esto es útil, por ejemplo, cuando una organización tiene filiales en varios países y, por lo tanto, esas filiales se rigen por calendarios diferentes (feriados, régimen de trabajo, etc.).
La opción “Reporte de ingresos” muestra qué usuarios han iniciado sesión en alguna herramienta de Q-flow en determinado período de tiempo. También se muestran cierres de sesión e intentos fallidos de iniciar sesión.
SAM: Administración y monitoreo del sistema
Este sitio permite configurar aspectos que son de todo el sistema, diferentes elementos que afectan el funcionamiento en general tales como servicios y sitios, propiedades extendidas, licencias, servicios de notificación, instancias y parámetros de sistema.
Desde los estados de servicios se puede monitorear todos los servicios y sitios de Q-flow, para saber si están funcionando normalmente.
Se pueden modificar los parámetros de sistema, estos controlan varios aspectos del funcionamiento del producto. Por ejemplo, se puede administrar la duración de la sesión como también permitir el login con Microsoft o Google, entre otras cosas.
Las propiedades extendidas son definidas por la organización y son mostradas en el panel de propiedades de cada miembro del modelo organizacional (usuario, grupo y nodo), en el administrador de dicho modelo.
Se pueden administrar licencias de Q-flow, se pueden ver cuáles son las que están vigentes, cuáles vencidas, agregar nuevas y consultar el consumo de estas.
Las instancias dan soporte a instalaciones multi-instancias o multi-tenancy. Esto agrega un nuevo nivel de organización en el sistema, por el cual un mismo servidor y una misma base de datos pueden albergar distintos ambientes con datos propios, solo compartiendo configuraciones globales. En este nuevo sistema, existe una instancia (tenant) principal y un número de instancias secundarias, las cuales se pueden administrar desde esta sección.
La sección de servicios de notificación muestra los servicios. Se pueden administrar los servicios, agregado, editando o eliminando estos.
Finalmente, por más información de cada uno de los sitios puede ver sus respectivos manuales que detallan con mayor profundidad las funcionalidades y uso de cada uno:
Manual del Sitio Web de Q-flow
Manual del Diseñador Web de Procesos.
Manual del Administrador del modelo organizacional
Manual del Administración y monitoreo del sistema